Organisation pour partir à l’étranger : une jeune fille est à l’aéroport avec sa valise.

Préparer son année à l’étranger : organisation & checklist de sa valise

Une année ou quelques mois à l’étranger pendant la scolarité offre aux élèves la possibilité de se dépasser et de vivre de nouvelles expériences précieuses. Pour que cet échange ou ce séjour dans une école à l’étranger soit une réussite, une planification et une organisation minutieuses sont nécessaires. En général, une année dans un collège ou un lycée à l’étranger peut être organisé de différentes manières : les élèves et les parents peuvent organiser le séjour de leur propre initiative ou participer à un programme d’un organisme d’échange. Découvrez donc dans cet article quelles sont les conditions et les phases organisationnelles à respecter pour bien préparer son départ pour l’étranger. Enfin, nous vous conseillons quoi mettre dans vos bagages pour un long séjour.

Planifier un séjour à l’étranger soi-même ou avec un organisme ?

Selon le pays et l’école où votre séjour scolaire se déroulera, il est possible d’organiser soi-même son séjour :

Partir dans un pays de l’Union Européenne

Si l’on souhaite passer une année à l’étranger dans un pays européen et de l’espace Schengen, il est en principe possible de l’organiser soi-même. Au sein de l’Union Européenne, seule la carte d’identité ou le passeport est généralement nécessaire, aucun visa n’est requis. Néanmoins, le soutien de l’école française et celle du pays étranger est indispensable pour planifier soi-même son année à l’étranger.

Année à l’étranger dans un pays extra-européen

Si vous prévoyez de passer une année scolaire à l’étranger dans un pays non-membre de l’UE et de l’espace Schengen (par exemple aux États-Unis), il est déconseillé de planifier ce séjour vous-même. En effet, les élèves et les parents peuvent parfois rencontrer des obstacles dès la demande de visa. En revanche, les organismes d’échanges et de séjours à l’étranger qui ont plusieurs années d’expérience sont souvent bien connues des ambassades étrangères. Elles peuvent donc vous aider dans la demande de visa. De plus, ces prestataires se chargent d’autres démarches comme l’inscription dans l’école étrangère et peuvent proposer leur aide pour des formalités telles que la déscolarisation temporaire puis la réintégration dans le système scolaire français.

Préparer son année à l’étranger avec un organisme d’échange : avantages

Un autre avantage de planifier son année à l’étranger avec un organisme professionnel est l’encadrement intensif avant, pendant et après le séjour à l’étranger. Les bons organismes d’échange s’appuient sur leur expérience pour créer les meilleures conditions possibles pour une année à l’étranger et pour trouver des familles d’accueil qui conviennent le mieux aux participant·es. Grâce à des séminaires ou des stages de préparation, les élèves sont bien informés et préparés pour leur année à l’étranger. De plus, des conseillers sont disponibles sur place pendant le séjour à l’étranger et peuvent aider à tout moment en cas de problème. Une fois de retour, est généralement organisé un séminaire de suivi permettant aux élèves d’échanger sur leurs expériences avec d’autres participant·es et de se réadapter progressivement à la vie dans leur pays d’origine.

Conseil

Avec le soutien des organismes d’échange, il est possible de partir 3 mois, 6 mois ou une année scolaire entière à l’étranger. Pour les élèves qui ne savent pas encore quel pays d’accueil leur convient ou s’ils sont déjà prêts à passer une année entière sans leurs proches, un séjour linguistique de quelques semaines à trois mois peut être le bon choix.

Organiser son départ pour une année à l’étranger : une mère dit au revoir à sa fille à l’aéroport.

Phase de planification : 12 mois avant l’année prévue à l’étranger

Pour organiser un séjour à l’étranger de six mois ou d’un an, il est conseillé de s’y prendre le plus tôt possible. Le mieux est de discuter de ces projets en famille au moins un an à l’avance et d’aborder ensemble les prochaines étapes. 12 mois avant votre départ pour l’étranger, les points suivants devraient donc figurer sur votre liste de choses à faire :

  • Rassemblez autant d’informations que possible : effectuez des recherches sur les programmes d’échange et les organismes qui pourraient convenir. Cherchez des témoignages sur Internet ou parlez à d’autres élèves qui ont déjà participé à ces programmes.

  • Prenez rendez-vous avec votre prof de langue ou le chef d’établissement de votre école pour discuter des conditions générales d’une année scolaire à l’étranger et préparer votre dossier pédagogique. D’une part, vous aurez besoin de l’accord de l’école et de l’académie pour avoir l’autorisation de quitter le système éducatif français le temps de quelques mois ou d’une année. D’autre part, vous pourrez obtenir des informations et des conseils sur le moment le plus opportun pour partir et sur les possibilités de reconnaissance des résultats scolaires.

  • Commencez à préparer votre dossier d’inscription auprès d’un organisme d’échange. Remplissez le cas échéant les formulaires en ligne nécessaires et renseignez-vous sur les documents supplémentaires à fournir pour le processus de sélection.

  • Informez-vous à l’avance sur les sources de financement possibles : il vaut mieux s’y prendre un an avant le départ pour demander une bourse ou une aide financière. Pour vous assurer un peu plus d’argent de poche pour le séjour à l’étranger, vous pouvez aussi vous trouver un petit boulot ou un job d’été.

Conseil

Si vous décidez d’effectuer votre année à l’étranger avec un organisme d’échange, vous devez lire à la loupe les informations et détails du programme. Notez bien quelles prestations sont prises en charge par l’organisme (par exemple, les frais de scolarité dans l’école étrangère) et quels sont les coûts non inclus dans le programme (par exemple, les frais de passeport et de visa). Si vous devez payer le billet d’avion ou de train séparément, les prix sont généralement plus intéressants si vous les réservez plusieurs mois à l’avance.

Phase d’organisation : 6 mois avant le départ

Si vous avez trouvé le programme qu’il vous faut, la préparation de l’année à l’étranger peut maintenant commencer. Occupez-vous le plus tôt possible, minimum 6 mois avant le départ, de ces étapes importantes de l’organisation :

  • Vérifiez la durée de validité des pièces d’identité dont vous avez besoin (carte d’identité, passeport) et demandez-en de nouveaux si nécessaire. La demande de visa doit également être faite le plus tôt possible, mais la plupart des organismes vous aideront dans cette démarche.

  • Vérifiez vos couvertures d’assurance : bien souvent, l’organisme d’échange assure les participant·es contre la maladie et les accidents. Si ce n’est pas le cas, vous devriez vous renseigner sur les coûts pris en charge par les assurances actuelles et, le cas échéant, souscrire une assurance maladie supplémentaire pour l’étranger. Si le pays de destination est en Europe, vous aurez simplement besoin de votre carte européenne d’assurance maladie (CEAM). Si vous n’avez pas encore de CEAM, faites-en la demande au moins 20 jours avant le départ. Celle-ci est valable deux ans à compter de sa date d’édition.

  • En fonction du pays de destination, des examens médicaux ou des vaccins supplémentaires peuvent être nécessaires pour accéder au pays. Pour certains vaccins, un délai minimum doit être respecté avant le départ afin de s’assurer que l’effet protecteur a déjà eu lieu.

  • Renseignez-vous sur les méthodes de paiement courantes dans le pays d’échange. Il n’est pas conseillé d’emporter avec soi tout l’argent de poche en espèces. C’est pourquoi l’ouverture d’un compte bancaire est, dans la plupart des cas, une option sûre. Informez-vous également sur les conditions possibles pour les virements à l’étranger. Dans certains pays, une carte de crédit prépayée peut également être pratique, voire indispensable.

  • Quelques mois avant le départ, vérifiez également si certains abonnements (salle de sport, magazines, etc.) peuvent être suspendus ou doivent être résiliés pendant votre absence.

  • Quelques mois avant le départ, le moment est peut-être venu d’améliorer vos connaissances linguistiques. Même s’il n’est pas question d’avoir une connaissance parfaite de la langue au début du séjour à l’étranger, un cours de langue peut vous donner un coup de pouce.

Conseil

Lorsque les élèves rentrent chez eux après une année à l’étranger, ils peuvent subir ce que l’on appelle un « choc culturel inversé ». Après s’être immergé·e pendant plusieurs mois ou toute une année dans une autre culture, après s’être fait de nouveaux amis et avoir découvert de nouveaux loisirs, le pays d’origine peut tout d’un coup sembler étranger. Les séminaires de suivi organisés par les organismes d’échange et le contact avec d’autres participant·es peuvent aider à faire le point de manière positive sur les expériences vécues et à retrouver certaines routines.

Valise pour un an à l’étranger : un lycéen prépare ses affaires à l’aide d’une liste de voyage.

Phase de préparation : 3 à 4 semaines avant de passer une année scolaire à l’étranger

La période la plus intense de la préparation du séjour à l’étranger commence : plus que quelques semaines avant le départ ! Vous êtes probablement de plus en plus impatient·e, mais aussi un peu stressé·e. Voici ce qu’il vous reste encore à régler :

  • Si le pays de destination utilise une autre devise, vous devriez échanger un peu d’argent liquide comme argent de poche pour les premiers temps.

  • Recherchez quels cadeaux vous pouvez offrir à votre famille d’accueil et achetez-les.

  • Vérifiez à nouveau que tous les documents nécessaires sont complets. Notez éventuellement les coordonnées de l’organisme d’échange, de la famille d’accueil et les numéros de téléphone importants de votre propre famille.

  • Contactez éventuellement les interlocuteurs de l’organisme d’échange et/ou de la famille d’accueil afin de s’assurer des derniers détails précis tels que les lieux et heures d’arrivée. Un premier contact préalable avec la famille d’accueil vous permettra également de faire connaissance et de vous sentir plus en confiance.

  • Prévoyez éventuellement une fête de départ avec votre famille et vos ami·es. Pour que tout le monde soit en forme et bien reposé le jour du départ, n’organisez pas cette fête la veille du départ.

Faire ses valises pour l’année à l’étranger : quelques jours avant le départ

Quelques jours avant le départ, vous pouvez enfin commencer à préparer votre valise pour votre année à l’étranger. Afin de ne rien oublier, mais aussi pour ne pas trop emporter, une liste pour faire votre valise pour partir à l’étranger vous sera utile. Cette liste de voyage vous donne une bonne vue d’ensemble et peut être adaptée aux conditions du pays de destination :

Télécharger la liste de voyage à l’étranger

Voici quelques astuces importantes qui vous aideront à préparer vos bagages pour votre année à l’étranger :

  • Renseignez-vous sur les exigences de la compagnie de transport en matière de bagages : combien de kilos de bagages peuvent être emportés ? Quelles sont les dimensions autorisées pour les bagages à main ? Quels objets ne sont pas autorisés ? Vous éviterez ainsi des frais supplémentaires et des difficultés lors du contrôle. En plus de la valise, un sac d’école et/ou un sac à dos de loisir est nécessaire.

  • Tenez compte du climat et des saisons du pays de destination ainsi que de l’heure de départ. Si vous partez dans un pays chaud, voire tropical, vous n’avez pas besoin de vêtements d’hiver. Si vous partez en automne, il peut déjà faire très froid dans certains pays nordiques.

  • Tenez compte des différences culturelles : dans certains pays, le code vestimentaire est plus strict, en particulier dans les écoles, concernant les vêtements courts ou révélateurs, voire l’obligation de porter un uniforme. L’uniforme est généralement acheté sur place, car les établissement vous mettent en contact avec des fournisseurs et des magasins. Il est parfois possible d’obtenir un uniforme scolaire d’occasion moins cher.

  • N’emportez que des vêtements pour quelques semaines et n’essayez pas de faire tenir toute votre garde-robe dans votre valise. Enfin, la famille d’accueil offre la possibilité de faire la lessive et de faire du shopping.

  • Prenez plusieurs bonnes paires de chaussures confortables et en bon état pour diverses occasions (excursions, soirées, écoles, etc.).

  • Pour les produits d’hygiène, optez pour des mini-bouteilles rechargeables afin de voyager léger. Vous pourrez acheter de plus grands flacons de gel douche ou de shampoing quelques jours après votre arrivée. Veillez à ranger les produits de toilette dans un sac étanche.

  • Si les prises électriques sont différentes que dans votre pays d’origine, pensez à emporter un ou plusieurs adaptateurs pour charger vos appareils électroniques.

  • Afin d’immortaliser vos souvenirs de la meilleure des façons, mettez dans votre valise un bon appareil photo ou assurez-vous que votre smartphone prend des photos de bonne qualité.

  • Contre le mal du pays et afin de personnaliser votre future chambre, emportez quelques photos et objets familiers qui vous aideront à bien vous sentir.

  • Les documents importants (passeport, billets de train ou d’avion, documents de visa, carnet de vaccination) et un peu d’argent liquide doivent être rangés dans une pochette étanche et placés dans une poche facile d’accès de votre bagage à main. Le mieux est de refaire des copies de tous les documents (imprimées ou numériques sur une clé USB) et de les ranger dans la valise.

  • Des médicaments peuvent vous être prescrits par votre médecin pour la durée du séjour et achetés en réserve. Il est également conseillé de demander un certificat médical en anglais afin d’éviter tout problème à l’arrivée.

Conclusion : s’y prendre au plus tôt pour préparer une année scolaire à l’étranger

Plus tôt vous commencerez à préparer votre année à l’étranger, plus vite vous vous rendrez compte que l’organisation est très différente de celle d’un simple voyage. Pour pouvoir être scolarisé·e un temps dans une école à l’étranger, il y a un certain nombre de formalités et de démarches à effectuer, comme l’inscription scolaire, la dispense scolaire dans le pays d’origine et éventuellement la demande de visa. Les organismes d’échange peuvent vous conseiller et vous accompagner de manière compétente et professionnelle. Ainsi, la planification se déroulera plus facilement et vous pourrez envisager votre année à l’étranger en toute sérénité.

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Sources et informations complémentaires

https://www.ef.fr/blog/language/quoi-emporter-pour-votre-annee-etranger/

(consultée le 08/03/2023)

https://www.piefrance.com/points-pratiques/stage-depart/

(consultée le 08/03/2023)

https://www.aram-france.com/annee-scolaire-lycee-quand-partir/

(consultée le 08/03/2023)

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34441

(consultée le 08/03/2023)

https://www.silc.fr/page/scolarite-a-l-etranger#etapes

(consultée le 08/03/2023)

https://www.aram-france.com/preparer-arrivee/

(consultée le 08/03/2023)

Source des images

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