Voorbereiding op een studie in het buitenland: procedure en inpaklijst

Een verblijf in het buitenland tijdens de schooltijd biedt scholieren en studenten de mogelijkheid om volwassener te worden en nieuwe ervaringen op te doen. Om het verblijf in het buitenland goed te laten verlopen, is een uitgebreide planning en organisatie van belang. Over het algemeen kan een verblijf in het buitenland op verschillende manieren worden georganiseerd: scholieren en ouders kunnen het helemaal zelf organiseren of deelnemen aan een programma, opgezet door een instantie. In dit artikel lees je aan welke eisen en organisatorische stappen je moet voldoen voor een periode in het buitenland en waar je rekening mee moet houden bij het inpakken voor een langer verblijf.

De studie in het buitenland plannen: zelfstandig of met een organisatie?

Afhankelijk van het land en de opleiding waar je wil verblijven, heb je de mogelijkheid om je verblijf zelf te plannen:

Verblijf in het buitenland in Europa

Als je binnen Europa wil blijven, dan is een individuele organisatie goed mogelijk. Binnen de Europese Unie heb je meestal alleen jouw paspoort of ID nodig, een visum is niet verplicht. Toch heb je wel de ondersteuning van beide opleidingsinstituten nodig om een verblijf zelf te organiseren.

Verblijf in het buitenland buiten Europa

Will je buiten de grenzen van de Europese Unie op avontuur; bijvoorbeeld in de Verenigde Staten? Dan wordt een zelfstandige organisatie afgeraden. Als individu heb je namelijk meer kans om op vervelende verrassingen te stuiten bij het aanvragen van een visum. Organisaties die al tientallen jaren ervaring hebben op dit vlak kunnen dit vaak beter. Ook kennen ze de verantwoordelijke instituties beter en kunnen ze je perfect helpen bij het aanvragen van een visum. De instanties nemen ook andere taken van je over, zoals het aanmelden bij de school in het buitenland en andere problemen waar je tijdens je verblijf vragen over hebt.

Verblijf in het buitenland plannen met uitwisselingsorganisatie: voordelen

Een ander voordeel van het laten organiseren door een organisatie is de goede begeleiding die je krijgt voor tijdens en na je verblijf. Hoewel je misschien denkt dat een half jaar weinig kan veranderen, zowel fysiek en mentaal, ligt dat vaak anders. Ervaren organisaties hebben jaren ervaring op dit vlak en herkennen problemen die over de jaren zijn ontstaan. Op die manier kunnen ze je ook beter helpen. Tijdens speciale colleges word je voorbereid op je verblijf in het buitenland. Maar ook tijdens je avontuur weten ze welke problemen vaak aan het licht komen. Zelfs na afloop letten ze op of je goed bent teruggekeerd in je thuisland. Zo kun je met andere studenten praten over ervaringen tijdens je verblijf, maar ook na je terugkeer. Hoe ga je om met het feit dat er maar weinig veranderd is tijdens jouw afwezigheid en zie je die vertrouwde wereld nu heel anders en wil je er misschien wel weg? In plaats van dat je er alleen voor staat, kun je met lotgenoten praten over die gevoelens en ervaringen.

• Verzamel zoveel mogelijk informatie: onderzoek welke uitwisselingsprogramma’s en organisaties er zijn. Lees over ervaringen van andere scholieren en studenten en heb het erover met je studiegenoten die hetzelfde avontuur hebben beleefd.

• Maak een afspraak op school om op een rij te zetten wat de voorwaarden zijn. Soms heb je namelijk bepaalde punten nodig om te mogen vertrekken. Ook moet je opleiding akkoord geven. Gelden de punten die je in het buitenland haalt bijvoorbeeld wel in je thuisland?

• Begin met de voorbereidingen op een motivatiebrief voor de opleiding of organisatie die de uitwisseling organiseert. Zoek ook uit welke documenten je nodig hebt en wat je moet laten ondertekenen.

• Onderzoek vroeg genoeg welke financieringsmogelijkheden je tot je beschikking hebt. Een Erasmusbeurs moet je bijvoorbeeld ruim van tevoren aanvragen en dat geldt ook voor andere instanties. Het is ook een idee om een extra bijbaantje te nemen.

Organisatiefase: 6 maanden voor vertrek

Als je het juiste uitwisselingsprogramma hebt gevonden, dan kan de echte voorbereiding nu beginnen. Begin zo vroeg mogelijk, maar dit moet je 6 maanden voor vertrek hebben afgehandeld:

• Bekijk hoe lang jouw ID of paspoort nog geldig is. Als je in het buitenland zit terwijl een document verloopt, zorgt dat voor veel papierwerk en onnodige stress. Ook een visumaanvraag moet je zo vroeg mogelijk uitvoeren.

• Onderzoek of je verzekerd bent in het buitenland. In vele gevallen ben je via een organisatie verzekerd, maar dit moet je wel controleren. Als dit niet het geval is, dan is het verstandig om een extra reisverzekering af te sluiten. Kijk ook wat daar onder valt: zit er alleen een zorgverzekering bij, of ook een ongevallenverzekering?

• Afhankelijk van het gastland moet je ook nog even naar de dokter voor een algemene check. Soms zijn vaccinaties zelfs verplicht om een land binnen te komen. Doe dit op tijd, want soms zit er een minimale periode tussen vaccinatie en de reis.

• Hoe betalen ze in jouw gastland? Het is sowieso niet handig om al je geld cash op zak te hebben. Als de betalingsmethoden erg afwijken van die in je thuisland, dan kun je het beste een bankrekening openen in het land van bestemming. Dan weet je zeker dat je overal kunt betalen en geld op kunt nemen. Zoek naar informatie over de beste opties en kijk hoe landgenoten het hebben aangepakt.

• Een paar maanden van vertrek is het verstandig om te kijken naar lopende abonnementen in je thuisland. Zo is het wellicht verstandig om je sportschoolabonnement stop te zetten als je een half jaar van huis bent.

• Een paar maanden voor vertrek is het misschien ook handig om de taal in je land van bestemming een beetje onder de knie te krijgen. Dat helpt een hoop in de beginperiode. Er zijn genoeg apps die je kunt gebruiken om de basis te leren.

• Bedenk of cadeaus (en zo ja welke) voor je gastfamilie gepast zijn in land van bestemming.

• Controleer nogmaals alle documenten. Zijn ze ondertekend, staan er geen fouten in?

• Kom in contact met iemand van de organisatie en/of de gastfamilie, zodat je precies weet welk adres je eindbestemming is.

• Plan een afscheidsfeestje voor familie en vrienden. In de laatste weken heb je al genoeg te doen, dus is iedereen één voor één gedag zeggen misschien een beetje veel. Plan het feestje niet kort voor je vertrek, dan begin je misschien vermoeid aan je avontuur.

Koffer inpakken voor verblijf in het buitenland: een paar dagen voor vertrek

Een paar dagen voor vertrek kun je eindelijk beginnen met het inpakken van je koffer. Zodat je niets vergeet, maar ook niet teveel meeneemt, hebben we een inpaklijst voor je uitwisseling opgesteld. Zo heb je een goed overzicht en kun je het lijstje ook nog aanpassen op jouw voorkeuren.

Inpaklijst uitwisseling downloaden

Daar blijft het niet bij, want we hebben nog enkele belangrijke tips waar je op moet letten tijdens het inpakken van je koffer voor een uitwisselingsperiode:

• Zoek uit wat de regels zijn wat betreft bagage bij de vliegmaatschappij: hoeveel kilo mag je meenemen? Welke afmetingen mag een stuk bagage hebben? Welke items zijn verboden om mee te nemen? Op die manier vermijd je extra kosten op het vliegveld en hoef je geen dingen weg te gooien op je vertrekdag.

• Let op welk klimaat jouw gastland heeft en in welke seizoenen je daar bent. Als je naar een warm land gaat, kun je je handschoenen en skibroek bijvoorbeeld wel thuislaten. Maar als je de kou opzoekt, is zomerkleding wellicht overbodig.

• Houd rekening met culturele verschillen: in sommige landen zijn er bijvoorbeeld strengere kledingvoorschriften. Meestal wordt een eventueel uniform door de school zelf verzorgt, omdat deze aan bepaalde voorwaarden moet voldoen. Soms kun je je schooluniform tweedehands goedkoper krijgen.

• Neem kleding voor een paar weken mee en probeer niet om je hele kledingkast in je koffer te proppen. Ook in het buitenland kun je kleding wassen en misschien vind je er zelfs wel nieuwe kleding.

• Stop je toilettas niet vol met flessen zeep en shampoo van een halve liter. Kies voor de reisvarianten om ruimte te besparen. De grote flessen kun je eenvoudig kopen bij de drogist in jouw land van bestemming.

• Belangrijke items en documenten: (bijv. ID, vliegtickets, visadocumenten, vaccinatiepaspoort) horen in je handbagage. Die moet je namelijk snel kunnen pakken om aan te tonen dat je bent wie je bent en dat je aan alle voorwaarden voldoet om het land in te mogen. Denk er ook aan om de documenten ook als kopie ergens op te slaan.

• Persoonlijke medicatie moet je laten voorschrijven door een arts en daar een verklaring bij vragen. Op die manier kun je zonder problemen alle medicatie meenemen die je voor je verblijf daar nodig hebt. Het beste is om deze verklaring en uitleg in het Engels te hebben. Dan zit je eigenlijk altijd goed.

Conclusie: Begin op tijd met de voorbereiding op je uitwisseling of exchange

Als je met de voorbereiding van je tijd in het buitenland begint, dan kom je er snel achter dat het een groot verschil is met het plannen van een langere vakantie. Je moet er bijvoorbeeld aan denken dat je daar echt gaat wonen en niet op vakantie bent. Dus moet dat bij alle instanties bekend zijn. Zowel in je thuisland als in je gastland. Ook bij beide scholen, zodat je bij terugkomst geen jaar hoeft in te halen. Uitwisselingsorganisaties kunnen je daar goed bij helpen door de tientallen jaren ervaring die ze hebben. Op die manier loopt de voorbereiding vaak een stuk soepeler.

______________________________________________

Bronnen en overige informatie:

https://www.worldsupporter.org/nl/chapter/59882-12-tips-ter-voorbereiding-voor-studeren-het-buitenland

(geraadpleegd op 06-01-2023)

https://afs.nl/2021/08/26/10-handige-inpaktips-voor-als-je-op-uitwisseling-gaat/

(geraadpleegd op 06-01-2023)

https://internshipabroad.nl/paklijst/

(geraadpleegd op 06-01-2023)

https://www.nuffic.nl/onderwerpen/toelating-en-verblijf/wet-en-regelgeving-voor-internationale-studenten

(geraadpleegd op 06-01-2023)

Bronnen van afbeeldingen:

iStock.com/Shutter2U

iStock.com/mixetto

iStock.com/IPGGutenbergUKLtd

iStock.com/mgstudyo