Bruiloft plannen: stap voor stap met onze bruiloftsplanning checklist
Allereerst van harte gefeliciteerd met jullie verloving! Je hebt waarschijnlijk al aan je bruiloft gedacht, maar waar kun je het beste beginnen bij het plannen van je bruiloft? Onze gids geeft je gedetailleerde informatie over hoe je je bruiloft kunt plannen en helpt je bij het bijhouden ervan. Je kunt ook gratis onze checklist voor een bruiloft downloaden en elke stap afvinken:
Bruiloft plannen: checklist 9 tot 12 maanden van tevoren - houd hiermee rekening bij het plannen van je bruiloft
Je grote dag kan je ongeveer 12 maanden (of zo vroeg mogelijk) van tevoren gaan plannen. Deze stappen en ervaringen mag je ongeveer 1 jaar voor de bruiloft niet vergeten:
Een bruiloft plannen: vind een datum
Allereerst moet je praten over een mogelijke datum: Heb je al een specifieke datum in gedachten, zoals jullie jubileum, of wil je bijvoorbeeld in de zomer trouwen? Houd bij het kiezen van je trouwdatum ook rekening met feestdagen of de vakantieperiode. Spreek de datum af met je naaste familieleden en beste vrienden, zodat zij zeker op het gewenste tijdstip aanwezig kunnen zijn.
Bruiloft plannen: Maak een afspraak bij de burgerlijke stand (en eventueel de kerk).
Als je aan afspraak wil maken, kun je deze vrijblijvend aanvragen bij de griffier of predikant. Het maken van een afspraak moet tot 2 weken voor de datum zijn vastgelegd.
In de volgende stap moet je het type huwelijk bepalen: in Nederland is een huwelijk officieel als het bij de burgerlijke stand is geregistreerd. Ook kun je in de kerk trouwen, vrij trouwen of in het buitenland trouwen. Meer informatie over de soorten huwelijken vind je in het artikel "Juridische informatie over het huwelijk".
Een bruiloft plannen: save-the-date-kaarten versturen
Zodra je een datum hebt, dien je je save-the-date kaarten te versturen, zodat alle gasten de trouwdag vrij kunnen houden. Schrijf een voorlopige gastenlijst op om bij te houden en voldoende kaarten te maken.
Een bruiloft plannen: Maak een afsprakenkalender voor de bruiloft
Om alle belangrijke documenten voor de bruiloft op één plek te hebben, kun je het beste een trouwmap met afsprakenkalender maken. Hier archiveren jullie alle belangrijke zaken, zoals aanvragen, reserveringen, bevestigingen en contracten, maar ook facturen.
Denk na over een organisatiestrategie en wie waarvoor moet zorgen. In je trouwmap kun je vastleggen welke taken je hebt uitgedeeld aan je getuige en familieleden.
Een bruiloft plannen: budget vastleggen
Om je bruiloft volgens je ideeën te kunnen plannen, moet je vooraf een budget voor je bruiloft vaststellen. Bruiloftskosten variëren. Doorslaggevend hierbij is welke ideeën jullie als bruidspaar hebben over de bruiloft. Om overzicht te houden over de trouwkosten, dien je vooraf de afzonderlijke artikelen te berekenen.
Hoe dit precies werkt en hoe je kosten kunt besparen op de bruiloft, lees je in het artikel “Een budget vastleggen voor een bruiloft”.
Een bruiloft plannen: bepaal het thema, de stijl en de setting
Nu is het tijd om te beslissen over het thema en/of de stijl en setting van de huwelijksreceptie. Of het nu eenvoudig en informeel is of groots en weelderig: alleen jij bepaalt welke stijl bij je past.
Denk er ook eens over na of je een vrijgezellenfeest wilt vieren. Traditioneel vindt dit een paar dagen voor de bruiloft plaats en als onderdeel van dit oude gebruik worden het servies kapotgemaakt, wat geluk zou moeten brengen. Er zijn geen uitnodigingen voor het vrijgezellenfeest, vrienden en kennissen verschijnen hier onaangekondigd.
Een bruiloft plannen: de juiste locatie vinden
Nadat jullie het eens zijn over de setting en omvang van de bruiloft, kun je jullie wensen met betrekking tot de locatie bespreken. Ook is het belangrijk om te weten hoeveel gasten je wilt uitnodigen voor je bruiloft. Houd er rekening mee hoeveel gasten je verwacht. De grootte van de trouwlocatie is afhankelijk van het aantal gasten.
Als je al een bijzonder populaire locatie hebt geselecteerd, informeer dan naar de gewenste datum en zorg zo snel mogelijk voor de reservering. Populaire trouwlocaties zijn bijvoorbeeld paleizen en kastelen. Deze kunnen ruim een jaar van tevoren volgeboekt zijn. Als de locatie voor de vieringen bijzonder belangrijk voor je is, moet je mogelijk rekening houden met de beschikbaarheid van de locatie bij het plannen van de huwelijksceremonie.
Houd bij de keuze van de locatie niet alleen rekening met hoeveel gasten er in een kamer passen. Houd er ook rekening mee dat je ruimte nodig heeft in het pand voor bijvoorbeeld een cadeautafel of kinderactiviteit en dat je wellicht een buffet moet klaarzetten. Er moet ook een voldoende grote dansvloer worden gepland. Als vuistregel geldt dat elke gast minimaal één vierkante meter vrije ruimte nodig heeft. Bij het berekenen van de kamergrootte tel je de geplande ruimtes voor buffet en co.
Een bruiloft plannen: checklist 7 tot 9 maanden van tevoren – de concrete huwelijksplanning begint
De eerste weken na het huwelijksaanzoek dienden als leidraad voor hoe je je jouw bruiloft voorstelt. Nu is het tijd om de bruiloft te plannen:
Weddingplanning: vakantie & buitengewoon verlof aanvragen
Vraag op tijd vakantie aan: je zult voor en na de bruiloft waarschijnlijk een paar dagen vrij nodig hebben om deze te organiseren. Vraag bij je werkgever naar buitengewoon verlof waar je vanwege het huwelijk contractueel recht op hebt.
Als je van plan bent om direct na de bruiloft op huwelijksreis te gaan, dien je deze vakantie ook zo vroeg mogelijk bij je werkgever aan te vragen.
Bruiloftsplanning: het plannen van een huwelijksreis
Plan tijdig het tijdstip, de bestemming en de duur van je huwelijksreis, zodat je bij het boeken kunt profiteren van vroegboekkortingen. Vergeet niet de huwelijksreis mee te nemen in je budgetplanning. Bekijk bij het boeken van je reis of je een paspoort of visum moet aanvragen en of er speciale vaccinaties worden aanbevolen.
Weddingplanning: locaties bezoeken
Nadat je de locaties voor je bruiloft op de shortlist heeft gezet, moet je de afzonderlijke locaties bezoeken en dienovereenkomstig reserveren. Vraag de verhuurder van de locatie of de organisator naar hun ervaringen, waar wat het beste geplaatst kan worden: tafels en stoelen, catering/buffet, cadeautafel, kinderactiviteiten, bar, dansvloer, etc.
Planning bruiloft: offertes aanvragen
Ontvang tegelijkertijd aanbiedingen van de door jou gewenste dienstverleners, bespreek ideeën en reserveer de gewenste datum:
Offerte cateraar: Stel een menu of buffet samen, neem voedselallergieën en voorkeuren van de gasten op in het assortiment, regel een proeverij
Offerte fotograaf: slechts één fotoshoot na de huwelijksceremonie of fotografische ondersteuning gedurende de dag (van styling tot het feest in de avond)
Offerte bloemisten: bloemdecoraties voor de kerk of burgerlijke stand, manden voor bloemenkinderen, koetsversieringen, bruidsboeketten, eventueel sierboeketten, bloemdecoraties voor de trouwlocatie, tafeldecoraties
Offerte muziek: DJ/muzikant/band/zanger of vergelijkbaar, muziekverzoeken bespreken
Offerte banketbakker: wensen en ideeën voor de bruidstaart kenbaar maken, een proeverij regelen
Offerte transportbedrijf: Vervoersmogelijkheden voor gasten van de burgerlijke stand naar de locatie en naar huis, vervoer van het bruidspaar gedurende de dag (trouwauto, koets etc.)
Offerte overnachtingen: informeer naar overnachtingsmogelijkheden voor gasten, reserveer contingenten, organiseer overnachtingen voor het bruidspaar
Offerte kleding & styling: bruidsoutfitters, afspraak voor het proefkapsel & proefmake-up en de laatste afspraken voor de trouwdag
Offertes overige dienstverleners: bijvoorbeeld showartiesten, vuurwerk, springkasteelverhuurbedrijven etc.
Bruiloft plannen: Boek een trouwauto
Het kiezen van de juiste trouwauto is voor velen een belangrijk detail. Of het nu een elegante limousine, een nostalgische oldtimer of een romantische koets is: het voertuig moet de stijl van de bruiloft weerspiegelen en het moment perfect aanvullen. Informeer naar de verschillende mogelijkheden en reserveer tijdig je trouwauto.
Bruiloftsplanning: kies trouwjurk en trouwpak
Dan is het tijd om na te denken over je trouwoutfits: voor veel vrouwen is het kiezen van de trouwjurk een van de belangrijkste en meest emotionele gebeurtenissen bij de huwelijksplanning.
In het artikel “De perfecte trouwjurk” leggen wij uitgebreid uit waar je op kunt letten bij het kiezen van de trouwjurk.
Informatie over het juiste trouwpak voor de bruidegom hebben wij verzameld in het artikel over de outfit van de bruidegom.
Bereken voldoende tijd voor veranderingen en aanpassingen in je planning. Voor de trouwoutfit heb je ook passende accessoires en comfortabele schoenen nodig.
Een checklist met ruimte voor notities vereenvoudigt je huwelijksplanning. Met behulp van de planning bruiloft checklist weet je altijd wat de huidige status van de organisatie is en wat je nog moet doen.
Een bruiloft plannen: checklist 3 tot 6 maanden van tevoren – concretiseer huwelijksplanning
Nadat je de afgelopen weken aanbiedingen hebt ontvangen, menu's en taarten hebt geproefd en locaties hebt bezocht, is het nu tijd om je plannen te concretiseren en de details te plannen:
Een bruiloft plannen: maak een afspraak bij de burgerlijke stand
Het is tijd om een afspraak te maken. In dit kader dien je de burgerlijke stand ook te informeren naar de benodigde documenten voor het burgerlijk en eventueel kerkelijk huwelijk.
Je kunt met de ambtenaar al de eerste afspraken maken over de gewenste toespraak of de muzikale omlijsting van de huwelijksceremonie. De afspraak met de pastoor of dominee is wat uitgebreider: liederen, voorleesteksten, voorbeden en de muzikale begeleiding van de dienst moeten worden verduidelijkt.
Een bruiloft plannen: trouwringen kiezen
Trouwringen zijn er in verschillende uitvoeringen en materialen, met edelstenen, gravures en nog veel meer. Neem hier de tijd en bekijk verschillende modellen. Als het krappe trouwbudget het voorlopig niet toelaat om diamanten in de trouwring te plaatsen, kun je ze ook later laten zetten. Het is ook mogelijk om de ringen later te graveren.
Een nieuwe trend is om zelf trouwringen te smeden bij een goudsmid. In een cursus kan het bruidspaar onder professionele begeleiding zelf trouwringen maken. Naast het persoonlijke hoogtepunt voor toekomstige echtgenoten, kan het smeden van trouwringen ook goedkoper zijn dan ze bij een juwelier te kopen.
Een bruiloft plannen: stel een lijst met cadeauwensen samen
Als je speciale huwelijkscadeauverzoeken hebt, moet je dit zeker aan je gasten vertellen. Eén manier is om je wensenlijstje voor huwelijksbedankjes online te maken. Zo kunnen je gasten in verschillende prijssegmenten een passend cadeau kiezen.
Ook op je trouwkaarten voor de bruiloft kun je informatie over je cadeauwensen delen.
Een bruiloft plannen: trouwkaarten versturen
De trouwkaarten worden doorgaans 3 tot 5 maanden vóór jullie trouwdatum verzonden. Als je wat geld wilt besparen en graag creatief bezig bent, kun je de uitnodigingskaarten zelf ontwerpen. DIY-ideeën en veelgestelde vragen over uitnodigingen vind je in ons artikel “Maak je eigen trouwkaarten”.
Een bruiloft plannen: trouwversieringen kopen en knutselen
Jullie trouwdecoratie wordt gebaseerd op jullie trouwthema en/of gewenste decorstijl of kleurenschema. Het is geheel aan jou welke decoratieve elementen je voor je bruiloft wenst. Inspiratie voor trouwdecoraties vind je online: van bloemstukken tot menukaarten en cadeaus voor gasten.
Zorg ervoor dat je drukwerk zoals naamkaartjes, menukaarten of programmaboekjes tijdig ontwerpt en voldoende tijd inplant voor het drukwerk. Ook moet iemand de teksten vooraf nalezen. Je kunt een gastenboek voor de bruiloft kopen of het zelf in een passend kleurenschema ontwerpen. Als alternatief kun je iemand inhuren om de vereeuwiging van de gasten op de trouwdag te verzorgen.
Mooie doe-het-zelf-ideeën voor naamkaartjes, naamkaartjes, bloemdecoraties en nog veel meer vind je in ons artikel “Maak je eigen trouwversieringen”.
Een bruiloft plannen: tafelschikking maken
Gebruik een paar maanden voor de grote dag je huidige gastenlijst om de tafelschikking te bespreken. Hiervoor moet je enerzijds bedenken hoe de tafels in de ruimte zijn opgesteld (tafelopstelling) en anderzijds wie naast wie zit (zitopstelling).
Zorg ervoor dat jullie als bruidspaar een centrale plek in de kamer innemen, zodat de gasten jullie vanaf iedere zitplaats kunnen zien. De tafelindeling is afhankelijk van het aantal gasten. Hoe de tafels op de locatie moeten staan kun je bespreken met de verhuurder of je kunt ter plekke een idee krijgen.
De zitopstelling daarentegen moet besproken worden met de hulp van mensen uit je omgeving. Zo kun je ervoor zorgen dat vrienden en familieleden bij elkaar zitten en dat iedere gast iemand heeft om mee te praten.
Een bruiloft plannen: afspraken maken met dienstverleners
Ongeveer 3 maanden vóór je trouwdatum moet je gedetailleerde afspraken maken met je dienstverleners. Op dit punt heb je de vaste beloften van je gasten en kun je de maaltijden en overnachtingen plannen. Helaas moet je altijd op korte termijn annuleringen verwachten, deze kunnen uiteraard niet vooraf worden gepland en worden spontaan aan de dienstverleners doorgegeven.
Voor de individuele afspraken moet je zeker een gedetailleerd trouwschema bij je hebben. Denk hierbij onder meer aan het tijdstip van de huwelijksceremonie, het tijdstip voor de champagne-ontvangst en voor de fotoshoot, de aankomsttijden op de locatie en meer. Zo kan de DJ de opstelling van zijn apparatuur plannen of de cateraar de bezorging van het eten.
Een bruiloft plannen: checklist 2 maanden van tevoren - laatste voorbereidingen
Het merendeel is al gepland, vaak ontbreken er alleen kleine dingen en een paar organisatorische punten op de checklist voor huwelijksplanning:
Trek je outfits een paar weken voor de bruiloft nog een keer aan. Als er op korte termijn wijzigingen nodig zijn, kun je op dit moment nog reageren.
De bruid moet nu de afspraak maken voor het proefkapsel en de proefmake-up.
Als je zelf voor de huwelijksdecoratie zorgt, kun je deze nu in elkaar zetten en sleutelen.
Je hebt de meeste dingen voor je bruiloft al enkele maanden van tevoren gepland en georganiseerd. Neem samen de checklist voor huwelijksplanning door en vink alle voltooide items af.
Het plannen van de bruiloft: checklist 2 weken van tevoren
Je grote dag nadert snel en de opwinding neemt toe. Er is niet zo veel meer te doen:
Zoek uit hoe je de burgerlijke stand, de kerk en de feestlocatie met welk vervoersmiddel bereikt. Zijn er bouwplaatsen of afsluitingen op de routes? Informeer je gasten over omleidingen en stuur indien nodig op korte termijn een actuele routebeschrijving.
Probeer jezelf een dag te gunnen om te ontspannen.
Met een noodpakket ben je voorbereid op ongelukjes op de trouwdag. Dit omvat, maar is niet beperkt tot: zakdoekjes, reservepanty's, make-up, haarlak, kam, deodorant, handdoekjes, naaisetje, veiligheidsspelden, kleingeld, flesje water, kauwgom/snoep, pleisters, enz.
Conclusie: Huwelijksplanning is minder stressvol met een checklist voor plannen bruiloft
Het plannen van een bruiloft brengt veel organisatorische inspanning met zich mee en als je daar geen weddingplanner voor inhuurt, heb je een goede structuur nodig om je eigen bruiloft te plannen. Om dit bij te houden is een checklist voor huwelijksplanning essentieel. In de trouwchecklist kunnen zaken die zijn afgerond worden afgevinkt en kunnen opmerkingen worden genoteerd over taken die nog gedaan moeten worden. Met de juiste trouwplanning kun je optimaal genieten van je grote dag!
______________________________________________
Bronnen en meer informatie
https://www.theperfectwedding.nl/artikelen/199/begin-trouwplanning
(geraadpleegd op 29-08-2023)
https://www.kaartje2go.nl/trouwkaarten/informatie/wanneer-trouwkaarten-versturen
(geraadpleegd op 29-08-2023)
https://weddingspaces.com/nl/inspiratie/checklist-bruiloft/
(geraadpleegd op 29-08-2023)
Bronnen van afbeeldingen in chronologische volgorde
Omslagfoto: C&A
Foto 1 in de tekst: C&A
Foto 2 in de tekst: iStock.com/Halfpoint
Foto 3 in de tekst: iStock.com/Neustockimages
Foto 4 in de tekst: iStock.com/eli77
Foto 5 in de tekst: C&A
