Cómo organizar una boda paso a paso: calendario de preparativos
Antes de nada, ¡muchas felicidades por vuestro enlace! Seguramente ya tenéis en mente algunas ideas para vuestra boda, pero ¿por dónde es mejor empezar a organizarla? Nuestra guía para planificar una boda os servirá para conocer todos los pasos a seguir y os ayudará a tener una visión global de todo el proceso. Además, esta checklist descargable en PDF os ayudará a tener una estructura clara y práctica para la organización de un evento tan importante como es vuestro enlace.
Disponer de una checklist o agenda de boda simplifica la planificación. Con la ayuda de nuestra checklist para la planificación de una boda siempre sabrás en qué punto se encuentra la organización del gran día.
Antes de nada, ¡muchas felicidades por vuestro enlace! Seguramente ya tenéis en mente algunas ideas para vuestra boda, pero ¿por dónde es mejor empezar a organizarla? Nuestra guía para planificar una boda os servirá para conocer todos los pasos a seguir y os ayudará a tener una visión global de todo el proceso. Además, esta checklist descargable en PDF os ayudará a tener una estructura clara y práctica para la organización de un evento tan importante como es vuestro enlace.
Disponer de una checklist o agenda de boda simplifica la planificación. Con la ayuda de nuestra checklist para la planificación de una boda siempre sabrás en qué punto se encuentra la organización del gran día.
Preparativos de la boda: entre 9 y 12 meses antes
Lo ideal sería empezar a planificar vuestro gran día con 12 meses de antelación, aunque si os ponéis a ello lo antes posible, seguramente evitaréis algún que otro contratiempo. Lo primero es decidir la fecha de la boda: ¿quizá un día significativo, por ejemplo el día del año en el que os conocisteis? ¿Preferís hacerla en pleno verano para aprovechar el calor? ¿Mejor en primavera? Cuando decidáis el día en el que os gustaría casaros, tened en cuenta también otros factores como los días festivos o de vacaciones. También podéis hablar sobre la fecha idónea con vuestros familiares y amigos más cercanos, para aseguraros de que estén disponibles el día señalado.
Otra decisión que debe tomarse desde un principio es el tipo de boda que queréis, ya que dependiendo de si es religiosa o civil, los trámites pueden seguir caminos distintos. Si os queréis casar por la iglesia, deberéis solicitar un día al párroco. Tened en cuenta que, en ocasiones, el tiempo de espera puede ser superior a un año, por lo que es fundamental empezar las gestiones con tiempo suficiente.
Si habéis decidido casaros por lo civil, tened en cuenta que la velocidad de los trámites puede variar dependiendo de las listas de espera de cada registro civil y ayuntamiento, por lo que también es recomendable consultar con todas las administraciones implicadas cuánto tiempo puede tomar completar todos los trámites. Para ello, pedid cita previa con cada una de ellas.
Casarse ante notario puede ser una opción más rápida, aunque también más costosa económicamente. Consulta todos los tipos de boda en nuestro artículo sobre trámites y aspectos legales a tener en cuenta para casarse. Sea cual sea el tipo de boda que hayáis elegido, es importante tener en cuenta que cuanto antes iniciéis los trámites, más posibilidades tendréis de celebrar el enlace el día deseado.
Una vez tengáis fijada una fecha para vuestra boda, deberíais empezar a enviar las invitaciones Save the Date a vuestros invitados, para que puedan reservar el día señalado.
Una vez tenemos la fecha de la boda, es el momento de decidir el estilo tanto de la ceremonia nupcial como de la celebración posterior. Ya sea simple e íntima o grande y pomposa, sois vosotros los que decidís el estilo que más se ajusta a vuestros gustos. A continuación, deberéis pensar en el tipo de celebración, qué dimensiones tendrá y si queréis organizar alguna otra actividad complementaria, como por ejemplo una fiesta de compromiso. Por norma general, no es necesario que os preocupéis de las despedidas de soltero, ya que de eso se encargan tradicionalmente los amigos de los novios.
Una vez habéis determinado cómo queréis que sea la boda y las dimensiones de la celebración, es momento de empezar a buscar y pensar en el lugar. Para ello, es fundamental saber cuánta gente queréis invitar a la boda. Haced una lista provisional de asistentes para haceros una idea de la dimensión de la fiesta, ya que dependiendo del número de invitados será más conveniente un tipo de local u otro.
Si queréis celebrar vuestro enlace en un sitio muy popular, deberéis preguntar la disponibilidad lo antes posible y hacer la reserva. Algunos lugares habituales para celebrar bodas pueden ser, por ejemplo, en castillos o en fincas al lado del mar. Es habitual que este tipo de espacios permitan reservas con un año de antelación. Si el sitio es especialmente significativo para vosotros, es posible que tengáis que buscar una fecha para la boda dependiendo de la disponibilidad del espacio.
A la hora de escoger la ubicación de la celebración, no tengáis solamente en cuenta si los invitados van a caber en el espacio; pensad también en el espacio necesario para los regalos, la zona de juegos para niños o la mesa donde poner un hipotético bufet. Por supuesto, también debería haber un espacio que pueda funcionar como pista de baile suficientemente grande para los novios e invitados. Como regla general, cada invitado necesita al menos un metro cuadrado de espacio libre. Al calcular el tamaño de la habitación, agregad el espacio planificado para el bufet y otros elementos que tengáis en mente incluir en la celebración. También es recomendable pensar en una alternativa a los espacios al aire libre, por si las condiciones meteorológicas del gran día no son las más agradables.
Para que no haya sorpresas desagradables después de la boda, es fundamental establecer previamente un presupuesto. Los costes de una celebración de este tipo pueden variar mucho dependiendo de los gustos y deseos de la pareja. Para saber qué hay que tener en cuenta a la hora de establecer un presupuesto y cómo llevar un seguimiento de los gastos, consultad nuestro artículo El presupuesto de la boda.
El matrimonio más longevo de la historia fue el de una pareja de estadounidenses y duró 91 años.
Con tal de tener todos los documentos de la boda en un único lugar, es muy recomendable crear una carpeta de boda que incluya un calendario con todas las fechas importantes. Podéis utilizar la carpeta para guardar todo lo importante, como presupuestos, reservas, confirmaciones, contratos y facturas. En el calendario id apuntando las fechas de las citas más relevantes para tener una visión general de toda la planificación y de lo que hay que hacer en todo momento. Es de gran ayuda contar también con una estrategia organizativa en la cual se acuerde quién se encarga de qué. En la carpeta pueden constar también las tareas que se han asignado a cada miembro de la familia, para poder llevar un mejor control y no olvidarse de nada importante.
Preparativos de la boda: entre 7 y 9 meses antes
Los primeros pasos en la planificación os habrán servido para establecer una pauta de cómo queréis que sea la boda. Ahora ha llegado el momento de empezar a concretar los distintos trámites.
Con motivo de vuestro enlace, os corresponden 15 días naturales de permiso laboral. Aun así, puede que necesitéis programar algunos días extra de vacaciones, ya sea antes de la boda, para acabar de perfilar los preparativos o realizar algún trámite, o después, para alargar vuestra luna de miel. Por ello, es importante planificar y solicitar ya los días de descanso deseados.
Programad con antelación las fechas, el destino y la duración de vuestra luna de miel, así podréis beneficiaros de posibles ofertas y descuentos. Sobre todo, no olvidéis incluir la luna de miel en vuestro presupuesto de boda. Durante la planificación del viaje, ya sea a través de una agencia de viajes o por vuestra cuenta, consultad si es necesario pasaporte, algún tipo de visado o si se recomiendan vacunas para vuestro destino.
Una vez consultadas todas las posibilidades para el sitio de la celebración, es momento de visitar el que hayáis escogido y hacer la reserva. Considerad también la posibilidad de buscar un alojamiento, ya sea para vosotros o para los invitados. Este es el momento también de preguntar a los responsables del lugar por recomendaciones sobre dónde colocar todos los elementos necesarios para vuestro banquete y fiesta posterior: mesas, asientos, espacios para el catering, mesas para los regalos, zona infantil, barra, pista de baile, etc.
Llegados a este punto, otra cosa que deberéis hacer es empezar a buscar los distintos proveedores que necesitaréis para la boda, con quienes deberéis hablar de qué ideas tenéis en mente, concretar una reserva y acordar un presupuesto:
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Catering: Pensad conjuntamente el menú o el bufet, incluid las preferencias personales y/o de los invitados y tened en cuenta posibles alergias alimentarias. Es habitual organizar una degustación previa de la comida que se va a servir el día de la boda.
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Fotógrafo: Las posibilidades aquí son muchas: desde una única sesión de fotos después de la ceremonia hasta un acompañamiento de los novios durante todo el día, pasando por los reportajes de preboda y postboda.
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Florista: Arreglos florales para la ceremonia, canastas con pétalos para recibir a la novia, adornos de los vehículos, decoración de la sala del banquete, decoración de las mesas y, por supuesto, el ramo de la novia.
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Músicos: DJ, músico, cantante, grupo u otras variantes. Es importante acordar los estilos musicales que queréis para la boda.
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Chef de repostería: Expresar deseos e ideas sobre el pastel de bodas y organizar una degustación previa.
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Empresas de transporte: Transporte para los invitados desde el lugar de la ceremonia hasta el del banquete y la fiesta, transporte de los novios a lo largo de todo el día.
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Pernoctación: Solicitar alojamiento para los invitados, reservas para grupos, alojamiento para los recién casados.
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Otros proveedores: Por ejemplo, artistas, magos, fuegos artificiales, hinchables para niños, etc.
También es momento para pensar en el vestido y el traje de boda: para muchas mujeres, seleccionar su vestido de boda es uno de los momentos más importantes y emocionales de toda la planificación. Lo que debéis tener en cuenta para elegir el vestido de novia lo descubriréis en este artículo sobre cómo elegir el vestido de novia perfecto. La información sobre el traje para el novio la encontraréis aquí. Planificad el tiempo necesario para posibles cambios y arreglos. Pensad también en todos los accesorios necesarios para vuestro outfit de boda, así como un calzado cómodo y adecuado.
Preparativos de boda: entre 3 y 6 meses antes
Medio año antes del gran día deberéis empezar a preparar toda la documentación que necesitaréis para tramitar el expediente matrimonial, necesario sea cual sea el tipo de boda. Tened en cuenta que algunos de los documentos necesarios para empezar a tramitar el expediente tienen una caducidad de 3 meses, por lo que no es recomendable solicitarlos con excesiva antelación.
Si vais a hacer una ceremonia religiosa, es el momento de empezar el cursillo prematrimonial, obligatorio para quien quiera casarse por la iglesia católica. Estos cursos preparativos tienen unas seis horas de duración, repartidas en distintas sesiones, y acostumbran a tener unos horarios flexibles. También es buen momento para hablar con el párroco de los detalles de la ceremonia, como la música o la lectura de textos.
En cuanto a los anillos de boda, los hay de muchos diseños y materiales, por lo que serán vuestros gustos y preferencias los que deben decidir cómo serán vuestras alianzas. Podéis buscar en internet las webs y redes sociales de distintos diseñadores de joyas que ofrecen sus servicios a través de la red. La opción de toda la vida es ir al joyero local y elegir allí vuestro anillo de bodas personalizado. Si el presupuesto no permite hacer un gasto elevado, podéis dejar los brillantes para el futuro, por ejemplo para la celebración de un determinado número de años de casados. También los grabados en las alianzas pueden realizarse a posteriori.
Hay una nueva tendencia que consiste en que los novios forjen sus propios anillos de boda con la ayuda de un orfebre. En un curso, la pareja aprende a elaborar los anillos bajo la guía de un profesional. Además de la originalidad y de la satisfacción de fabricarse uno mismo la alianza, esta opción también puede resultar más económica que acudir a una joyería.
Si tenéis algún tipo de deseo especial para los regalos, este es el momento para informar de ello a los invitados. Una manera de hacerlo es creando una lista de boda, ya sea online o en una tienda. De esta forma, los invitados podrán escoger el regalo adecuado en diferentes segmentos de precios. Las ideas para los regalos también se pueden anotar en las invitaciones de boda, que generalmente se envían entre 3 y 5 meses antes de la fecha del enlace.
Si preparáis un kit de emergencia, estaréis listos para los contratiempos que puedan surgir el día de la boda. Este kit puede incluir: pañuelos, medias de repuesto, maquillaje, laca, peine, desodorante, toallitas húmedas, kit de costura, imperdibles, algo de dinero en efectivo, una botella de agua, caramelos o chicles y tiritas.
La decoración de la boda dependerá de la temática que hayáis elegido y de la combinación de colores deseada. En internet podéis encontrar muchas ideas con las que inspiraros para diseñar los elementos decorativos, ya se trate de los arreglos florales, los menús o los obsequios para los invitados. Aseguraros de que todo el material impreso —tarjetas de identificación, menús, programa— esté diseñado a tiempo y planificad con tiempo suficiente su impresión. Es importante que los textos incluidos en este material estén debidamente corregidos, para evitar cualquier tipo de falta que desluzca el resultado final. Una buena idea para la boda es contar con un libro de visitas para los invitados, el cual puede ser comprado o diseñado por vosotros acorde con el resto de decoración de la boda. Otra opción es contratar a alguien que se encargue de todos estos elementos.
Unos meses antes del gran día podéis decidir, con la ayuda de la lista de invitados, la distribución de las mesas para el banquete. Por un lado, debéis tener en cuenta cómo están dispuestas las mesas en el espacio y, por otro lado, quién debería estar sentado al lado de quién. Aseguraos de que vosotros dos ocupéis un espacio central en la habitación, para que los invitados puedan veros desde cualquier asiento. El número de invitados determinará la disposición de las mesas. Los encargados del local, gracias a su experiencia, os podrán aconsejar a la hora de decidir la disposición de las mesas. Para decidir quién se sienta al lado de quién, os pueden ayudar personas de vuestro entorno.
Los detalles con vuestros proveedores de servicios deben concretarse unos 3 meses antes de la boda, ya que se supone que por esas fechas ya tendréis perfilada la lista de asistentes y podréis planificar en consecuencia las comidas y, en caso de ser necesario, el alojamiento. Por desgracia, siempre hay que esperar que se produzcan cancelaciones de última hora por parte de los invitados. Estas cancelaciones son, por supuesto, imposibles de prever, y se comunicarán a los proveedores inmediatamente. Para los acuerdos con cada proveedor, debéis establecer un horario detallado del día de la boda. Esto incluye, entre otras cosas, la hora de la ceremonia, la del aperitivo de bienvenida y la del banquete, así como las sesiones de fotos y la llegada de los invitados. De esta forma, por ejemplo, el DJ podrá planificar cuándo montar su equipo y la empresa de cátering cuándo entregar la comida.
Preparativos de la boda: 2 meses antes
Probaos el vestido y el traje de boda unas semanas antes del enlace. Así, si hay que hacer algún tipo de arreglo de última hora, aún estaréis a tiempo. Este es momento también de que la novia pida cita en la peluquería para hacer un ensayo del peinado y un maquillaje de prueba. Si os encargáis vosotros mismos de la decoración de la boda, también es hora de ponerse manos a la obra y empezar a elaborarla.
En este punto, la mayoría de elementos de vuestra boda ya habrán sido planeados y organizados con meses de antelación. Echad un vistazo a la checklist de la planificación y verificad todos los puntos que ya hayáis cumplido.
Preparativos de la boda: 2 semanas antes
Vuestro gran día se acerca y los nervios van en aumento: ¡daos un día para relajaros!
Informaos de cómo llegar al ayuntamiento, juzgado o iglesia, así como al lugar de la celebración posterior al enlace. ¿Hay obras o afectaciones al tráfico? Informad de este tipo de inconvenientes a vuestros invitados y, si es necesario, enviadles instrucciones actualizadas.
Recordad también que debéis avisar a vuestros respectivos empleadores, con un mínimo de 15 días de antelación, de que os casáis, para así poder disfrutar de las dos semanas de permiso laboral.
En resumen: una buena planificación es fundamental
Planificar una boda supone un gran esfuerzo. Si no contratáis los servicios de un wedding planner u organizador de bodas, necesitaréis organizaros bien para planear la vuestra. Para mantener un control de todo el proceso, es esencial contar con una checklist o agenda de boda. En ella se puede marcar todo lo que ya se haya hecho y llevar un control de las tareas pendientes. ¡Con una planificación adecuada, podréis disfrutar al máximo del gran día!
Fuentes de información
http://nouraco.com/blog/calendario-de-boda-como-planificar-una-boda-con-un-ano-de-antelacion/
https://quiendijoboda.blogspot.com/
https://www.bodas.net/debates/matrimonio-civil-tiempos-de-espera-para-lograr-tener-aprobado-el-expediente-matrimonial--t137889
Fuentes de las imágenes
istock.com/Halfpoint
istock.com/Neustockimages
istock.com/eli77