Examenfeest plannen: de belangrijkste tips voor de organisatie van het eindfeest
Het examenfeest is het grote feest om het einde van je schoolcarrière en het begin van een nieuw hoofdstuk te vieren. Maar voordat het feest kan beginnen, moet eerst het examenfeest worden georganiseerd. Dit is een grote uitdaging voor eindexamenkandidaten, want er komt veel bij kijken. Maar maak je geen zorgen: met een goede planning en een duidelijke taakverdeling kan het eindfeest goed voorbereid worden. We geven je daarom een overzicht van de belangrijkste stappen bij het plannen van het eindfeest en laten je zien waar je op moet letten bij de organisatie.
Examenfeest planning stap 1: feestcommissie samenstellen
De eerste en belangrijkste stap is het opzetten van een speciaal organisatieteam. Het beste is om dit meteen aan het begin van het schooljaar te doen, zodat je genoeg tijd hebt om het eindfeest te plannen.
Idealiter bestaat het team uit verschillende mensen met verschillende sterke punten - van wiskundefanaten voor het budget tot creatieve geesten voor de decoraties. Iedereen moet duidelijke verantwoordelijkheden hebben om stress of misverstanden in een later stadium te voorkomen.
Deze taken moeten zeker worden verdeeld:
Voorzitter: Houdt het overzicht, is betrokken bij alle aspecten van de organisatie, ondertekent contracten.
Penningmeester: Opent een eindexamenrekening, zorgt voor de financiën en budgetten.
Verantwoordelijke voor bepaalde taken: Bijvoorbeeld locatie, eten & drinken, decoraties, crowdfundingcampagnes & het vinden van sponsors, licht & geluid, entertainment, programma, service & dienstverleners, maken & bestellen van drukwerk, etc.
Meerdere personen kunnen een taak samen organiseren. Je kunt als team ideeën verzamelen en met elkaar overleggen. De persoon die verantwoordelijk is voor de hoofdtaak behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat alle opdrachten worden afgevinkt.
Zorg dat een ervaren persoon die je vertrouwt het team komt versterken (bijv. een docent of ouder met ervaring in het organiseren van evenementen). Zij kunnen je waardevolle tips geven en mogelijk contracten ondertekenen als de voorzitter nog geen 18 jaar is.
Examenfeest planning stap 2: kosten & budget vastleggen
Voordat je begint met het plannen van het eindfeest, moet je ongeveer weten welke kosten je kunt verwachten, wat je budget is en hoe je geld kunt inzamelen voor het feest.
Een goed doordacht financieel plan is de basis van een succesvol feest. Je moet rekening houden met deze aspecten en kosten:
Bereken ruwweg alle mogelijke kosten: Locatie, catering, muziek, decoraties, dienstverleners en service, technologie en misschien een speciale verrassing. Denk aan verborgen kosten zoals verzekeringen of licenties en plan een financiële buffer voor onverwachte uitgaven.
Bereken je inkomsten. Dit omvat entreegeld, geld dat is verzameld via verschillende campagnes en bedragen die sponsors je geven.
Stel budgetten vast. Bepaal hoeveel budget er beschikbaar is voor de verschillende gebieden (bijv. eten, entertainment, enz.)
Het kostenplan voor het examenfeest is waarschijnlijk een ruwe schatting in het begin. Na verloop van tijd kun je het concretiseren en vaste inkomsten en uitgaven vastleggen.
Hoeveel kost een examenfeest?
Er is geen algemeen antwoord op deze vraag, omdat het van veel factoren afhangt, zoals de locatie, het aantal gasten en je geplande diensten. Gemiddeld kun je rekenen op een prijs tussen €50 en €100 per persoon.
Examenfeest planning stap 3: datum vastleggen
De datum voor je examenfeest moet indien mogelijk op een vrijdag of zaterdag vallen. De datum staat echter al vaak in de schoolkalender, omdat de schoolleiding deze ruim van tevoren vastlegt. Het is aan te raden om deze datum te nemen, omdat veel leraren deze dag al maanden van tevoren reserveren.
Informeer alle families, leerkrachten en eregasten zo vroeg mogelijk nadat de datum is vastgelegd, zodat ze de datum vrij kunnen houden in hun agenda.
Examenfeest planning stap 4: aantal gasten en uitnodigingen
Om het eindfeest soepel te organiseren en de kosten te bepalen, is het belangrijk om vroegtijdig het aantal gasten te bepalen en uitnodigingen te versturen. Het feest wordt meestal opgedeeld in een officieel gedeelte en een feest.
Het officiële gedeelte, de diploma-uitreiking, wordt bijgewoond door de eindexamenkandidaten en hun familie, leraren en de schoolleiding. Er zijn ook eregasten zoals oud-klasgenoten en sponsors.
Voor het feest kun je vrienden en leerlingen uit de verschillende klassen meenemen.
Examenfeest planning stap 5: locatie zoeken
De locatie is het middelpunt van het eindfeest. Het moet niet alleen groot genoeg zijn voor alle gasten, maar het moet ook passen bij de sfeer van de avond. Je kunt een evenementenlocatie boeken of een grote zaal huren voor het feest.
Een evenementenlocatie heeft meestal al het nodige personeel en podiumapparatuur, maar is daarom vaak duurder. Een grote zaal (bijv. gemeentehuis, sporthallen of schuren) zijn vaak goedkoper om te huren, maar je zult veel zaken zoals entree, garderobe, bardienst, technische apparatuur etc. zelf moeten organiseren.
Belangrijke aandachtspunten bij het kiezen van je feestlocatie zijn:
Is de locatie groot genoeg voor het verwachte aantal gasten?
Is er genoeg ruimte voor een dansvloer, buffet en eventueel een podium?
Is het goed bereikbaar voor alle gasten (parkeerplaatsen, openbaar vervoer)?
Moet technologie (licht, geluid) extern worden ingehuurd of is alles aanwezig?
Past de locatie binnen het budget?
Vergelijk verschillende locaties voor je eindfeest, vraag een offerte aan en weeg af welke optie het beste bij je past.
Examenfeest planning stap 6: geld inzamelen voor het feest
Om de kosten te dekken zijn er verschillende creatieve manieren om geld in te zamelen voor het examenfeest. Een beproefde methode is het verkopen van zelfgebakken cake, wafels of sandwiches op het schoolplein tijdens de pauzes. Met weinig moeite kunnen regelmatige inkomsten worden gegenereerd om het feest te financieren. Vlooienmarkten of sponsorlopen, waarbij supporters doneren per gelopen kilometer, zijn ook populaire activiteiten.
Examenfeest planning stap 7: goedkeuring, belasting & verzekeringen
Vergunningen en wettelijke vereisten mogen niet worden verwaarloosd bij het organiseren van het examenfeest. Je moet bijvoorbeeld een drankvergunning aanvragen bij de openbare orde als er alcohol wordt geschonken. Daarnaast moeten vluchtroutes duidelijk worden aangegeven en toegankelijk zijn in overleg met de brandweer om de veiligheid van alle gasten te garanderen. Een aansprakelijkheidsverzekering voor de organisator is ook essentieel om mogelijke claims te dekken. Vergeet ook niet om rekening te houden met de BumaStemra-vergoedingen voor de muziek om ervoor te zorgen dat je feest juridisch in orde is.
Examenfeest planning stap 8: eten & drankjes organiseren
De catering is de belangrijkste factor voor een geslaagde avond. Beslis al vroeg of je een buffet, een menu of fingerfood wilt aanbieden. Bedenk ook of het eten ter plekke wordt bereid of moet worden bezorgd. Bij het plannen van het eten moet rekening worden gehouden met vegetarische en veganistische opties en eventuele intoleranties en allergieën.
Bij het kiezen van drankjes moet je zowel alcoholvrije als alcoholische opties aanbieden. Controleer of je dranken in consignatie kunt kopen. Zo kun je de overgebleven drankjes inleveren en betaal je alleen voor wat daadwerkelijk geconsumeerd is.
Zorg ervoor dat het cateringteam ervaring heeft met grote evenementen zodat de avond soepel verloopt.
Examenfeest planning stap 9: muziek & entertainment
De muziek speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de sfeer op het examenfeest. Je kunt kiezen voor een DJ of een live band - of combineer de twee. Het is belangrijk dat de afspeellijst voor elk wat wils bevat: van klassiekers tot hits uit de huidige hitlijsten. Voor speciale momenten zoals de openingsdans of huldiging moeten van tevoren geschikte nummers worden uitgekozen. Bespreek ook van tevoren of de benodigde geluids- en lichtapparatuur beschikbaar is voor de band of DJ.
Naast de muziek moet je ook nadenken over andere entertainmentopties, zoals
Een fotobox waar gasten leuke herinneringsfoto's kunnen maken.
Tip: Je kunt dit ook zelf maken met een goede camera en een zelfontspanner en zo geld besparen.Spelletjes, activiteiten of kleine shows tijdens de overgangsfasen
Misschien een speciale verrassing zoals vuurwerk of een lichtshow om de avond onvergetelijk te maken.
Examenfeest planning stap 10: fotograaf inhuren
Het eindfeest is een uniek moment - en dat moet je vastleggen! Een professionele fotograaf zorgt ervoor dat je je de avond jaren later nog kunt herinneren. Wanneer je het eindfeest plant, moet je van tevoren fototijden instellen zodat iedereen de kans krijgt voor een foto en overwegen of je groepsfoto's wilt maken.
Examenfeest planning stap 11: decoratie & vastleggen eindexamenthema
De decoraties beïnvloeden de sfeer van je feest. Veel eindexamenklassen kiezen een thema dat start tijdens de laatste schooldagen en eindigt met het examenfeest. Het thema is te zien in bijvoorbeeld de uitnodiging en de versieringen.
Betrek de hele eindexamenjaargang bij het kiezen van een thema om er een te vinden waarmee de meerderheid van de leerlingen zich kan identificeren.
Het thema zal je helpen om de versieringen, muziek en misschien zelfs de dresscode te bepalen. Je kunt kiezen voor elegante, glamoureuze decoraties of het eenvoudig en modern houden - afhankelijk van je smaak en budget.
Verhuurbedrijven bieden vaak een breed scala aan decoratieve artikelen, van sprookjesverlichting tot tafeldecoratie, die je tegen een redelijke prijs kunt huren. Je kunt ook veel decoratieve artikelen zelf ontwerpen en zo geld besparen.
Examenfeest planning stap 12: personeel boeken
Om ervoor te zorgen dat je eindfeest soepel verloopt, is het belangrijk om voldoende personeel te organiseren. Denk hierbij aan barmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het serveren van drankjes. Daarnaast personeel voor de garderobe, kassa, kaartverkoop, op- en afbouw en eindschoonmaak. Er moet ook beveiliging worden ingepland om de veiligheid tijdens het evenement te garanderen. Of je professioneel personeel inhuurt of vrijwilligers vindt, hangt af van het budget, maar in elk geval is een goede coördinatie belangrijk om een ontspannen avond te garanderen.
Examenfeest planning stap 13: ontwerpen en bestellen van drukwerk
Al het drukwerk dat nodig is voor het eindfeest moet ruim van tevoren worden gepland en ontworpen. Naast toegangskaartjes, die eventueel voorzien kunnen worden van sponsorlogo's om de kosten te herfinancieren, zijn programmaboekjes, naamkaartjes, drankjes en menukaarten ook belangrijke materialen. Posters en flyers zijn nuttig om de kaartverkoop te stimuleren en reclame te maken voor het feest. Informatie voor de gasten met de weg naar de garderobe of het toilet mogen ook niet worden vergeten. Het is een goed idee om je leraren en leraressen gepersonaliseerde cadeaus met het eindexamenthema te geven, zoals champagneflessen met individuele etiketten.
Zodra de locatie en datum definitief zijn, kunnen de uitnodigingen worden verstuurd. Zorg ervoor dat alle afgestudeerden en hun ouders, het onderwijzend personeel, de schoolleiding en de eregasten een uitnodiging ontvangen. Zorg ervoor dat de uitnodigingen duidelijk de dresscode, de locatie en het programma van het evenement vermelden.
Examenfeest planning stap 14: draaiboek maken
Het verwelkomen van de gasten, speeches en eerbetonen zijn typische elementen voor een diploma-uitreiking en een examenfeest. Deze moeten goed in het programma worden ingepland. Praat met de schoolleiding om erachter te komen wie er een toespraak zal houden en of er nog andere tradities zijn die je in je programma moet opnemen.
De tafelschikking is ook een belangrijk punt als je voor het feest begint nog een diner wilt organiseren: wie zit er met wie aan tafel?
Examenfeest planning stap 15: locatie voorbereiden
In de dagen voorafgaand aan het eindfeest kun je met de voorbereidingen beginnen: de versieringen moeten worden opgehangen, de catering voorbereid en de techniek gecontroleerd. Het beste is om een schema op te stellen waarin precies staat wie welke taken op zich neemt en wanneer. Zo loopt alles op rolletjes en kunnen jullie genieten van de avond.
Je kunt dit schema voor de planning van het eindfeest naar wens variëren en er je eigen ideeën in verwerken. Het enige belangrijke is om op tijd te beginnen en de locatie zo vroeg mogelijk te boeken.
Naast het organiseren van het feest is het natuurlijk ook belangrijk om je eigen outfit aan te schaffen. Het eindfeest is tenslotte een kans om te schitteren en een geweldige outfit te dragen. Om je te helpen de avond af te ronden met een geschikte outfit, kun je hier inspiratie en tips vinden:
Eindexamen outfit voor meiden: tips en inspiratie voor een stralende look
Van klassieke jurken tot moderne jumpsuits - hier vinden studenten inspiratie en tips voor de perfecte outfit die perfect bij hen past. Of je nu de voorkeur geeft aan een romantische look of een trendy stijl, wij laten je zien hoe je je elegant en individueel kunt kleden voor de diploma-uitreiking en het eindfeest. Laat je inspireren door verschillende kleuren, stoffen en pasvormen en vind de outfit waarin jij je helemaal op je gemak voelt op je grote dag!
Eindexamen outfit voor jongens: tips en inspiratie voor een stralende look
Jongens kunnen niet verkeerd gaan met een klassiek pak voor het eindfeest. We laten je zien welke pakken en accessoires geschikt zijn. Als je echter op zoek bent naar een moderner alternatief, vind je in dit artikel ook enkele suggesties. Laat je inspireren en vind de perfecte outfit die niet alleen chic maar ook comfortabel is, zodat je optimaal kunt genieten van je grote entree!
Diploma-uitreiking: outfits voor familie en vrienden
Wat moeten ouders, grootouders en vrienden dragen naar een diploma-uitreiking? Om gepast en stijlvol gekleed te gaan, geven we dresscode tips en veel verschillende outfit-ideeën die jong en oud zeker zullen aanspreken. Feestelijke jurken en stijlvolle pakken - we laten je zien hoe je als gast kunt schitteren zonder de show te stelen van de geslaagden.
Eindexamen cadeau: inspiratie & DIY-instructies
Het behalen van het eindexamendiploma is een belangrijke mijlpaal in het leven van een tiener. Ouders en familieleden maken graag van deze gelegenheid gebruik om de eindexamenkandidaat een klein cadeautje te geven. Hier laten we je ideeën zien voor creatieve, zelfgemaakte cadeaus die je in een handomdraai kunt maken
______________________________________________
Bronnen en meer informatie:
https://themafeestexpert.nl/examenfeest-organiseren-tips-ideeen/
(geraadpleegd op 05.11.2024)
https://www.scriptium.nl/examenfeest/
(geraadpleegd op 05.11.2024)
Bronnen van afbeeldingen in chronologische volgorde:
Omslagfoto: iStock.com/kali9
Foto 1 in de tekst: Prostock-studio – stock.adobe.com
Foto 2 in de tekst: loki_ast – stock.adobe.com
Foto 3 in de tekst: iStock.com/PeopleImages
Foto 4 in de tekst: iStock.com/ASphotowed
Foto 5 in de tekst: WavebreakMediaMicro – stock.adobe.com
Foto 6 in de tekst: C&A
