Bruiloft plannen met checklist
Allereerst hartelijke gefeliciteerd met jullie verloving! In jullie hoofd hebben jullie vast al allerlei gedachtes over de bruiloft, maar waar begin je nou precies met die hele organisatie? Onze raadgever met het thema bruiloft plannen informeert jullie gedetailleerd over waaraan je allemaal moet denken en zal jullie helpen het overzicht te bewaren.
De checklist waarop je alle gedane stappen kunt afhaken en waar plek is voor notities vereenvoudigt de planning van jullie bruiloft. Met behulp van de checklist bruiloft weten jullie altijd wat de actuele status van de gehele organisatie van jullie bruiloft is en wat er nog geregeld moet worden.
Allereerst hartelijke gefeliciteerd met jullie verloving! In jullie hoofd hebben jullie vast al allerlei gedachtes over de bruiloft, maar waar begin je nou precies met die hele organisatie? Onze raadgever met het thema bruiloft plannen informeert jullie gedetailleerd over waaraan je allemaal moet denken en zal jullie helpen het overzicht te bewaren.
De checklist waarop je alle gedane stappen kunt afhaken en waar plek is voor notities vereenvoudigt de planning van jullie bruiloft. Met behulp van de checklist bruiloft weten jullie altijd wat de actuele status van de gehele organisatie van jullie bruiloft is en wat er nog geregeld moet worden.
Bruiloft plannen 9-12 maanden van tevoren
Het beste kun je ongeveer twaalf maanden voor jullie grote dag met de planning en organisatie van de bruiloft beginnen. Allereerst zal er een datum gepland moeten worden: Is er toevallig al een dag waar jullie voorkeur naar uit gaat, zoals bijvoorbeeld de dag waarop jullie elkaar hebben ontmoet? Of willen jullie bijvoorbeeld in de zomer trouwen? Let bij de keus van jullie trouwdatum ook op eventuele feestdagen en vakantieperiodes. Bespreek de datum ook met jullie naaste familie en beste vrienden, zodat zij in ieder geval op jullie bruiloft aanwezig kunnen zijn.
Zodra jullie een datum hebben gekozen, kunnen jullie deze bij de burgerlijke stand doorgeven en ook moeten jullie een priester of pastoor hierover informeren, mochten jullie ook voor de kerk willen gaan trouwen. In Nederland moet je voordat je officieel gaat trouwen in ondertrouw[1] gaan. Dit kun je tegenwoordig in veel gemeentes online regelen, maar in sommige gemeentes moet je hiervoor nog een balieafspraak maken. Het in ondertrouw gaan komt erop neer dat je officieel bij de burgerlijke stand doorgeeft dat jullie willen gaan trouwen. In de periode van ondertrouw wordt gekeken of jullie aan de wettelijke eisen voldoen om te mogen trouwen. Dit kan vanaf één jaar voor de bruiloft worden ingediend en moet maximaal twee weken voor de bruiloft geregeld zijn.
Zodra jullie de datum officieel hebben ingepland, moeten jullie de save-the-date-kaarten versturen, zodat jullie gasten de dag van de bruiloft kunnen vrijhouden.
De volgende stap is om de wijze waarop jullie gaan trouwen vast te laten leggen: In Nederland is het bijvoorbeeld verplicht om eerst voor de wet te trouwen, daarna kun je eventueel nog voor de kerk trouwen of in het buitenland. Verdere informatie over de verschillende manieren waarop jullie kunnen trouwen vinden jullie in het artikel “juridische stappen voor het trouwen”.
Nu is het tijd om de stijl en het kader van de trouwerij vast te leggen. Het is aan jullie de keus hoe je dit vormgeeft, dit kan juist wat kleinschaliger en misschien persoonlijker, maar ook grootschalig en bombastisch, dat hangt er maar net vanaf wat bij jullie past. Vervolgens moeten jullie de manier van het trouwfeest en de omvang bepalen. Over vrijgezellenfeestjes hoeven jullie je normaalgesproken geen zorgen te maken, deze worden traditioneel door jullie getuigen georganiseerd.
Wanneer jullie het eens zijn over het kader en de omvang van de bruiloft, kunnen jullie je wensen met betrekking tot de trouwlocatie en de mogelijkheden voor een locatie bespreken. Daarbij is het ook belangrijk te weten, hoeveel gasten jullie willen uitnodigen. Stel een voorlopige gastenlijst op, om het overzicht te bewaren. De grootte van de trouwlocatie is afhankelijk van het aantal gasten.
Wanneer jullie een erg populaire locatie op het oog hebben, moet je zo snel mogelijk contact opnemen en de locatie voor jullie trouwdatum reserveren. Erg populair zijn bijvoorbeeld kastelen en burchten. Deze kunnen soms al meer dan een jaar van tevoren uitgeboekt zijn. Wanneer de locatie voor jullie erg belangrijk is, moeten jullie bij de keus van de datum eventueel rekening houden met de beschikbaarheid van de locatie.
Let er bij de keus van de locatie niet alleen op hoeveel gasten er in een ruimte passen, maar bedenk ook dat je nog plek voor andere dingen moet overlaten, zoals een cadeautafel, een kinderhoekje of een buffet. Bovendien moeten jullie voor een dansvloer zorgen die groot genoeg is. Als vuistregel geldt dat elke gast minstens een vierkante meter vrije ruimte nodig heeft. Bij de berekening van de grootte van de ruimte moeten jullie de geplande ruimte voor buffet en dat soort dingen meerekenen. Bovendien is het ook goed een alternatief in te plannen, dit in het geval van slechte weersomstandigheden.
Zodat je na de bruiloft niet voor ongewenste verrassingen komt te staan, moeten jullie van tevoren al een budget voor jullie bruiloft vaststellen. De kosten van een bruiloft kunnen verschillend uitvallen, afhankelijk van de voorstellingen die jullie als bruidspaar hebben. Om een overzicht over de kosten te behouden, moeten jullie de verschillende kostenposten vooraf incalculeren. Hoe dat precies werkt en hoe je kosten kunt sparen, ervaar je in het artikel “Budget voor een bruiloft plannen”.
Het langstdurende huwelijk staat op naam van twee Amerikanen, die 91 jaar getrouwd zijn geweest.
Om alle belangrijke documenten die voor de bruiloft gebruikt worden bij elkaar te houden, is het handig om een bruiloftsordner met kalender aan te schaffen, vergeet niet om deze zorgvuldig bij te houden. Hier kunnen jullie alle belangrijke papieren instoppen, zoals aanvragen, reserveringen, bevestigingen, contracten en rekeningen. Bovendien kunnen jullie de gemaakte afspraken hierin vastleggen. Overleg van tevoren wie voor wat verantwoordelijk zal zijn. In jullie bruiloftsordner kunnen jullie dan bijhouden, welke taken er aan jullie getuigen en familieleden uitgedeeld zijn.
Bruiloft plannen 7-9 maanden van tevoren
De eerste weken na het huwelijksaanzoek dienen vooral ter oriëntering, hoe jullie je bruiloft voorstellen. Vanaf nu moeten jullie je met de concrete planning gaan bezighouden.
Vraag op tijd vakantie aan op je werk: Voor de organisatie hebben jullie voor en na de bruiloft vakantie nodig. Vraag bij je werkgever eventueel naar buitengewoon verlof, waarop jullie vanwege de huwelijksvoltrekking recht op kunnen hebben. Wanneer jullie na de bruiloft meteen de wittebroodsweken ingaan, moeten jullie deze vakantie ook zo vroeg mogelijk bij jullie werkgevers aanvragen.
Plan de huwelijksreis op tijd, om bij de boeking van vroegboekkorting te kunnen profiteren. Vergeet ook niet om de huwelijksreis in jullie budgetplanning op te nemen. Let er bij het boeken op of paspoorten en/of een visum nodig zijn en of speciale inentingen worden aanbevolen.
Nadat jullie de mogelijke locaties voor jullie bruiloft tot nog maar een paar hebben gereduceerd, moeten jullie alle opties ter plaatse gaan bekijken en vervolgens overgaan tot de reservering. Let er bij de bezichtiging op dat je de ruimtes optimaal kunt gebruiken. Vraag de verhuurder van de locatie naar zijn ervaringen, waar je wat het beste kunt neerzetten: tafels, zitplaatsen, catering/buffet, cadeautafel, kinderhoekje, bar, dansvloer etc.
Informeer op tijd over alle dienstverleningen die jullie nodig zullen hebben, bespreek je wensen en reserveer de door jullie gewenste datum:
- Aanbod catering:
Menu of buffet samenstellen, bij de keus allergieën en wensen van de gasten meenemen, proeven afspreken - Aanbod fotograaf:
Alleen een fotoshoot na het trouwen of de hele dag foto’s (van de styling tot aan het feest ’s avonds) - Aanbod bloemist:
Bloemstukken voor de kerk of gemeente, manden voor bloemenkinderen, autoversiering, bruidsboeket, eventueel ook een boeket om naderhand te gooien, bloemenversiering trouwlocatie, tafelbloemstukken - Aanbod muziek:
Dj / muzikanten / band / zanger o.i.d., muziekwensen bespreken - Aanbod bakkerij:
Wensen en voorstellingen bij de bruiloftstaart uiten, proeven afspreken - Aanbod transportondernemers:
Transportmogelijkheden voor gasten van het gemeentehuis naar de locatie en naar huis, transport van het bruidspaar de hele dag (trouwauto, koets enz.) - Aanbod overnachtingen:
Overnachtingsmogelijkheden voor gasten aanvragen, overnachting van het bruidspaar organiseren - Aanbod van andere dienstverleningen:
Naar eigen wens bijvoorbeeld showartiesten, vuurwerk, springkussenverhuurders enz.
Aansluitend is het tijd om over de outfits na te denken: voor veel vrouwen behoord het uitzoeken van de trouwjurk tot een van de belangrijkste en emotioneelste gebeurtenissen bij de trouwplanning. Waarop je bij de keus van de trouwjurk moet letten, ervaar je in het uitvoerige artikel “de perfecte trouwjurk”. Meer informatie over het trouwpak van de bruidegom kun je hier vinden. Houd in jullie planning rekening met genoeg tijd voor veranderingen en aanpassingen. Bovendien hebben jullie ook passende accessoires nodig voor bij de outfit en ook comfortabele schoenen zijn handig.
Bruiloft plannen 3-6 maanden van tevoren
Jullie kunnen je nu verder bezighouden met concretere afspraken over bijvoorbeeld een toespraak en de keuze van de muziek die bij het trouwen voor de burgerlijke stand door jullie gewenst is. Voorafgaand aan de bruiloft volgen er, mits jullie ook voor de kerk willen trouwen, een aantal gesprekken met de pastoor of priester. Tijdens deze gesprekken wordt er gepraat over de reden(en) van jullie huwelijksaanzoek. Ook worden hier alle verdere details van jullie bruiloft verder besproken, zoals welke liederen er gezongen gaan worden, welke teksten er worden voorgedragen, hoe de geloftes eruit gaan zien en welke muziek er gespeeld moet worden tijdens jullie bruiloft.
Trouwringen heb je in diverse designs en kunnen gemaakt zijn van verschillende materialen. Jullie persoonlijke smaak is doorslaggevend bij de keus van jullie persoonlijke trouwringen. Deze kunnen jullie bijvoorbeeld bij een van de vele aanbieders van online-juweliers op de website samenstellen. De klassieke optie is dat jullie samen naar een lokale juwelier gaan en jullie hier jullie persoonlijke trouwringen uitzoeken. Wanneer jullie budget geen ruimte heeft voor diamanten in de trouwring, kunnen jullie deze er ook nog later in laten zetten, bijvoorbeeld bij een mijlpaal als jullie zoveel jaar getrouwd zijn. Ook kun je na het huwelijk nog iets in de ringen laten ingraveren.
Het is een nieuwe trend om de trouwringen zelf bij een goudsmid te smeden. Onder professionele begeleiding kan het bruidspaar zo zijn eigen trouwringen creëren. Naast de persoonlijke highlight voor het paar, kan het zelf maken van de trouwring ook goedkoper zijn dan de koop bij een juwelier.
Als jullie speciale cadeauwensen voor de bruiloft hebben, zul je deze jullie gasten absoluut mede moeten delen. Een mogelijkheid is om de cadeaulijst voor trouwcadeaus online te maken. Maar ook kunnen jullie een trouwtafel in een lokale winkel samenstellen. Op deze manier kunnen de gasten een passend cadeau in verschillende prijsklassen uitzoeken. Tips voor cadeauwensen kunnen jullie bovendien ook in de trouwuitnodigingen vermelden, die je normaalgesproken 3 tot 5 maanden voor de bruiloft verstuurd.
Met een noodgevalpakket zijn jullie op de dag van de bruiloft voor eventuele kleine tegenslagen gewapend. In het pakket zitten o.a.: zakdoekjes, extra panty, make-up, haarlak, kam, deodorant, verfrissingsdoekjes, naaisetje, veiligheidsspeldjes, fles water, kauwgum/snoepje, pleisters
De trouwdecoratie is afhankelijk van jullie thema voor de bruiloft en het kleurenschema. Welke decoratie-elementen er gebruikt gaan worden voor jullie bruiloft, is helemaal aan jullie zelf overgelaten. Inspiraties voor trouwversieringen – van bloemenstukken en menukaarten tot bedankcadeautjes voor jullie gasten – vinden jullie online. Let erop dat je alle te printen items zoals naamkaartjes, menukaarten of programmaboekjes, op tijd vormgeeft of laat vormgeven en dat jullie genoeg tijd inplannen voor het uitdrukken. Voordat jullie het laten afdrukken is het handig om iemand anders de tekst nog eens te laten controleren. Een gastenboek voor de bruiloft kunnen jullie zelf aanschaffen of in het passende kleurenschema zelf maken. Als alternatief kunnen jullie iemand de opdracht geven om zich met de vereeuwiging van de bruiloftsgasten bezig te houden.
Enkele maanden voor de grote dag kunnen jullie met behulp van de actuele gastenlijst de tafelplanning bespreken. Om dit te kunnen vaststellen, moeten jullie enerzijds rekening houden met de inrichting van de tafels in de ruimte en anderzijds bedenken wie naast wie komt te zitten. Let erop dat het bruidspaar een centrale plek in de ruimte inneemt, zodat de gasten jullie vanaf elke plek kunnen zien. De indeling van de tafels is afhankelijk van het aantal gasten. De verhuurder van de locatie weet door zijn ervaring vaak welke indeling goed werkt. Wie naast wie zit zullen jullie met behulp van de personen uit de naaste omgeving moeten bespreken.
Gedetailleerde afspraken met de dienstverleners moeten jullie ongeveer 3 maanden voor de bruiloft gemaakt hebben. Op dit moment weten jullie precies hoeveel gasten er gaan komen en kunnen jullie op basis daarvan de maaltijden en overnachtingen inplannen. Met afzeggingen op de korte termijn moeten jullie helaas ook rekenen, deze kunnen jullie natuurlijk niet al vooraf incalculeren en worden de dienstverleners daarom ook spontaan medegedeeld. Jullie moeten voor de verschillende individuele afspraken een uitgewerkt plan van de trouwdag meenemen. Deze bevat onder andere het tijdstip van de trouwceremonie, het tijdstip waarop champagne wordt gedronken en wanneer de fotoshoot plaats gaat vinden plus de aankomsttijden op de locaties, etc. Op deze manier kan de dj bijvoorbeeld de opbouw van zijn uitrusting plannen of de cateraar het eten uitserveren.
Bruiloft plannen 2 maanden van tevoren
Pas een paar weken voor de bruiloft jullie outfits nog eens aan. Wanneer er nog spontane veranderingen nodig zijn, kunnen jullie dat op dit moment nog laten veranderen. De bruid moet nu ook een afspraak maken voor een proefkapsel en de proef-make-up. Wanneer jullie jezelf met de trouwversieringen bezighouden, moeten jullie deze nu samenstellen en knutselen.
De meeste dingen voor jullie bruiloft hebben jullie al meerdere maanden vooruit gepland en georganiseerd. Kijk samen nog eens naar de checklist voor jullie bruiloft en kruis alle punten af, die jullie inmiddels gedaan hebben.
Bruiloft plannen 2 weken van tevoren
Jullie grote dag komt steeds dichterbij en de opwinding stijgt. Probeer om ook nog eens lekker een dagje te ontspannen!
Informeer jullie over de aankomstwegen naar de verschillende locaties, zoals de burgerlijke stand, kerk en feestlocatie. Wordt er gebouwd of zijn er omleidingen op de routes? Laat het jullie gasten weten, zodat ze op de vertraging zijn voorbereid.
Conclusie – bruiloft-checklist erg belangrijk
Bij de planning voor een bruiloft komt er organisatorisch veel kijken. Wie geen weddingplanner inhuurt heeft een goede structuur nodig om de eigen bruiloft zelf te plannen. Om hier het overzicht te behouden, is een “checklist bruiloft” van essentieel belang. In de checklist voor de bruiloft kunnen de gedane dingen worden afgekruist en kunnen eventuele opmerkingen worden genoteerd. Met de juiste trouwplanning kunnen ook jullie met volle teugen van de bruiloft genieten!
Literatuurverwijzing
[1] https://www.theperfectwedding.nl/artikelen/
Bronnen van de afbeeldingen
istock.com/Halfpoint
istock.com/Neustockimages
istock.com/eli77