Organizzare un matrimonio con l'aiuto delle checklist
Per prima cosa, congratulazioni per il fidanzamento! Probabilmente state già fantasticando da tempo su come sarà il giorno del vostro matrimonio - ma da dove iniziare con l'organizzazione? La nostra rubrica raccoglie spunti, consigli e informazioni dettagliate che vi aiuteranno a tenere sotto controllo tutte le fasi dei preparativi. Le checklist da scaricare, nel comodo formato PDF, vi permetteranno di pianificare in modo chiaro e strutturato i mille aspetti legati a questo evento unico e irripetibile.
Le checklist, con lo spazio per annotazioni e appunti, vi permettono di essere sempre informati su come procedono i preparativi, sullo status attuale e le cose che restano da fare.
Per prima cosa, congratulazioni per il fidanzamento! Probabilmente state già fantasticando da tempo su come sarà il giorno del vostro matrimonio - ma da dove iniziare con l'organizzazione? La nostra rubrica raccoglie spunti, consigli e informazioni dettagliate che vi aiuteranno a tenere sotto controllo tutte le fasi dei preparativi. Le checklist da scaricare, nel comodo formato PDF, vi permetteranno di pianificare in modo chiaro e strutturato i mille aspetti legati a questo evento unico e irripetibile.
Le checklist, con lo spazio per annotazioni e appunti, vi permettono di essere sempre informati su come procedono i preparativi, sullo status attuale e le cose che restano da fare.
Pianificare un matrimonio – 9/12 mesi prima
Per organizzare il giorno più importante della vostra vita, dovreste iniziare con un anticipo di almeno 12 mesi, per evitare le corse dell’ultimo momento e fare tutto con la dovuta calma. Per prima cosa dovreste fissare la data: pensavate ad una data significativa per la vostra storia, come il giorno in cui vi siete conosciuti, o magari vorreste sposarvi in estate, in un giorno caldo? Nella scelta della data ricordate di prendere in considerazione i giorni di festa e i classici periodi di vacanza. Discutetene con i parenti più cari e gli amici che proprio non possono mancare, ed assicuratevi che non abbiano già impegni per la data che avevate in mente.
Se avete trovato un accordo sulla data, potete avviare le pratiche per la richiesta delle pubblicazioni in comune. Una volta effettuato il consenso, il matrimonio deve essere celebrato entro 6 mesi. Se la data è confermata, dovreste iniziare a spedire dei biglietti save-the-date ai vostri invitati, così che si ricordino di tenersi liberi per quel giorno e non prendano altri impegni.
La prossima decisione da prendere riguarda il tipo di matrimonio: civile o religioso. In Italia solo il matrimonio civile ha valore legale. Ma in base ad un concordato di inizio Novecento tra Stato e Chiesa, anche i matrimoni religiosi che prevedono la trascrizione nei registri dello Stato, vengono riconosciuti come matrimoni a tutti gli effetti, al pari di quelli civili.[1] Per avere maggiori informazioni sulle differenze tra i due tipi di matrimoni, potete consultare il nostro articolo: Matrimonio – Tutti gli aspetti legali
Ora è il momento di scegliere uno stile e pensare all’atmosfera che volete ricreare. Semplice e per una cerchia ristretta di amici e parenti, o in grande stile e all'insegna dello sfarzo – questa decisione tocca a voi e dipende dai vostri gusti personali. Anche il tipo di festa e il numero degli invitati andrebbero stabiliti in questa fase preliminare. Prima delle nozze potete anche organizzare una festa di fidanzamento, mentre per quanto riguarda la notte di addio al nubilato e celibato, non dovete preoccuparvi di nulla: la tradizione vuole che questo compito spetti ai testimoni. Anche qui gusti e preferenze personali non si discutono, l’importante è che la festa abbia luogo pochi giorni prima delle nozze. È un'antica tradizione ed è considerata un auspicio di buona fortuna. Per questa serata non occorrono inviti: un giro di email o SMS sarà più che sufficiente.
Una volta trovato un accordo su tipo e dimensioni del matrimonio, potete iniziare a valutare i vostri desideri in termini di location. A prescindere dai gusti, la prima domanda da porsi è: quanti invitati ci saranno al matrimonio? Stilate una lista provvisoria degli ospiti, in modo da avere una visione di insieme. A seconda del numero di inviati, varierà anche la dimensione del posto da scegliere.
Se vi siete decisi per una location particolarmente gettonata, affrettatevi a comunicare la data scelta per il grande giorno e prenotate il prima possibile. Le più richieste sono castelli e fortezze e proprio perché si tratta di luoghi così amati, sono spesso già al completo per uno o più anni. Se un posto ha un significato particolare per voi, procedete al contrario e adattate la data del matrimonio alle disponibilità della struttura.
Il numero degli invitati non è, ovviamente, l’unico aspetto da prendere in considerazione. Nella sala dovrete avere abbastanza spazio per il tavolo dei regali, l'area gioco dei bambini o per l’allestimento del buffet. Va considerato anche lo spazio per la pista da ballo. Qui vale la regola: bisogna calcolare un metro quadrato di spazio libero per ogni invitato. A questo calcolo, aggiungete anche uno spazio per il buffet, i regali o altre esigenze particolari. Nella scelta della location, pesano anche le alternative offerte in caso di mal tempo.
Per evitare spiacevoli sorprese dopo il matrimonio, pianificate in anticipo il budget che siete disposti a spendere per la festa. I costi di un matrimonio lievitano facilmente e dipendono dai desideri della coppia di sposi. Per tenere sempre sotto controllo la parte finanziaria dell'evento, valutate le spese delle singole voci già durante la fase di pianificazione. Per capire come calcolare in modo corretto le spese, e per ridurre un po' i costi, consultate il nostro articolo: Come pianificare il budget del matrimonio.
Il matrimonio più lungo della storia è durato 91 anni ed è stato quello di una coppia di americani.
Per avere sempre a portata di mano tutti i documenti del matrimonio, dovreste organizzare un raccoglitore ad hoc, con un calendario su cui annotare i vari appuntamenti. Qui potete raccogliere richieste, prenotazioni, conferme e contratti, così come le fatture e gli appuntamenti presi. Definite una strategia precisa e dividetevi i compiti, in modo che sia chiaro chi deve fare cosa. Nella vostra cartella "Matrimonio" potete anche riportare i compiti che avete assegnato ai testimoni e ad altri membri della famiglia.
Pianificare un matrimonio - 7/9 mesi prima
Le prime settimane dopo il consenso in comune servono, per lo più, a capire quali sono le vostre aspettative e i vostri desideri per il grande giorno. Ora bisogna però passare ad una fase più operativa. Qui diventerà indispensabile stilare una lista delle cose da fare per il matrimonio.
Comunicate subito al vostro datore di lavoro la data del matrimonio e discutete con lui sulla possibilità di prendere alcuni giorni di vacanza prima delle nozze. Ricordate anche che in Italia viene riconosciuto il cosiddetto congedo matrimoniale, che vi dà diritto a 15 giorni di vacanza dopo la celebrazione delle nozze.[2]Anche in questo caso, avvisate per tempo il datore di lavoro, in modo che possa trovare da subito una soluzione per la vostra assenza.
Se volete approfittare di sconti e occasioni, pianificate in anticipo il periodo, la meta e la durata del viaggio di nozze. Non dimenticate di far rientrare anche la luna di miele nel budget complessivo. Quando prenotate il viaggio, informatevi sui documenti, passaporto o visto, e le eventuali vaccinazioni necessarie per la vostra destinazione.
Una volta che la scelta della location si è ridotta ad un numero ristretto di alternative, fissate una visita e poi prenotate quella che vi ha convinto di più. Questa sarà anche l’occasione per capire come sfruttare al meglio le varie stanze a disposizione. Affidatevi all'esperienza del proprietario e fatevi consigliare su quale sia il modo migliore di dividere gli spazi: tavoli e sedie, lo spazio per il buffet o il catering, il tavolo dei regali, l'area gioco per i bambini, il bar, la pista da ballo e molto altro ancora.
Valutate le offerte di diversi fornitori, mettetevi d'accordo su quello che desiderate e poi concludete la prenotazione.
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Catering : Scegliere il menu del pranzo o del buffet, prendere in considerazione allergie e desideri specifici degli ospiti, programmare delle degustazioni
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Fotografo: Un breve servizio fotografico dopo la cerimonia o un fotografo presente tutto il giorno (dalla preparazione fino al party finale)
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Fiori: Le decorazioni floreali per la chiesa o il comune, cesti con i petali da spargere all’entrata della sposa, decorazioni per l'auto, il bouquet della sposa e quello per il tradizionale lancio, decorazioni floreali per la location e per i tavoli
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Musica: DJ/musicisti/band o cantanti, scegliere insieme l'accompagnamento musicale
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Pasticceria: Desideri e aspettative per la torta nuziale, programmare una degustazione
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Mezzi di trasporto: Pianificare i trasporti per gli invitati, dal comune alla location, il rientro a casa, il mezzo di trasporto per la coppia di sposi (un’auto antica, una carrozza e molto altro)
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Alloggio: Alloggi per gli invitati, effettuare le prenotazioni, organizzare l'alloggio per la coppia di sposi
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Altro: A seconda dei vostri desideri: spettacoli con artisti, fuochi d'artificio, giochi gonfiabili ecc.
Last but not least: l'outfit per il matrimonio. Per molte donne la scelta dell'abito da sposa è la parte più emozionante e importante di tutta l'organizzazione delle nozze. Per scoprire gli aspetti a cui prestare attenzione durante l'acquisto del vestito, consultate il nostro articolo "L'abito da sposa – Il modello più adatto al tuo fisico". Qui trovate anche le informazioni necessarie per la scelta dell'abito del partner. Mettete in conto anche un po’ di tempo per eventuali modifiche e adeguamenti. Vi serviranno anche degli accessori adatti e in linea con l'abito e, prima di tutto, delle scarpe comode.
Pianificare un matrimonio – 3/6 mesi prima
A sei mesi dalla data stabilita, potete presentare in comune la richiesta per le pubblicazioni di matrimonio. Qui si tratta soprattutto di reperire e consegnare una serie di documenti indispensabili per lo svolgimento della pratica, sia che si tratti di un matrimonio civile che di uno religioso. Potete sfruttare il momento per accordarvi sul discorso che vorreste venisse letto e per un eventuale accompagnamento musicale. Nel caso di matrimonio religioso, ci saranno più aspetti da concordare con il parroco: canzoni, letture, preghiere e accompagnamento musicale durante la messa. Per il matrimonio in chiesa viene di solito richiesta la partecipazione al cosiddetto "corso prematrimoniale".
Le fedi possono essere realizzate in diversi design e materiali - sarà il vostro gusto personale a farvi propendere per uno stile piuttosto che per un altro. Per valutare la grande varietà di modelli presenti sul mercato, potete navigare in Internet e curiosare tra i tanti siti dedicati alla gioielleria, che ormai offrono configurazioni estremamente realistiche. Oppure potete rivolgervi a un gioielliere locale, provare e toccare con mano quali sono i modelli che si addicono di più al vostro stile. Se il vostro budget è ridotto e non potete permettervi un anello tempestato di diamanti, accontentatevi di un modello base e impreziositelo in un secondo momento, per esempio per celebrare un anniversario di nozze. Anche l'incisione può essere rimandata e aggiunta quando avrete maggiori disponibilità economiche.
Il trend del momento è quello di fondere personalmente il proprio anello, ovviamente presso un negozio di oreficeria. Esistono diversi corsi che permettono agli sposi di creare il proprio anello sotto la guida di un professionista del settore. Oltre al tocco personale che si ottiene con un anello fai da te, si tratta di un’attività da condividere insieme e che vi permetterà di risparmiare un po’ di soldi.
Se avete dei desideri particolari per i regali di nozze, dovreste comunicarli ai vostri invitati. Per evitare doppioni o regali indesiderati, potreste optare per la classica lista nozze, online o presso un negozio locale. In questo modo i vostri invitati potranno trovare il regalo che preferiscono tra i tanti che avete indicato, in base ai propri gusti e alle proprie tasche. Qualche piccolo suggerimento per l'acquisto dei regali può essere inserito anche nel biglietto di invito al matrimonio. Gli inviti vengono di solito recapitati dai 3 ai 5 mesi prima del grande giorno, dando così abbastanza tempo per la scelta del regalo giusto.
Il kit di pronto soccorso è un buon modo per premunirsi contro possibili contrattempi. Il kit comprende: fazzoletti di carta, calze di scorta, make-up, lacca per i capelli, pettine, deodorante, salviettine rinfrescanti, set da cucito, spille da balia, qualche spicciolo, bottiglia d'acqua, gomme da masticare/caramelle, cerotti.
Le decorazioni per il matrimonio dipendono dal tema e dai colori che avete scelto. La scelta degli elementi che decoreranno la cerimonia è nelle vostre mani e deve rispecchiare i vostri gusti personali. Online potete trovare un'infinità di idee per le decorazioni - dai fiori fino ai menu, dai regali alle bomboniere per ringraziare gli invitati. Ricordate solo che se volete stampare prodotti e accessori, come i segnaposti con i nomi degli invitati, i menu o il programma della giornata, dovrete calcolare i tempi per la stampa e la consegna. Per evitare refusi, fate rileggere e correggere i testi ad una seconda persona. Il registro degli invitati, invece, può essere acquistato o realizzato a mano. Come sempre, attenetevi ai colori scelti per l'intera cerimonia. In alternativa potete incaricare qualcuno che si occupi di registrare la presenza dei vostri cari in questo giorno speciale.
Alcuni mesi prima delle nozze, e grazie alla lista aggiornata degli invitati, potete iniziare ad organizzare la suddivisione dei tavoli. Dovrete per prima cosa pensare a come disporre i tavoli nella sala e decidere un posto per ogni invitato. Ricordate sempre che la coppia di sposi deve sedere nel mezzo della sala, così che tutti gli invitati possano vederla, indipendentemente dal tavolo a cui siedono. La disposizione dei tavoli dipende dal numero degli invitati. Per questo aspetto potete farvi consigliare dal proprietario della location, che conosce bene la sua struttura e ha già avuto esperienze con altri matrimoni. Per quanto riguarda l’assegnazione dei posti, invece, dovreste chiedere consiglio ad una persona della vostra cerchia di amici che conosce gli invitati alle nozze.
Per definire gli ultimi dettagli con i vari fornitori, dovreste pianificare un incontro 3 mesi prima del matrimonio. In questa fase avete già ricevuto le conferme di partecipazione e avete sufficienti informazioni per pianificare pranzo e alloggio. Ovviamente bisogna sempre tenere conto degli ospiti che annullano la propria partecipazione poco prima della data. Qui si tratta però di aspetti non prevedibili, che potranno essere comunicati al fornitore solo all'ultimo momento. Durante gli incontri con i vari fornitori dovreste avere con voi il programma della giornata, con l'orario della cerimonia, quello di inizio del ricevimento e del servizio fotografico, il momento di arrivo alla location e tutte le fasi principali del matrimonio. Potreste, per esempio, annotare quando il DJ inizierà a montare la sua attrezzatura o quando avverrà la consegna da parte del catering.
Pianificare un matrimonio - 2 mesi prima
Un paio di mesi prima del matrimonio fate un’ultima prova e controllate che il vostro outfit vada bene. Se dovesse esserci bisogno di qualche modifica, siete ancora in tempo. La sposa dovrebbe anche prendere un appuntamento per la prova di acconciatura e make-up. Se avete optato per delle decorazioni fai da te, questo è il momento di iniziare a realizzarle.
La maggior parte dei preparativi del matrimonio sono stati programmati e organizzati con largo anticipo. Controllate insieme le checklist e iniziate a spuntare tutto quello che vi siete già lasciati alle spalle.
Pianificare un matrimonio - 2 settimane prima
Il grande giorno si sta avvicinando. Cercate di rilassarvi e ritagliatevi un giorno tutto per voi.
Informatevi ancora sui vari percorsi per raggiungere il comune, la chiesa e la location della festa. Ci sono lavori in corso o strade chiuse? Avvisate i vostri invitati in caso di deviazioni e inviate eventuali indicazioni per percorsi alternativi.
Conclusioni – Come organizzare un matrimonio con l'aiuto delle checklist
La pianificazione di un matrimonio comporta molto lavoro e impegno. Chi non vuole rivolgersi ad una wedding-planner, ha bisogno di una strategia chiara da seguire per pianificare a dovere i mille aspetti di questo evento irripetibile. Per non perdere mai il pieno controllo sull'organizzazione, aiutatevi con delle checklist. In queste liste potete spuntare, di volta in volta, le cose già fatte e annotare qualche promemoria su quello che deve ancora essere fatto. Con la giusta organizzazione, potrete vivere al meglio il giorno più bello della vostra vita!
Riferimenti bibliografici
[1] https://www.laleggepertutti.it/
[2] http://www.dirittierisposte.it/
Immagini tratte da
istock.com/Halfpoint
istock.com/Neustockimages
istock.com/eli77