Voorbereiding op een studie in het buitenland: procedure en inpaklijst

Een schooljaar in het buitenland biedt leerlingen de kans om zichzelf verder te ontplooien en nieuwe, waardevolle ervaringen op te doen. Om het jaar in het buitenland te doen slagen, is een grondige planning en organisatie nodig. In het algemeen kan een verblijf op een buitenlandse school op verschillende manieren worden georganiseerd: Leerlingen en ouders kunnen het verblijf in het buitenland zelf plannen of deelnemen aan een programma van een uitwisselingsorganisatie. In dit artikel lees je aan welke eisen en organisatorische stappen je moet voldoen voor een periode in het buitenland en waar je rekening mee moet houden bij het inpakken voor een langer verblijf.

De studie in het buitenland plannen: zelfstandig of met een organisatie?

Afhankelijk van het land en de school waar het jaar in het buitenland plaatsvindt, is het mogelijk om het verblijf zelf te plannen:

Buitenlandse studie in Europa

Als je een jaar in het buitenland in een ander Europees land wilt verblijven, kun je dat over het algemeen zelf organiseren. Binnen de EU is meestal alleen een identiteitskaart of paspoort vereist; een visum is niet nodig. Niettemin is de steun van de eigen school en de gewenste uitwisselingsschool noodzakelijk om op eigen houtje een jaar in het buitenland te organiseren.

Studie in een niet-Europees land

Als het jaar in het buitenland is gepland in een niet-Europees land (bijvoorbeeld in de VS), is het vaak niet aangeraden zelfstandig te beginnen plannen, omdat studenten en ouders soms op obstakels kunnen stuiten, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een visum. Uitwisselingsorganisaties met jarenlange ervaring zijn vaak al bekend bij buitenlandse ambassades en kunnen je helpen bij het aanvragen van een visum. Daarnaast regelen de aanbieders ook andere organisatorische taken, zoals de inschrijving op de buitenlandse school, en kunnen zij hulp bieden bij formaliteiten.

Een jaar in het buitenland plannen met een uitwisselingsorganisatie: voordelen

Een ander voordeel van het plannen van een jaar in het buitenland met een professionele aanbieder is de uitgebreide ondersteuning voor, tijdens en na het verblijf in het buitenland. Goede uitwisselingsorganisaties putten uit jarenlange ervaring om de best mogelijke omstandigheden voor een jaar in het buitenland te creëren en gastgezinnen te vinden die goed bij de deelnemers passen. In voorbereidende seminars worden aankomende uitwisselingsstudenten optimaal voorbereid op hun tijd in het buitenland, maar ook tijdens de uitwisseling zijn er lokale begeleiders die te allen tijde kunnen helpen bij problemen. Na thuiskomst is er idealiter een vervolgseminar dat uitwisselingsstudenten in staat stelt ervaringen uit te wisselen met andere deelnemers en zich terug aan het leven in hun thuisland aan te passen.

• Verzamel zoveel mogelijk informatie: zoek op welke uitwisselingsprogramma's en organisaties geschikt zijn. Zoek naar verslagen van ervaringen op internet of praat met andere studenten die al een uitwisseling in het buitenland hebben gedaan.

• Begin met de voorbereiding van je aanvraag bij een uitwisselingsorganisatie. Vul zo nodig de vereiste online formulieren in en ontdek welke aanvullende documenten nodig zijn in de aanvraagprocedure.

• Onderzoek vroegtijdig welke financieringsmogelijkheden er zijn: De aanvraag voor een beurs moet ongeveer een jaar voor het geplande vertrek worden ingediend. Om je zakgeld voor het jaar in het buitenland aan te vullen, is een deeltijdse job of vakantiejob een goede optie.

Organisatiefase: ten laatste 6 maanden voor vertrek

Als je eenmaal het juiste uitwisselingsprogramma hebt gevonden, kun je beginnen met de voorbereidingen voor je tijd in het buitenland. Begin zo vroeg mogelijk, maar ten minste 6 maanden voor vertrek, met deze belangrijke organisatorische stappen:

• Controleer hoe lang de vereiste identificatiedocumenten (identiteitskaart, paspoort) nog geldig zijn en vraag zo nodig nieuwe aan. Je moet ook zo vroeg mogelijk een visum aanvragen als je dat nodig hebt. De meeste uitwisselingsorganisaties zullen je hierbij helpen.

• Controleer de verzekeringsdekking: In veel gevallen zijn de deelnemers via de uitwisselingsorganisatie verzekerd tegen ziekte of ongevallen. Als dat niet het geval is, moet je uitzoeken welke kosten door de huidige verzekering worden gedekt en eventueel een aanvullende ziektekostenverzekering in het buitenland afsluiten.

• Afhankelijk van het land van bestemming kunnen medische keuringen of aanvullende vaccinaties nodig zijn voor toegang. Voor sommige vaccinaties moet vóór het vertrek een minimuminterval in acht worden genomen om ervoor te zorgen dat het beschermende effect actief is.

• Onderzoek de gebruikelijke betalingswijzen in het uitwisselingsland. Het is niet aangeraden om al je zakgeld contant mee te nemen. Daarom is het openen van een bankrekening in de meeste gevallen een veilige optie. Je moet je ook informeren over de voorwaarden voor het overmaken van geld naar het buitenland. In sommige landen kan een prepaid creditcard ook praktisch of zelfs noodzakelijk zijn.

• Enkele maanden voor je vertrek moet je ook nagaan of contracten en lidmaatschappen tijdens je jaar in het buitenland kunnen worden gepauzeerd of moeten worden opgezegd.

• Een paar maanden voor vertrek kan ook het juiste moment zijn om je talenkennis wat te verbeteren. Zelfs als een perfecte talenkennis aan het begin van het jaar in het buitenland niet nodig is, kan een taalcursus de aankomst wat gemakkelijker maken.

• Controleer nogmaals of alle benodigde documenten compleet zijn. Noteer de contactgegevens van de uitwisselingsorganisatie, het gastgezin en belangrijke telefoonnummers van je eigen familie.

• Neem contact op met de uitwisselingsorganisatie en/of het gastgezin om de laatste details, zoals specifieke aankomstlocaties en -tijden, zeker te stellen.

• Plan eventueel een afscheidsfeestje met familie en vrienden. Om er echter voor te zorgen dat iedereen fit en goed uitgerust is op de dag van het vertrek, kun je dit feest beter niet op de avond voor het vertrek plannen.

Je koffer inpakken voor je tijd in het buitenland: enkele dagen voor vertrek

Een paar dagen voor vertrek kun je eindelijk beginnen met het inpakken van je koffer voor je jaar in het buitenland. Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, maar ook niet te veel inpakt, helpt een paklijst voor je tijd in het buitenland. Het maakt het gemakkelijker om alles bij te houden en kan individueel worden aangepast aan de omstandigheden in het land van bestemming:

Download de paklijst de uitwisseling

Hieronder vind je ook belangrijke tips om je te helpen in te pakken voor je uitwisseling in het buitenland:

• Als je met het vliegtuig gaat, informeer dan naar de bagageregels van de luchtvaartmaatschappij: Hoeveel kilo bagage mag er mee? Wat zijn de afmetingen van de handbagage? Welke artikelen zijn niet toegestaan? Zo voorkom je extra kosten en moeilijkheden bij de bagagecontrole. Naast je koffer heb je meestal ook een schooltas/dagrugzak nodig.

• Houd rekening met het klimaat en de seizoenen in het land van bestemming en met het tijdstip van vertrek. Als je naar een warm of zelfs tropisch land reist, kun je zonder winterkleding. Als je in de herfst vertrekt, kan het in sommige Scandinavische landen bijvoorbeeld erg koud zijn.

• Wees je bewust van culturele verschillen: In sommige landen, vooral op scholen, gelden strengere kledingvoorschriften met betrekking tot korte of onthullende kleding of zelfs een verplicht uniform. Schooluniformen worden meestal ter plaatse gekocht, aangezien de scholen je in contact brengen met geschikte leveranciers en winkels. Soms is er ook de mogelijkheid om een schooluniform goedkoper tweedehands te krijgen.

• Pak alleen kleren in voor een paar weken en probeer niet je hele garderobe in je koffer te proppen. Ten slotte is er de mogelijkheid om de was te doen bij het gastgezin en de mogelijkheid om een paar keer te gaan winkelen.

• Gebruik voor toiletartikelen hervulbare miniflesjes om gewicht te besparen. Grotere flessen douchegel of shampoo kunnen gemakkelijk enkele dagen na aankomst worden gekocht.

• Belangrijke documenten (bijv. paspoort, vliegtickets, visumdocumenten, inentingsbewijs) en wat geld moeten in je handbagage zitten. Je maakt best kopieën van alle documenten (uitgeprint of digitaal op een USB-stick) en bergt ze op in je koffer.

• Persoonlijke geneesmiddelen kunnen voor de duur van je verblijf door je arts worden voorgeschreven en op voorraad worden gekocht. Het is ook een goed idee om een medische verklaring in het Engels te krijgen om problemen bij binnenkomst in het land te voorkomen.

Conclusie: begin vroeg met de voorbereiding van je jaar in het buitenland

Wanneer je begint met de voorbereiding van je jaar in het buitenland, zul je al snel merken dat hte heel anders is dan een normale reisplanning. Op weg naar het buitenland zijn er verschillende formaliteiten en organisatorische stappen te regelen, zoals inschrijving op school in het buitenland en het aanvragen van een visum. Uitwisselingsorganisaties kunnen je deskundig advies en ondersteuning bieden bij deze stappen, zodat de planning soepel verloopt en je je jaar in het buitenland met vertrouwen tegemoet kunt zien.

______________________________________________

Bronnen en verdere literatuur

https://associatie.kuleuven.be/p/isbi/gps-gids-internationalisering/uitgaand/voorbereiding/hoe-bereid-ik-mij-praktisch-voor-op-een-mobiliteitservaring

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://studiegerelateerdebijbaan.nl/blogs/voorbereiden-op-stage-of-studie-buitenland/2020-07-30

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://www.ef.nl/blog/language/uitwisselingsstudent-worden/

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://www.ef.be/nl/blog/language/12-tips-voor-studeren-in-het-buitenland/

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://www.uhasselt.be/nl/info-voor/studenten/naar-het-buitenland/studeren-in-het-buitenland

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://www.kidslife.be/nl/sleutelmomenten/mijn-kind-gaat-naar-buitenland

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://afs.nl/2021/08/26/10-handige-inpaktips-voor-als-je-op-uitwisseling-gaat/

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://internshipabroad.nl/paklijst/

(geraadpleegd op 01-12-2022)

https://www.hetleidskwartiertje.nl/inpakken-studie-buitenland/

(geraadpleegd op 01-12-2022)

Bronnen van de afbeeldingen

iStock.com/Shutter2U

iStock.com/mixetto

iStock.com/IPGGutenbergUKLtd

iStock.com/mgstudyo