Cómo organizar un viaje de negocios: consejos de planificación
Qué ropa llevar a un viaje de trabajo y cómo hacer la maleta
Los viajes de negocios forman parte del día a día de muchas personas, ya sea para asistir a conferencias, reunirse con clientes o visitar otras sucursales de la empresa. Una buena preparación y organización es crucial para causar siempre una impresión profesional y hacer que el viaje sea lo menos estresante posible. En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para organizar un viaje de negocios. También te ofrecemos consejos útiles sobre qué ropa es adecuada para un viaje de trabajo y te proporcionamos una práctica checklist de equipaje para que no olvides nada al hacer la maleta.
Cómo organizar un viaje de trabajo: consejos de planificación
Para empezar con buen pie tu viaje de trabajo, es necesario que lo organices todo de la forma adecuada. He aquí lo que puedes tener en cuenta al organizar un viaje de negocios:
Fija un presupuesto: Infórmate sobre las directrices de tu empresa en materia de gastos de viaje y guarda todos los recibos y facturas que sean necesarios.
Elige el medio de transporte: Comprueba qué medio de transporte te conviene (avión, tren, autobús o coche de alquiler) y compra los billetes o haz las reservas con tiempo.
Reserva alojamiento: Si necesitas alojamiento, resérvalo con suficiente antelación. Haz lo mismo si necesitas alquilar un espacio de trabajo (por ejemplo, en un coworking) o reservar mesa en un restaurante.
Prepara los métodos de pago: Comprueba si tu tarjeta de crédito es aceptada en el país de destino y, si es necesario, consigue dinero en efectivo en la moneda local. Una tarjeta de crédito de emergencia también puede ser útil.
Haz un horario: Piensa en cómo quieres organizar el día o los días del viaje. ¿Qué tareas tienes que realizar? ¿Cuánto tiempo de desplazamiento tienes previsto? ¿Cuánto durarán las citas profesionales? ¿Tienes suficiente tiempo de margen?
Prepara todos los documentos: Si viajas al extranjero, debes asegurarte de que tu DNI, pasaporte y permiso de conducir estén en vigor. Comprueba también si se necesitan visados o vacunas para el país de destino.
Ten a punto toda la documentación profesional: Prepara los contratos, dosieres para los clientes, materiales para las presentaciones y cualquier tipo de documentación que vayas a necesitar.
Comprueba los dispositivos electrónicos: Antes de iniciar el viaje, comprueba que tu ordenador portátil, tableta o teléfono móvil funciona correctamente y que tienen instalados los programas necesarios. Piensa también en coger los cargadores correspondientes, y, si es necesario, power banks, rúteres móviles y adaptadores para enchufes de otros países.
Busca un reemplazo para tus tareas: Es posible que tengas que delegar a alguien tus funciones mientras estés de viaje de negocios. Deja también tus datos de contacto para que tus compañeros de trabajo puedan localizarte en caso de emergencia.
Infórmate sobre las costumbres locales: Busca información sobre las peculiaridades culturales y las normativas del país de destino.
Obsequios para los socios o anfitriones: Considera si es costumbre dar un pequeño regalo a los socios comerciales o a los anfitriones.
Todos los costes de transporte y alojamiento, así como los gastos adicionales, deberían registrarse en un informe o, directamente, ser gestionados por la empresa. También pueden ser deducibles, por ejemplo, el seguro de viaje, las comidas de negocios (con tique o factura) y los gastos de telefonía e internet. Antes de viajar, infórmate sobre las cuantías de las dietas.
Qué ropa llevar a un viaje de trabajo: ideas de outfits para hombre y mujer
La primera impresión suele ser crucial en una reunión de negocios. Los outfits adecuados para un viaje de trabajo tienen que demostrar profesionalidad y confianza en uno mismo. Al mismo tiempo, deben ser lo bastante cómodos como para aguantar una larga jornada de trabajo. La facilidad para transportar las prendas también desempeña un papel importante: optar por materiales que no se arrugan y guardar la ropa de forma óptima te ahorrará esfuerzos innecesarios una vez que estés en el lugar de destino. Por tanto, piensa en tu outfit con antelación suficiente. A continuación, te proponemos algunas ideas que pueden ayudarte en tu elección.
Qué ropa llevar a un viaje de trabajo: ideas de outfits para mujer
Look business clásico: Es el código de vestimenta atemporal para las reuniones con clientes. Combina una blusa blanca de alta calidad con una americana entallada y completa el conjunto con unos pantalones de tela o una falda lápiz hasta la rodilla.
Outfit business elegante: Tanto para una reunión con un cliente como para una cena con socios, un vestido por la rodilla con una americana siempre funciona.
Look smart casual: Es el idóneo para conferencias o eventos de networking. En este caso, puedes combinar una blusa sofisticada o una camiseta de cuello alto con una americana bien ajustada y unos vaqueros oscuros o unos chinos.
Calzado flexible: Unos elegantes pumps son perfectos para las reuniones, mientras que unas cómodas bailarinas o unas botas son ideales para viajar.
Qué ropa llevar a un viaje de trabajo: ideas de outfits para hombre
Look business clásico: Puedes llevar un traje oscuro para las reuniones y encuentros con clientes. Combínalo con una camisa blanca o azul claro y unos zapatos de cuero oscuro. Una corbata discreta te servirá para completar tu atuendo. Para ocasiones muy formales, puedes mejorar el outfit con un chaleco de traje y gemelos.
Outfit smart casual: Si vas a una conferencia o a un acto de networking, tienes la opción de llevar un atuendo más informal. Con una camisa lisa, unos pantalones elegantes o unos chinos, una americana y unos zapatos de cuero, darás una buena imagen.
Outfits para un viaje de negocios: cosas que sí y cosas que no
Cosas que sí
Colores oscuros y apagados como el negro, el gris oscuro o el azul oscuro.
Accesorios discretos.
Faldas y vestidos combinados siempre con medias finas.
Ropa bien ajustada que ofrezca libertad de movimiento.
Tejidos transpirables y resistentes a las arrugas, como el algodón, la lana virgen o los tejidos mixtos.
Cosas que no
Faldas cortas y vestidos que terminen a más de un palmo por encima de la rodilla.
Pantalones cortos.
Ropa demasiado informal o ajustada.
Escote pronunciado.
Más de dos colores o estampados llamativos.
Cómo preparar la maleta para un viaje de negocios: consejos y trucos
Con los consejos y trucos adecuados, hacer la maleta para un viaje de negocios te resultará muy fácil, a la vez que ahorrarás espacio, tiempo y estrés:
Enrolla en lugar de doblar: Enrolla las camisas, la ropa interior, las corbatas y los calcetines en lugar de doblarlos. Así no solo ahorrarás espacio, sino que evitarás las arrugas.
Protege la ropa delicada: Puedes guardar las prendas delicadas, como blusas o camisas, en bolsas para ropa o entre capas de papel de seda.
Envuelve el calzado: Guarda los zapatos en bolsas para mantener limpio el resto de la ropa.
Mete los artículos pesados en el fondo: Coloca los objetos más pesados, como el neceser, el calzado o los libros, en el fondo de la maleta, cerca de las ruedas. Los objetos ligeros y todo lo que se arrugue con facilidad deben ir arriba.
Intenta viajar siempre con el menor equipaje posible para facilitar el viaje de ida y vuelta a tu destino. Especialmente cuando viajes en avión, es aconsejable ir únicamente con equipaje de mano para ahorrar tiempo en la facturación y a la llegada.
Cómo organizar un viaje de negocios: checklist con todo lo necesario
Con una checklist bien pensada, hacer la maleta no te supondrá ningún estrés. Las siguientes listas pueden ayudarte a meter en tu equipaje todo lo que necesitas sin olvidar nada.
Checklist para tu viaje de negocios
Documentos:
documento de identidad/pasaporte en vigor
visado (si es necesario)
permiso de conducir (también internacional, si es necesario)
billetes y documentos de las reservas
seguro médico internacional (si procede)
dinero en efectivo en la moneda adecuada
tarjeta de crédito
tarjetas de visita
certificado de vacunación (si es necesario)
números de emergencia
documentación para las reuniones
Aparatos electrónicos:
ordenador portátil y cargador
smartphone con cargador y power bank
adaptador de viaje
auriculares o cascos
disco duro externo o memoria USB
rúter móvil y VPN
memoria USB con archivos importantes (a modo de copia de seguridad)
Ropa y accesorios:
outfits business
corbata y accesorios (por ejemplo, joyas)
medias o pantis
ropa interior
pijama
ropa para el tiempo libre
calzado cómodo
ropa de repuesto en el equipaje de mano (opcional)
Artículos de higiene:
cepillo y pasta de dientes
desodorante y, si es necesario, perfume
peine o cepillo
gel de ducha y champú
botiquín de primeros auxilios
kit de afeitado
artículos de aseo
Otros:
paraguas plegable
snacks y botella de agua reutilizable
kit de costura
almohada de viaje y antifaz para dormir
rodillo quitapelusas
artículos para el cuidado del calzado
Piensa detenidamente qué meterás en el equipaje de mano y qué en la maleta. Los documentos, los aparatos electrónicos y los medicamentos deberían ir siempre en el equipaje de mano para que los tengas a mano en todo momento. Los objetos más pesados y de uso menos frecuente pueden guardarse en la maleta.
Organizar un viaje de negocios: cómo doblar y guardar la ropa en la maleta
Doblar la ropa correctamente no solo ahorra espacio en la maleta, sino que también evita las molestas arrugas. Con la técnica adecuada, puedes guardar tus prendas optimizando el espacio disponible y ponértelas sin tener que plancharlas antes.
Cómo doblar una blusa o camisa para la maleta
Abotona la camisa o blusa y extiende la prenda con la espalda hacia arriba.
Dobla un lado de la camisa o blusa hacia el centro, de modo que cubra aproximadamente un tercio de la espalda.
Extiende la manga de ese mismo lado y dóblala cuidadosamente hacia abajo, de modo que quede en paralelo con el lado.
Repite estos pasos con el otro lado.
Vuelve a doblar la camisa o blusa cuidadosamente por el centro. Alisa las arrugas.
Cómo doblar una americana para la maleta
Dale la vuelta al cuerpo de la americana. Para ello, súbele el cuello y agarra la prenda por la parte interior de la nuca. Con una mano, junta los hombros de la americana, y con la otra, pasa el cuello por encima, de modo que los hombros queden cubiertos por el forro. Como resultados, deberá verse la tela interior del cuerpo de la americana, quedando escondidas las mangas. Asegúrate de que los hombros queden bien extendidos hacia fuera.
Asegúrate también de que el cuerpo de la americana y el cuello queden doblados exactamente por el centro.
Dobla ambas mangas a lo largo de los hombros.
Sujeta la prenda por el cuello y presiona la sección de los hombros hacia el otro lado. Esto hará que todo sea más estable. Asegúrate de que los hombros queden bien lisos.
Dobla la americana por el centro sin apretarla. Lo mejor es colocarla en la parte superior de la maleta.
Cómo doblar los pantalones para viajar
Dobla los pantalones por la mitad, de modo que las perneras queden una encima de la otra. Si los pantalones tienen un pliegue, dóblalos a lo largo de este.
Coloca los pantalones en la maleta, con las perneras colgando en ángulo recto.
Coloca encima otras prendas y, por último, dobla las perneras del pantalón sobre ellas.
Si al llegar a tu destino ves que se te ha arrugado la ropa, puedes colgarla de una percha en el cuarto de baño y darte una ducha caliente; el vapor suavizará las arrugas. Muchos hoteles también ofrecen un servicio de planchado, muy útil en estos casos.
Conclusión: organiza un viaje de negocios sin estrés
Con la planificación adecuada, un outfit pensado a conciencia y un equipaje optimizado, tu viaje de negocios saldrá a pedir de boca. Utiliza nuestra checklist para asegurarte de que no te olvidas nada y echa un ojo a nuestras ideas de outfits para saber qué ropa elegir para el viaje.
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Fuentes de las imágenes por orden de aparición
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1.ª imagen en el texto: lordn – stock.adobe.com
2.ª y 3.ª imagen en el texto: C&A
4.ª imagen en el texto: Mimi artname – stock.adobe.com
