Organizzare un matrimonio con l’aiuto delle checklist

Per prima cosa, congratulazioni per il fidanzamento! Probabilmente stai già fantasticando da tempo su come sarà il giorno del tuo matrimonio - ma come organizzare un matrimonio se non hai alcuna esperienza? La nostra guida raccoglie spunti, consigli e informazioni dettagliate che ti aiuteranno a tenere sotto controllo tutte le fasi dei preparativi di matrimonio. La checklist da scaricare, nel comodo formato PDF, ti permetterà di pianificare in modo chiaro e strutturato i mille aspetti legati a questo evento unico e irripetibile.

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Preparativi per il matrimonio: 9 – 12 mesi prima

Per organizzare il giorno più importante della tua vita, dovresti iniziare con un anticipo di almeno 12 mesi, per evitare le corse dell’ultimo momento e fare tutto con la dovuta calma. Ecco quali sono i preparativi di matrimonio necessari a circa un anno dalle nozze:

Organizzare un matrimonio: fissare la data

Per prima cosa tu e il tuo partner dovreste fissare la data: pensavate ad una data significativa per la vostra storia, come il giorno in cui vi siete conosciuti, o magari vorreste sposarvi in estate, in un giorno caldo? Nella scelta della data ricordate di prendere in considerazione i giorni di festa e i classici periodi di vacanza. Discutetene con i parenti più cari e gli amici che proprio non possono mancare, ed assicuratevi che non abbiano già impegni per la data che avevate in mente.

Se tu e il tuo partner avete trovato un accordo sulla data, potete avviare le pratiche per la richiesta delle pubblicazioni in comune. Tuttavia, la registrazione effettiva presso il registro dell'anagrafe è possibile solo 6 mesi prima della data.

La prossima decisione da prendere riguarda il tipo di matrimonio: civile o religioso. In Italia solo il matrimonio civile ha valore legale. Ma in base ad un concordato di inizio Novecento tra Stato e Chiesa, anche i matrimoni religiosi che prevedono la trascrizione nei registri dello Stato, vengono riconosciuti come matrimoni a tutti gli effetti, al pari di quelli civili. Per avere maggiori informazioni sulle differenze tra i due tipi di matrimoni, potete consultare il nostro articolo: Matrimonio – Tutti gli aspetti legali

Mandare i biglietti Save-the-Date

Se la data è confermata, è ora di iniziare a spedire dei biglietti save-the-date ai vostri invitati, così che si ricordino di tenersi liberi per quel giorno e non prendano altri impegni. Scrivi una lista preliminare degli invitati per tenere traccia e prepara un numero sufficiente di biglietti.

Avere un’agenda su cui annotare appuntamenti, compiti, ecc.

Per avere sempre a portata di mano tutti i documenti del matrimonio, tu e il tuo partner dovreste organizzare un raccoglitore ad hoc, con un’agenda su cui annotare i vari appuntamenti. Qui potete raccogliere richieste, prenotazioni, conferme e contratti, così come le fatture e gli appuntamenti presi. Definite una strategia precisa e dividetevi i compiti, in modo che sia chiaro chi deve fare cosa. Nella vostra cartella "Matrimonio" potete anche riportare i compiti che avete assegnato ai testimoni e ad altri membri della famiglia.

Pianificare il budget di matrimonio

Per evitare spiacevoli sorprese, pianifica in anticipo il budget che tu e il tuo futuro marito o la tua futura moglie siete disposti a spendere per la festa. I costi di un matrimonio lievitano facilmente e dipendono dai desideri della coppia di sposi. Per tenere sempre sotto controllo la parte finanziaria dell'evento, valutate le spese delle singole voci già durante la fase di pianificazione. Per capire come calcolare in modo corretto le spese, e per ridurre un po' i costi, consulta il nostro articolo: Come pianificare il budget del matrimonio.

Trovare la giusta location di matrimonio

Una volta trovato un accordo su tipo e dimensioni del matrimonio, puoi iniziare a valutare quale location scegliere. A prescindere dai gusti, la prima domanda da porsi è: quanti invitati ci saranno al matrimonio? Stila una lista provvisoria degli ospiti, in modo da avere una panoramica. A seconda del numero di inviati, varierà anche la dimensione del posto da scegliere.

Se tu e il tuo partner vi siete decisi per una location particolarmente gettonata, affrettatevi a comunicare la data scelta per il grande giorno e prenotate il prima possibile. Le più richieste sono castelli e fortezze e proprio perché si tratta di luoghi così amati, sono spesso già al completo per uno o più anni. Se un posto ha un significato particolare per voi, procedete al contrario e adattate la data del matrimonio alle disponibilità della struttura.

Congedo matrimoniale e eventuali ferie aggiuntive

Comunica subito al tuo datore di lavoro la data del matrimonio e discuti con lui sulla possibilità di prendere alcuni giorni di vacanza prima delle nozze. Ricorda anche che in Italia viene riconosciuto il cosiddetto congedo matrimoniale, che vi dà diritto a 15 giorni di vacanza dopo la celebrazione delle nozze. Anche in questo caso, avvisa per tempo il datore di lavoro, in modo che possa trovare da subito una soluzione per la tua assenza.

Pianifica la luna di miele

Se vuoi approfittare di sconti e occasioni, pianifica in anticipo il periodo, la meta e la durata del viaggio di nozze. Non dimenticare di far rientrare anche la luna di miele nel budget complessivo per il matrimonio. Quando tu e il tuo partner prenotate il viaggio, informatevi sui documenti, passaporto o visto, e le eventuali vaccinazioni necessarie per la vostra destinazione.

Visita personalmente le location che ti interessano

Una volta che la scelta della location si è ridotta ad un numero ristretto di alternative, fissa una visita e poi prenota quella che ha convinto di più te e il tuo partner. Questa sarà anche l’occasione per capire come sfruttare al meglio le varie stanze a disposizione. Fatevi consigliare su quale sia il modo migliore di dividere gli spazi: tavoli e sedie, lo spazio per il buffet o il catering, il tavolo dei regali, l'area gioco per i bambini, il bar, la pista da ballo e molto altro ancora.

Valuta le diverse proposte per i servizi

Valuta insieme al tuo partner le offerte di diversi fornitori, mettetevi d'accordo su quello che desiderate e poi concludete la prenotazione:

• Catering: Scegliere il menu del pranzo o del buffet, prendere in considerazione allergie e desideri specifici degli ospiti, programmare delle degustazioni

• Fotografo: Un breve servizio fotografico dopo la cerimonia o un fotografo presente tutto il giorno (dalla preparazione fino al party finale)

• Fiori: Le decorazioni floreali per la chiesa o il comune, cesti con i petali da spargere all’entrata della sposa, decorazioni per l'auto, il bouquet della sposa e quello per il tradizionale lancio, decorazioni floreali per la location e per i tavoli

• Musica: DJ/musicisti/band o cantanti, scegliere insieme l'accompagnamento musicale

• Pasticceria: Desideri e aspettative per la torta nuziale, programmare una degustazione

• Styling della sposa: vestito da sposa, appuntamento per l'acconciatura di prova e il trucco di prova, oltre agli appuntamenti finali per il giorno del matrimonio.

• Mezzi di trasporto: Pianificare i trasporti per gli invitati, dal comune alla location, il rientro a casa, il mezzo di trasporto per la coppia di sposi (un’auto antica, una carrozza e molto altro)

• Alloggio: Alloggi per gli invitati, effettuare le prenotazioni, organizzare l'alloggio per la coppia di sposi

• Altro: A seconda dei vostri desideri: spettacoli con artisti, fuochi d'artificio, giochi gonfiabili ecc.

Prenotare il veicolo per il matrimonio

La scelta del veicolo giusto per il matrimonio è un dettaglio importante per molti. Che si tratti di un'elegante limousine, di una nostalgica auto d'epoca o di una romantica carrozza, il veicolo deve riflettere lo stile del matrimonio e completare perfettamente il momento. Scopri le diverse opzioni e prenota per tempo il tuo veicolo di nozze.

Vestito da sposa e abito da sposo

Last but not least: l'outfit per il matrimonio. Per molte donne la scelta dell'abito da sposa è la parte più emozionante e importante di tutta l'organizzazione delle nozze.

• Per scoprire gli aspetti a cui prestare attenzione durante l'acquisto del vestito, consultate il nostro articolo "L'abito da sposa perfetto".

• Per avere informazioni e consigli sull’abito da sposo, leggi invece il nostro articolo “L’abito perfetto per lo sposo”.

Metti in conto anche un po’ di tempo per eventuali modifiche e adeguamenti. Ti serviranno anche degli accessori adatti e in linea con l'abito e, prima di tutto, delle scarpe comode.

Fissa un appuntamento presso l'ufficio anagrafe

A sei mesi dalla data stabilita, potete presentare in comune la richiesta per le pubblicazioni di matrimonio. Qui si tratta soprattutto di reperire e consegnare una serie di documenti indispensabili per lo svolgimento della pratica, sia che si tratti di un matrimonio civile che di uno religioso. Potete sfruttare il momento per accordarvi sul discorso che vorreste venisse letto e per un eventuale accompagnamento musicale. Nel caso di matrimonio religioso, ci saranno più aspetti da concordare con il parroco: canzoni, letture, preghiere e accompagnamento musicale durante la messa. Per il matrimonio in chiesa viene di solito richiesta la partecipazione al cosiddetto "corso prematrimoniale".

Scegliere le fedi nuziali

Le fedi nuziali sono disponibili in diversi design e materiali, con pietre preziose, incisioni e molto altro. Insieme al tuo futuro marito o futura moglie prenditi del tempo per guardare i diversi modelli e scegliere quello più adatto al vostro stile. Se il budget del matrimonio non consente di inserire diamanti nella fede per il momento, potete farli inserire in un secondo momento. È anche possibile incidere gli anelli in un secondo momento.

Il trend del momento è quello di fondere personalmente i propri anelli, ovviamente presso un negozio di oreficeria. Esistono diversi corsi che permettono agli sposi di creare il proprio anello sotto la guida di un professionista del settore. Oltre al tocco personale che si ottiene con un anello fai da te, si tratta di un’attività da condividere insieme e che vi permetterà di risparmiare un po’ di soldi.

Preparare una lista nozze

Se tu e il tuo partner avete dei desideri particolari per i regali di nozze, dovreste comunicarli ai vostri invitati. Per evitare doppioni o regali indesiderati, potreste optare per la classica lista nozze, online o presso un negozio locale. In questo modo i vostri invitati potranno trovare il regalo che preferiscono tra i tanti che avete indicato, in base ai propri gusti e alle proprie tasche.

Qualche piccolo suggerimento per l'acquisto dei regali può essere inserito anche nel biglietto di invito al matrimonio.

Pensare e creare le decorazioni di matrimonio

Le decorazioni per il matrimonio dipendono dal tema e dai colori che tu e il tuo partner avete scelto. La scelta degli elementi che decoreranno la cerimonia è nelle vostre mani e deve rispecchiare i vostri gusti personali. Online potete trovare un'infinità di idee per le decorazioni - dai fiori fino ai menu, dai regali alle bomboniere per ringraziare gli invitati.

Ricordate solo che se volete stampare prodotti e accessori, come i segnaposti con i nomi degli invitati, i menu o il programma della giornata, dovrete calcolare i tempi per la stampa e la consegna. Per evitare refusi, fate rileggere e correggere i testi ad una seconda persona. Il registro degli invitati, invece, può essere acquistato o realizzato a mano. Come sempre, attenetevi ai colori scelti per l'intera cerimonia. In alternativa potete incaricare qualcuno che si occupi di registrare la presenza dei vostri cari in questo giorno speciale.

Organizzare la suddivisione dei tavoli

Alcuni mesi prima delle nozze, e grazie alla lista aggiornata degli invitati, si può iniziare ad organizzare la suddivisione dei tavoli. Dovrai per prima cosa pensare a come disporre i tavoli nella sala e decidere un posto per ogni invitato.

Ricorda sempre che la coppia di sposi deve sedere nel mezzo della sala, così che tutti gli invitati possano vederla, indipendentemente dal tavolo a cui siedono. La disposizione dei tavoli dipende dal numero degli invitati. Per questo aspetto potete farvi consigliare dal proprietario della location, che conosce bene la sua struttura e ha già avuto esperienze con altri matrimoni.

La disposizione dei posti a sedere, invece, dovrebbe essere discussa con l'aiuto delle persone a te care. In questo modo potrai assicurarti che amici e parenti siedano insieme e che ogni invitato abbia qualcuno con cui parlare.

Definire gli ultimi dettagli

Per definire gli ultimi dettagli con i vari fornitori, dovresti pianificare un incontro 3 mesi prima del matrimonio. In questa fase hai già ricevuto le conferme di partecipazione e hai sufficienti informazioni per pianificare pranzo e alloggio. Ovviamente bisogna sempre tenere conto degli ospiti che annullano la propria partecipazione poco prima della data. Qui si tratta però di aspetti non prevedibili, che potranno essere comunicati al fornitore solo all'ultimo momento.

Durante gli incontri con i vari fornitori dovresti avere il programma della giornata a portata di mano, con l'orario della cerimonia, quello di inizio del ricevimento e del servizio fotografico, il momento di arrivo alla location e tutte le fasi principali del matrimonio. Potresti, per esempio, annotare quando il DJ inizierà a montare la sua attrezzatura o quando avverrà la consegna da parte del catering.

Preparativi matrimonio – 2 mesi prima

Il più grosso è già stato pianificato, ora restano da definire solo piccoli dettagli e alcuni punti organizzativi nella to do list di matrimonio:

• Prova di nuovo il tuo abito da sposa o da sposo. Se dovessero essere necessari delle piccole modifiche, ora sei ancora in tempo.

• La sposa dovrebbe fissare un appuntamento per una prova di trucco e styling.

• Se ti occupi tu stesso/a delle decorazioni per il matrimonio, puoi iniziare a prepararle in questo momento.

La maggior parte dei preparativi del matrimonio sono stati programmati e organizzati con largo anticipo. Ora non resta che controllare le checklist e iniziare a spuntare tutto quello che è già stato fatto.

Preparativi matrimonio – 2 settimane prima

Il tuo grande giorno si avvicina sempre di più e l'eccitazione cresce. Ora non c'è più molto da fare:

• Informati sui vari percorsi per raggiungere il comune, la chiesa e la location della festa. Ci sono lavori in corso o strade chiuse? Avvisa gli invitati in caso di deviazioni e inviate eventuali indicazioni per percorsi alternativi.

• Cerca di rilassarti e ritaglia un giorno tutto per te o insieme al tuo partner.

Conclusioni: organizzare il matrimonio senza stress con pratiche checklist

La pianificazione di un matrimonio comporta molto lavoro e impegno. Chi non vuole rivolgersi ad una wedding-planner, ha bisogno di una strategia chiara da seguire per pianificare a dovere i mille aspetti di questo evento irripetibile. Per non perdere mai il pieno controllo sull'organizzazione, aiutati con delle checklist. In queste liste si può spuntare, di volta in volta, le cose già fatte e annotare qualche promemoria su quello che deve ancora essere preparato. Con la giusta organizzazione di matrimonio, potrai vivere al meglio il tuo grande giorno!

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Riferimenti bibliografici e approfondimenti

https://www.laleggepertutti.it/189345_matrimonio-solo-rito-religioso-e-possibile

(consultato in data 23.08.2023)

https://www.matrimonio.com/articoli/7-cose-da-sapere-prima-di-iniziare-a-organizzare-le-vostre-nozze--c6668

(consultato in data 23.08.2023)

Fonti delle immagini in ordine cronologico nel testo

Immagine di copertina: C&A

1. immagine nel testo: C&A

2. immagine nel testo: iStock.com/Halfpoint

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