Uitwisselingsorganisatie: tips sollicitatie & voorwaarden

Op uitwisseling gaan met behulp van een organisatie heeft veel voordelen: vakkundige en ervaren medewerkers staan scholieren en ouders bij met raad en daad en nemen veel formaliteiten en organisatorische stappen voor hun rekening. Denk bijvoorbeeld aan het vinden van een gastfamilie of de juiste school in het buitenland. In dit artikel lees je hoe je een goede organisatie kunt herkennen, welke voorwaarden er zijn om deel te nemen en hoe je een motivatiebrief schrijft.

Aan welke voorwaarden moet ik voldoen voor een uitwisseling?

Een langere tijd in het buitenland wonen is een bijzondere kans om nieuwe culturen te leren kennen, je taalkennis te verbeteren en je persoonlijk te ontwikkelen. Om er zeker van te zijn dat je geschikt bent voor het avontuur, hebben organisaties vaak enkele voorwaarden waar je aan moet voldoen. Let wel op: dit kan per organisatie verschillen. Lees het zelf dus altijd na op de website van de organisatie.

• Minimum leeftijd: vanaf welke leeftijd je op uitwisseling mag, verschilt per organisatie en land. Meestal ligt de minimale leeftijd van een uitwisselingsstudent tussen de 13 en 18 jaar. Als je naar een high school in de Verenigde Staten wil, dan kan dat bijvoorbeeld pas vanaf 15 jaar oud.

• Gemiddelde cijfer: Om mee te mogen doen aan een uitwisseling, hoef je zeker niet alleen maar 10en op je rapport te hebben, maar sommige organisaties kijken wel naar je cijfers. Mochten die niet voldoende zijn, dan zoeken ze vaak naar een andere reden waarom je wel geschikt bent. Bijvoorbeeld je nieuwsgierigheid of leergierigheid.

• Taalvaardigheden: een perfecte beheersing van een vreemde taal is voor een uitwisseling niet nodig, want dat is juist iets waar je stappen in zet tijdens je buitenlandse avontuur. Toch is het handig om een basisniveau aan Engels te hebben of van de gesproken taal in het gastland. Het kan voor een organisatie net die ene reden zijn om je wel uit te kiezen.

• Inreisvoorwaarden: per land zijn er soms nog andere voorwaarden waar je aan moet voldoen. In veel landen is het genoeg als je een ID of een paspoort bij de hand hebt, maar soms moet je ook een visum laten zien. Ook bevelen ze soms bepaalde vaccinaties aan.

Selectiecriteria: hoe vind je de juiste uitwisselingsorganisatie

Terwijl je zoekt naar een passende uitwisselingsorganisatie kom je waarschijnlijk veel verschillende aanbieders tegen. Sommige zijn internationaal actief, andere bieden hun services alleen aan voor mensen uit bepaalde landen. Om de passende organisatie te vinden voor een uitwisseling moet je jezelf eerst onderstaande vragen stellen:

• Hoe lang op uitwisseling: uitwisselingsprogramma’s kunnen in verschillende tijdsvormen worden uitgevoerd. Soms ga je voor een paar weken, maar enkele maanden of zelfs een jaar behoren ook tot de mogelijkheden.

• Leeftijd: vanaf welke leeftijd of klas je op uitwisseling mag, verschilt per uitwisselingsorganisatie. Elke aanbieder heeft verschillende activiteiten en daar horen verschillende leeftijden bij.

• Gewenst land: sommige organisaties hebben een enorm aanbod als het gaat om landen waar je naartoe kunt, maar andere focussen zich slechts op een paar landen en zijn daar in gespecialiseerd.

• Kosten: Afhankelijk van het land en de activiteiten die je daar onderneemt zijn er verschillende prijzen. Neem dat ook mee in je beslissing.

• Financiering: kijk naar mogelijke beurzen waar je voor in aanmerking komt. Grote kans dat de organisatie zelf precies op een rij heeft waar je je voor kunt aanmelden.

• Extra mogelijkheden: soms biedt een organisatie nog meer aan. Denk bijvoorbeeld aan extra opdrachten of het samen optrekken met groepen van andere organisaties? Of kun je zelf kiezen naar welke school je wil in een bepaalde regio?

• Ervaring: de uitwisselingsorganisatie kan terugvallen op tientallen jaren ervaring om jullie goed te adviseren. De medewerkers hebben bijvoorbeeld diepgravende kennis over de culturele verschillen, het schoolsysteem en de dagelijkse bezigheden in het gastland en kunnen je goed ondersteunen en adviseren.

• Transparantie: Tijdens een kennismaking en adviserende gesprekken zijn de medewerkers vriendelijk, kunnen ze je vragen beantwoorden en duwen je ze geen aanmelding bij hun organisatie door de strot. De aanbieder is transparant en biedt alle informatie die je nodig hebt over het verloop van het avontuur, de kosten en de voorwaarden.

• Advies en ondersteuning: Voorafgaand, tijdens en na de uitwisseling worden de deelnemers intensief begeleid. Voorbeelden zijn colleges vooraf, net als workshops, hulp bij formaliteiten zoals verzekeringen en visum. Een goede organisatie biedt ook tijdens je verblijf de nodige hulp en staat de studenten bij tijdens eventuele problemen op locatie.

Om een zo goed mogelijk beeld van een organisatie te krijgen, moet je proberen om verschillende bronnen aan te spreken:

• een overzicht van meerdere aanbieders met veel informatie per programma

• informatiebijeenkomsten van verschillende aanbieders

• persoonlijke gesprekken met uitwisselingsorganisaties

• overkoepelende, onafhankelijke bijeenkomsten met als thema uitwisseling

• onafhankelijke informatie in boeken of in blogs online

• verschillende ervaringen van voormalige uitwisselingsstudenten

Hoewel informatiebijeenkomsten en brochuren een goed overzicht geven over een uitwisseling en de kosten, zijn ervaringen van andere studenten misschien nog wel meer waard. Op die manier hoor je hoe ze het in de praktijk hebben ervaren.

Als je twijfelt tussen enkele aanbieders, ga dan nog eens rustig heel kritisch door je opties heen. Maak een lijstje met plussen en minnen. Neem daarin ook mee welke thema’s je het belangrijkste vindt. Lees ook eerst het contract van elke aanbieder goed door voordat je iets ondertekent.

Sollicitatie uitwisseling: hoe gaat het sollicitatieproces in zijn werk?

Als je een keuze hebt gemaakt voor een uitwisselingsorganisatie, dan is de sollicitatie de volgende stap. We bevelen aan om je zo vroeg mogelijk aan te melden. Let ook op de deadlines die organisaties op hun websites hebben staan. Vaak moet je er vroeg bij zijn om een kans te maken.

Uitwisseling: zo solliciteer je

Wat precies onderdeel moet zijn van een sollicitatie, dat lees je vaak op de website of in de verkregen informatie van de aanbieder. Over het algemeen willen organisaties het volgende van je ontvangen:

• ingevuld aanvraagformulier van uitwisselingsorganisatie

• pasfoto

• beschrijving van jou als persoon

• motivatiebrief

Aan de hand van die zaken wil een uitwisselingsorganisatie bepalen of een sollicitant geschikt is voor een uitwisseling en welke gastfamilie daar het beste bij past. Daarom is het belangrijk dat je eerlijk bent en alle belangrijke feiten benoemt. Zeker als het gaat om bepaalde eetgewoontes, allergieën of chronische ziektes. Dan kan de aanbieder en de eventuele gastfamilie daar rekening mee houden.

• Wie ben je? Stel je kort voor en noem in één zin je naam, leeftijd en je woonplaats. Een uitgebreid overzicht van je schoolloopbaan is nog niet nodig.

• Waarom wil jij op uitwisseling? Beschrijf waarom jij interesse hebt in een uitwisseling en om welke redenen je voor een bepaald land hebt gekozen.

• Welke doelen heb je? Noem de doelen die je met behulp van je uitwisseling wil behalen. Denk aan het verbeteren van een vreemde taal, nieuwe culturen leren kennen, jezelf ontwikkelen etc.

• Wat zijn jouw vaardigheden en talenten? Leg de focus op je positieve eigenschappen, kwaliteiten en vaardigheden. Als je al beschikt over een goede taalkennis of je bent al druk bezig een nieuwe taal te leren, dan kan je dat hier benoemen.

• Waarom heb je voor dit programma gekozen? Vat nog even samen waarom jij de ideale kandidaat bent voor dit uitwisselingsprogramma. Waarom zijn jullie de perfecte match.

Let erop dat jouw motivatiebrief een spannend begin kent en een rode lijn heeft. Los van de feiten is het belangrijk om de aandacht van de lezer te behouden en hem of haar ervan te overtuigen dat jij de juiste persoon bent. Concrete voorbeelden kunnen goed helpen, net als het benoemen van wat je doet in je vrije tijd. Als je bijvoorbeeld een teamsport beoefent, ondersteunt dat de bewering dat je een teamspeler bent. Dat is ook het geval bij scholieren die vrijwilligerswerk doen. Benoem het en laat daarmee zien dat je geeft om andere mensen en mee wil doen in de samenleving.

De motivatiebrief is vaak het belangrijkste deel van je sollicitatie. Het is verstandig om genoeg tijd te nemen om de tekst te schrijven. Op die manier vermijd je slordigheidsfoutjes. Het beste is om iemand anders jouw tekst ook nog even te laten lezen. Zo weet je zeker dat het voor anderen ook een duidelijk verhaal is.

Om te testen welke talen je op welk niveau spreekt, doe je bij sommige organisaties een taaltest. Dit kan tijdens het gesprek gebeuren, maar ook voorafgaand of na afloop. Soms beginnen ze het gesprek bijvoorbeeld in de taal van het gastland.

In het kort: uitwisseling met uitwisselingsorganisatie: laat je droom uitkomen

Een uitwisselingsorganisatie kan scholieren helpen om hun uitwisselingsdroom te verwezenlijken. Om de passende organisatie te vinden, moet je eerst grondig onderzoek doen naar je eigen wensen en wat aanbieders in petto hebben. Neem ook ervaring van anderen en informatie van onafhankelijke organisaties mee in die beslissing. Als je een organistie gevonden hebt, dan is het zaak om een prachtige, overtuigende sollicitatie op de mat te leggen. Wat het afmaakt, is een uitmuntend gesprek met de aanbieder. Dan ben je klaar om te vertrekken.

______________________________________________

Bronnen en overige informatie

https://www.ef.nl/pg/uitwisseling/

(geraadpleegd op 11-01-2023)

https://student.uva.nl/onderwerpen/studeren-in-het-buitenland

(geraadpleegd op 11-01-2023)

https://www.ef.be/nl/erasmus/voorbereiding/

(geraadpleegd op 11-01-2023)

https://www.beaks.nl/studeren-buitenland/

(geraadpleegd op 11-01-2023)

https://www.wetalent.nl/sollicitatiehulp/blog/opbouw-van-een-sollicitatiegesprek-de-basis/

(geraadpleegd op 11-01-2023)

Bronnen van afbeeldingen

iStock.com/monkeybusinessimages

iStock.com/monkeybusinessimages

iStock.com/jacoblund

iStock.com/Prostock-Studio

iStock.com/insta_photos