Cómo organizar una boda: guía paso a paso y checklist de boda

Antes de nada, ¡muchas felicidades por vuestro enlace! Seguramente ya tenéis en mente algunas ideas para vuestra boda, pero ¿por dónde es mejor empezar a organizarla? Nuestra guía para planificar una boda os servirá para conocer todos los pasos a seguir y os ayudará a tener una visión global de todo el proceso. Además, podéis descargaros gratis nuestra checklist de boda en PDF para tenerlo todo bajo control:

Checklist de boda descargable

Organización de una boda: entre 9 y 12 meses antes

Lo ideal sería empezar a planificar vuestro gran día con 12 meses de antelación, aunque si os ponéis a ello lo antes posible, seguramente evitaréis algún que otro contratiempo.

Cómo preparar una boda: elegid la fecha

Lo primero es decidir la fecha de la boda: ¿quizá un día significativo, como el día del año en el que os conocisteis? ¿Preferís hacerla en pleno verano para aprovechar el calor? ¿Mejor en primavera? Cuando decidáis el día en el que os gustaría casaros, tened en cuenta también otros factores como los días festivos o de vacaciones. También podéis hablar sobre la fecha idónea con vuestros familiares y amigos más cercanos, para aseguraros de que estén disponibles el día señalado.

Planificación de una boda: pedid cita previa con el registro civil, el párroco o el notario

Otra decisión que debe tomarse desde un principio es el tipo de boda que queréis, ya que dependiendo de si es religiosa o civil, los trámites pueden seguir caminos distintos. Si os queréis casar por la iglesia, deberéis solicitar un día al párroco. Tened en cuenta que, en ocasiones, el tiempo de espera puede ser superior a un año, por lo que es fundamental empezar las gestiones con tiempo suficiente.

Si habéis decidido casaros por lo civil, tened en cuenta que la velocidad de los trámites puede variar dependiendo de las listas de espera de cada registro civil y ayuntamiento, por lo que también es recomendable consultar con todas las administraciones implicadas cuánto tiempo puede tomar completar todos los trámites. Para ello, pedid cita previa con cada una de ellas.

Casarse ante notario puede ser una opción más rápida, aunque también más costosa económicamente. Consulta todos los tipos de boda en nuestro artículo sobre trámites y aspectos legales. Sea cual sea el tipo de boda que hayáis elegido, es importante tener en cuenta que cuanto antes iniciéis los trámites, más posibilidades tendréis de celebrar el enlace el día deseado.

Planificación de la boda: enviad las tarjetas save the date

Una vez que tengáis fijada la fecha de vuestra boda, deberíais empezar a enviar las invitaciones save the date a vuestros invitados, para que puedan reservar el día señalado en sus agendas. Para ello, deberéis hacer antes la lista de personas que vais a invitar.

Organización de la boda: cread una carpeta de boda

Con tal de tener todos los documentos de la boda en un único lugar, es muy recomendable crear una carpeta de boda que incluya un calendario con todas las fechas importantes. Podéis utilizar la carpeta para guardar todo lo importante, como presupuestos, reservas, confirmaciones, contratos y facturas.

También es de gran ayuda contar con una estrategia organizativa en la cual se acuerde quién se encarga de qué. En la carpeta pueden constar las tareas que se han asignado a cada miembro de la familia, para poder llevar un mejor control y no olvidarse de nada importante.

Planificación de la boda: fijad el presupuesto

Para poder organizar la boda según vuestras preferencias y evitar sorpresas desagradables, es muy importante establecer de antemano un presupuesto. Los costes de una celebración de este tipo pueden variar mucho dependiendo de los gustos y deseos de la pareja. Para saber qué hay que tener en cuenta a la hora de establecer un presupuesto y cómo llevar un seguimiento de los gastos, consultad nuestro artículo «Cómo planificar el presupuesto de una boda».

Organización de la boda: buscad el lugar de celebración

Una vez que hayáis acordado el tipo y el estilo de vuestra boda, es momento de empezar a buscar y pensar en el lugar de la celebración. Para ello, es importante saber cuánta gente queréis invitar a la boda. Haced una lista provisional de asistentes para haceros una idea de la dimensión de la fiesta, ya que dependiendo del número de invitados será más conveniente un tipo de emplazamiento u otro.

Si queréis celebrar vuestro enlace en un sitio muy popular, deberéis consultar la disponibilidad lo antes posible y hacer la reserva. Lugares como castillos y fincas al lado del mar suelen ser espacios que requieren una reserva con un año de antelación. Si tenéis muy claro el lugar que queréis, porque es especialmente significativo para vosotros, es posible que tengáis que adaptar la fecha de la boda a la disponibilidad del espacio.

Planificación de una boda: pedid días extra de vacaciones

Con motivo de vuestro enlace, os corresponden 15 días naturales de permiso laboral. Aun así, puede que necesitéis programar algunos días extra de vacaciones, ya sea antes de la boda, para acabar de perfilar los preparativos o realizar algún trámite, o después, para alargar vuestra luna de miel. Por ello, es importante planificar y solicitar ya los días de descanso deseados.

Preparativos de una boda: planificad la luna de miel

Programad con antelación las fechas, el destino y la duración de vuestra luna de miel, así podréis beneficiaros de posibles ofertas y descuentos. Sobre todo, no olvidéis incluir la luna de miel en vuestro presupuesto de boda. Durante la planificación del viaje, ya sea a través de una agencia de viajes o por vuestra cuenta, consultad si es necesario pasaporte, algún tipo de visado o si se recomiendan vacunas para vuestro destino.

Organizar una boda: visitad del lugar de celebración

Una vez consultadas todas las posibilidades para el sitio de la celebración, es momento de visitar el que hayáis escogido y hacer la reserva. Aprovechad para preguntar dónde podéis colocar todos los elementos necesarios para vuestro banquete y fiesta posterior: mesas, asientos, espacios para el catering, mesas para los regalos, zona infantil, barra, pista de baile, etc.

Planificación de una boda: comparad precios y buscad ofertas

Empezad a buscar los distintos proveedores que necesitaréis para la boda, con quienes deberéis hablar de qué ideas tenéis en mente, concretar una reserva y acordar un presupuesto:

• Cáterin: pensad conjuntamente el menú o el bufé, incluid las preferencias personales y/o de los invitados y tened en cuenta posibles alergias e intolerancias. Es habitual organizar una degustación previa de la comida que se va a servir el día de la boda.

• Fotógrafo: las posibilidades aquí son muchas: desde una única sesión de fotos después de la ceremonia hasta un acompañamiento de los novios durante todo el día, pasando por los reportajes de preboda y postboda.

• Florista: buscad a quien encargar losarreglos florales para la ceremonia: canastas con pétalos para recibir a la novia, adornos de los vehículos, decoración de la sala del banquete, decoración de las mesas y, por supuesto, el ramo de la novia.

• Músicos:DJ, músico, cantante, grupo u otras variantes. Es importante acordar los estilos musicales que queréis para la boda.

• Chef de repostería: expresad vuestros deseos e ideas sobre el pastel de bodas y solicitad una degustación previa.

• Empresas de transporte: buscad métodos detransporte para los invitados desde el lugar de la ceremonia hasta el del banquete y la fiesta, así como vuestro transporte a lo largo de todo el día.

• Pernoctación: buscad y reservad alojamiento para los invitados y, si es necesario, también para vosotros.

• Estilismo y peinado de la novia: buscad quien se encargue del estilismo de la novia, pedid cita para una prueba de peinado y maquillaje, así como para el día de la boda.

• Otros proveedores: por ejemplo, artistas, magos, fuegos artificiales, hinchables para niños, etc.

Planificación de una boda: reservad el coche de boda

Elegir el vehículo que os va a llevar hasta el lugar de vuestra boda es un detalle importante para muchas parejas. Ya sea una elegante limusina, un coche de época o un romántico carruaje, el vehículo debe reflejar el estilo de la boda y complementar a la perfección el momento. Informaos sobre las distintas opciones y reservad el vehículo con tiempo.

Preparativos de una boda: buscad el traje de novia y el vestido de novia

También es momento para pensar en el vestido y el traje de boda: para muchas mujeres, seleccionar su vestido de boda es uno de los momentos más importantes y emocionales de toda la planificación.

• En el artículo «Cómo elegir el vestido de novia perfecto» explicamos al detalle lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el outfit para la novia.

• Encontrarás una explicación de los tipos de trajes de boda y cómo lograr el outfit de novio idóneo en el artículo «Cómo elegir el traje de novio ideal».

En vuestra planificación de la boda, dejad tiempo suficiente para posibles cambios y ajustes en el vestido y el traje. También necesitaréis accesorios adecuados para el traje del novio y zapatos cómodos.

Preparativos de una boda: preparad toda la documentación

Medio año antes del gran día deberéis empezar a preparar toda la documentación que necesitaréis para tramitar el expediente matrimonial, necesario sea cual sea el tipo de boda. Tened en cuenta que algunos de los documentos necesarios para empezar a tramitar el expediente tienen una caducidad de 3 meses, por lo que no es recomendable solicitarlos con excesiva antelación.

Si vais a hacer una ceremonia religiosa, es el momento de empezar el cursillo prematrimonial, obligatorio para quien quiera casarse por la iglesia católica. Estos cursos preparativos tienen unas seis horas de duración, repartidas en distintas sesiones, y acostumbran a tener unos horarios flexibles. También es buen momento para hablar con el párroco de los detalles de la ceremonia, como la música o la lectura de textos.

Preparativos de una boda: encargad los anillos

Hay anillos de boda de muchos diseños y materiales, con piedras preciosas, grabados y mucho más. Tomaos vuestro tiempo y mirad distintas opciones. Si el presupuesto no os permite hacer un gasto elevado, podéis dejar los brillantes para el futuro, por ejemplo, para la celebración de un determinado número de años de casados. También los grabados en las alianzas pueden realizarse a posteriori.

Últimamente, muchas parejas forjan sus propios anillos de boda con la ayuda de un orfebre. En un curso, la pareja aprende a elaborar los anillos bajo la guía del profesional. Además de la originalidad y la satisfacción de fabricarse uno mismo la alianza, esta opción también puede resultar más económica que acudir a una joyería.

Planificación de una boda: preparad la lista de regalos

Si tenéis algún tipo de deseo especial para los regalos, este es el momento para informar de ello a los invitados. Una manera de hacerlo es creando una lista de boda, ya sea online o en una tienda. De esta forma, los invitados podrán escoger el regalo adecuado en diferentes segmentos de precios.

También podéis incluir vuestros deseos de regalos en las invitaciones de boda, que generalmente se envían entre 3 y 5 meses antes de la fecha del enlace.

Organización de una boda: preparad la decoración

La decoración de la boda dependerá de la temática elegida y/o del estilo de decoración o combinación de colores que deseéis. La elección de los elementos decorativos depende totalmente de vosotros. Si no tenéis todavía una idea clara, podéis encontrar muchos ejemplos en Internet, desde arreglos florales y centros de mesa hasta tarjetas con el menú y obsequios para los invitados.

Si os queréis encargar vosotros mismos de determinados detalles, aseguraos de diseñar los materiales impresos, como las tarjetas con los nombres, las tarjetas del menú o los folletos del programa de actividades, con tiempo suficiente para la impresión. También deberíais pedir a alguien que corrija los textos de antemano. En caso de que queráis un libro de invitados, podéis comprarlo o diseñarlo por vuestra cuenta con una combinación de colores a juego con el resto de decoración.

Planificación de una boda: distribuid las mesas para el banquete

Unos meses antes del gran día podéis decidir, con la ayuda de la lista de invitados, la distribución de las mesas para el banquete. Por un lado, debéis tener en cuenta cómo están dispuestas las mesas en el espacio y, por otro lado, quién debería estar sentado al lado de quién.

Aseguraos de que vosotros dos ocupéis un espacio central en la estancia del banquete, para que los invitados puedan veros desde cualquier asiento. El número de invitados determinará la disposición de las mesas. Los encargados del local, gracias a su experiencia, os podrán aconsejar a la hora de decidir la disposición de las mesas.

Para decidir quién se sienta al lado de quién, podéis pedir ayuda a personas de vuestro entorno. Así os aseguraréis de que los amigos y parientes se sienten juntos y de que cada invitado tenga a alguien con quien hablar.

Preparativos de una boda: concretad los detalles con vuestros proveedores de servicios

Los detalles con vuestros proveedores de servicios deben concretarse unos 3 meses antes de la boda, ya que se supone que por esas fechas ya tendréis perfilada la lista de asistentes y, por tanto, podréis planificar las comidas y, en caso de ser necesario, el alojamiento. Por desgracia, siempre es de esperar que se produzcan cancelaciones de última hora por parte de los invitados. Estas cancelaciones son, por supuesto, imposibles de prever, y se deberán comunicar a los proveedores inmediatamente.

Para los acuerdos con cada proveedor, debéis establecer un horario detallado del día de la boda. Esto incluye, entre otras cosas, la hora de la ceremonia, la del aperitivo de bienvenida y la del banquete, así como las sesiones de fotos y la llegada de los invitados. De esta forma, por ejemplo, el DJ podrá planificar cuándo montar su equipo y la empresa de cáterin cuándo entregar la comida.

Organización de una boda: 2 meses antes

Dos meses antes de la boda, lo más importante debería estar ya organizado. Así pues, es el momento de encargarse de pequeñas cosas:

• Probaos el vestido y el traje de boda unas semanas antes del enlace. Así, si hay que hacer algún tipo de arreglo de última hora, aún estaréis a tiempo.

• La novia debe pedir cita en la peluquería para hacer un ensayo del peinado y un maquillaje de prueba.

• Si os encargáis vosotros mismos de la decoración de la boda, también es hora de ponerse manos a la obra y empezar a elaborarla.

Echad un vistazo a la checklist de boda y marcad todos los puntos que ya hayáis cumplido. De esta forma, aún estaréis a tiempo de resolver posibles puntos que os hayan pasado por alto.

Preparativos de una boda: 2 semanas antes

Vuestro gran día se acerca y puede que los nervios y las emociones vayan en aumento. Sin embargo, ya no queda mucho por hacer:

• Informaos de cómo llegar al ayuntamiento, juzgado o iglesia, así como al lugar de la celebración posterior al enlace. ¿Hay obras o afectaciones al tráfico? Informad de este tipo de inconvenientes a vuestros invitados y, si es necesario, enviadles instrucciones actualizadas.

• Recordad también que debéis avisar de que os casáis a vuestros respectivos empleadores con un mínimo de 15 días de antelación, para así poder disfrutar de las dos semanas de permiso laboral.

• ¡Intentad daros un día para relajaros!

Conclusión: cómo organizar una boda para que todo salga según lo deseado

Planificar una boda supone un gran esfuerzo organizativo, especialmente si no se contratan los servicios de un wedding planner. Para mantener un control de todo el proceso y que no se os escape nada, es importante contar con una checklist de boda. En ella se puede marcar todo lo que ya se haya hecho y llevar un control de las tareas pendientes. ¡Con una planificación adecuada, podréis disfrutar al máximo de vuestro gran día!

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Fuentes de información

http://nouraco.com/blog/calendario-de-boda-como-planificar-una-boda-con-un-ano-de-antelacion/

(última consulta: 25.09.2023)

https://www.zankyou.es/p/boda-civil-2

(última consulta: 25.09.2023)

https://www.bodas.net/debates/matrimonio-civil-tiempos-de-espera-para-lograr-tener-aprobado-el-expediente-matrimonial--t137889

(última consulta: 25.09.2023)

Fuentes de las imágenes por orden de aparición

Imagen de portada: C&A

1.ª imagen en el texto: C&A

2.ª imagen en el texto: iStock.com/Halfpoint