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Organiser un voyage d'affaires : un homme attend son vol à l'aéroport.

Choisir sa tenue, préparer sa valise : infos & check-list pour un déplacement professionnel

Les voyages d'affaires font partie intégrante de la vie professionnelle de nombreuses personnes, que ce soit pour participer à des conférences, rencontrer des clients ou travailler dans différents bureaux. Une préparation minutieuse et une organisation efficace sont essentielles pour faire bonne impression tout en minimisant le stress du déplacement. Dans cet article, nous vous dévoilons tous les conseils indispensables pour bien planifier un voyage d'affaires. Vous y trouverez des astuces pratiques sur les tenues adaptées, ainsi qu'une check-list complète pour préparer votre valise sans rien oublier.

Organiser un voyage d’affaires : conseils pour bien se préparer

En organisant efficacement votre voyage d'affaires, vous pouvez préparer le terrain pour des rendez-vous avant votre départ. Voici les principaux points à considérer lors de la planification :

  • Planifier un budget : Consultez la politique de votre entreprise en matière de frais de déplacement et préparez les justificatifs nécessaires pour la facturation.

  • Choisir un moyen de transport : Identifiez le mode de transport le plus adapté (avion, train, bus ou covoiturage) et réservez vos billets à l’avance.

  • Réserver un hébergement : Si vous avez besoin d’une chambre d’hôtel, effectuez votre réservation en amont. Cela vaut également pour une place dans un espace de coworking ou une table dans un restaurant pour vos rendez-vous.

  • Préparer des moyens de paiement : Vérifiez que votre carte de crédit est acceptée dans le pays de destination. Si besoin, procurez-vous de la monnaie locale. Une carte de crédit d’urgence peut aussi être utile.

  • Élaborer un plan d’action : Planifiez vos journées avec précision. Identifiez les tâches à accomplir, estimez les durées de déplacement et des rendez-vous, et prévoyez des marges de sécurité dans votre emploi du temps.

  • Préparer les documents de voyage : Assurez-vous de la validité de votre carte d’identité, passeport et permis de conduire. Vérifiez également si un visa ou des vaccins spécifiques sont requis pour votre destination.

  • Rassembler les documents pour les réunions : Préparez les contrats, supports de présentation et autres documents nécessaires pour vos rendez-vous professionnels.

  • Vérifier l’équipement technique : Testez votre ordinateur portable, tablette ou téléphone pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement et que les logiciels nécessaires sont installés. Pensez aux câbles de recharge, batteries externes, routeurs mobiles et adaptateurs pour prises internationales. Si vous voyagez à l’étranger, assurez-vous que votre forfait téléphonique fonctionne dans le pays de destination et que vous avez suffisamment de données mobiles.

  • Prévoir le remplacement : Pendant votre absence, prévoyez un remplaçant pour gérer votre travail et laissez une liste de contacts à vos collègues en cas d’urgence.

  • Connaitre les coutumes locales : Informez-vous sur les particularités culturelles et les réglementations du pays ou de la région que vous visitez.

  • Préparer des petits cadeaux : Ramenez éventuellement des petites attentions aux clients, aux partenaires commerciaux ou aux collègues qui vous reçoivent. Attention toutefois à ne pas enfreindre des règlementations de votre entreprise en la matière.

Conseil

Assurez-vous de connaître les modalités de paiement, défraiement ou remboursement appliquées par votre employeur. Voici quelques exemples de frais liés à un déplacement professionnel : hébergement, titres de transports, carburant et péages, trajets en taxi, frais de stationnement, assurances voyage, alimentation, frais de téléphone et internet.

Vêtements pour un voyage d’affaires : idées de tenues business pour homme et femme

Lors d'un voyage d'affaires, la première impression est souvent déterminante. Une tenue bien choisie reflète à la fois votre professionnalisme et votre assurance. Elle doit cependant allier élégance et confort, afin de vous permettre de passer une longue journée sans encombre. La praticité joue également un rôle crucial : privilégiez des matières infroissables et les méthodes de pliage astucieuses. C'est pourquoi il est essentiel de penser à votre tenue dès les premières étapes de la planification de votre déplacement professionnel. Voici quelques idées pour vous guider dans votre choix :

Check-list déplacement professionnel : idées de tenues business pour femme.

Voyage d’affaires : tenues vestimentaires pour femme

  • Look business classique : Un indémodable pour une rencontre avec un client. Associez une chemise blanche de qualité à un blazer ajusté, complété par un pantalon en tissu ou une jupe crayon longueur genou.

  • Tenue business élégante : Parfaite pour une réunion avec un client ou un dîner avec des partenaires commerciaux, une robe fourreau arrivant au genou accompagnée d'un blazer, est une valeur sûre.

  • Style smart casual : Idéal pour des conférences ou des événements de réseautage. Optez pour un chemisier élégant ou un pull à col roulé, associé à un blazer bien coupé et un jean foncé ou un pantalon chino.

  • Chaussures polyvalentes : Des escarpins élégants sont parfaits pour les réunions, tandis que des ballerines confortables ou des bottines sont idéales pour les déplacements.

Tenues vestimentaires pour femme
Liste valise déplacement professionnel : tenues pour homme.

Voyage d’affaires : tenues vestimentaires pour homme

  • Look business classique : Pour les réunions et les rendez-vous clients, optez pour un costume sombre. Associez-le à une chemise blanche ou bleu clair et des chaussures en cuir foncé. Une cravate discrète viendra parfaire votre tenue. Pour des occasions très formelles, vous pouvez également sublimer l'ensemble avec une veste de costume et des boutons de manchette.

  • Tenue smart casual : Si vous assistez à une conférence ou à un événement de réseautage, un look plus décontracté peut être envisagé. Un simple chemisier, un pantalon élégant ou un chino, associés à un blazer et des chaussures en cuir, vous garantiront une allure soignée.

Tenues vestimentaires pour homme

Tenues pour déplacement professionnel : à faire et à éviter

À faire

  • Couleurs sombres et discrètes comme le noir, le gris foncé ou le bleu marine

  • Accessoires sobres

  • Toujours associer les robes et jupes à des collants fins

  • Vêtements bien coupés, offrant une liberté de mouvement

  • Tissus respirants et infroissables, tels que le coton, la laine vierge ou les tissus mélangés

À éviter

  • Jupes et robes courtes, se terminant à plus d'une paume au-dessus du genou

  • Shorts courts

  • Vêtements trop amples ou trop serrés

  • Décolleté plongeant

  • Plus de deux couleurs ou motifs trop voyants

Faire sa valise pour un déplacement professionnel : conseils & astuces

Avec les bons conseils et astuces, vous pouvez préparer votre valise pour un voyage d'affaires de manière à la fois efficace et optimisée en termes d'espace. Cela vous permettra de gagner du temps et de l'énergie lors de la préparation.

  1. Rouler plutôt que plier : Roulez vos chemises, sous-vêtements, cravates et chaussettes au lieu de les plier. Cela permet de gagner de la place tout en évitant de les froisser.

  2. Protéger les vêtements délicats : Les vêtements fragiles, comme les chemisiers ou les chemises, peuvent être rangés dans des housses ou entre des couches de papier de soie pour les protéger.

  3. Emballez vos chaussures : Emballez vos chaussures dans des sacs afin de maintenir vos autres vêtements propres.

  4. Placer les objets lourds en bas : Mettez les objets lourds, tels que la trousse de toilette, les chaussures ou les livres, tout en bas de la valise, près des roulettes. Les articles légers et ceux qui se froissent facilement doivent être placés en haut.

Conseil

Essayez toujours de voyager léger, c’est-à-dire avec le moins de bagages possible pour faciliter vos déplacements à l’arrivée et au départ. En particulier pour les voyages en avion, il est conseillé de privilégier le bagage à main, afin de gagner du temps lors de l'enregistrement et de l'arrivée.

Check-list déplacement professionnel : choses à ne pas oublier

Avec une check-list bien pensée pour votre voyage d'affaires, préparez votre valise sans stress. Cette vue d'ensemble pratique vous aidera à emporter tout ce dont vous avez besoin, sans rien oublier.

Liste valise pour un déplacement professionnel

Documents administratifs :

Documents administratifs :

  • Carte d'identité / Passeport valide

  • Visa, si besoin

  • Permis de conduire (également international, si nécessaire)

  • Billets de train ou avion et documents de réservation

  • Assurance santé à l'étranger, si besoin

  • Argent liquide dans la monnaie locale

  • Carte de crédit

  • Cartes de visite

  • Carnet de vaccination

  • Numéros d'urgence

  • Documents de présentation pour les réunions

Appareils technologiques :

  • Ordinateur portable et chargeur

  • Smartphone avec batterie externe et chargeur

  • Adaptateur de voyage

  • Casque ou écouteurs

  • Disque dur externe ou clé USB

  • Routeur Wi-Fi mobile & VPN

  • Clé USB avec copie des données importantes comme sauvegarde

Vêtements :

  • Tenues professionnelles

  • Cravate & accessoires ou bijoux

  • Chaussettes ou collants

  • Sous-vêtements

  • Pyjama

  • Vêtements décontractés

  • Chaussures confortables

  • Éventuellement, vêtements de rechange dans le bagage à main

Articles de toilette :

  • Brosse à dents et dentifrice

  • Déodorant & éventuellement parfum

  • Peigne ou brosse

  • Gel douche et shampoing

  • Trousse de secours

  • Kit de rasage

  • Protections périodiques, si besoin

  • Maquillage, si besoin

Divers :

  • Parapluie compact

  • Snacks et bouteille d'eau réutilisable

  • Kit de couture

  • Coussin de voyage et masque de sommeil

  • Rouleau anti-peluches

  • Produit de soin pour les chaussures

Conseil

Prévoyez ce que vous mettez dans votre bagage à main et ce que vous laissez dans la valise : les documents administratifs, les appareils et les médicaments doivent toujours être dans le bagage à main pour être accessibles à tout moment. Les objets plus lourds et moins fréquemment utilisés peuvent être rangés dans la valise.

Organiser voyage d'affaires : bien plier ses vêtements pour la valise

Plier correctement vos vêtements permet non seulement de gagner de la place dans la valise, mais aussi d’éviter qu’ils se froissent. En utilisant la bonne méthode, vous pouvez ranger vos tenues de manière compacte et les porter directement sur place, sans avoir à les repasser.

Pliage chemise pour valise étape par étape.

Pliage chemise & chemisier pour la valise

  1. Boutonnez la chemise ou le chemisier et étalez le vêtement, face arrière à la verticale.

  2. Pliez un côté de la chemise ou du chemisier vers le centre, de manière à ce qu'il couvre environ un tiers du dos.

  3. Ouvrez la manche du côté plié et repliez-la soigneusement vers le bas.

  4. Répétez ces étapes pour l'autre côté.

  5. Pliez ensuite la chemise ou le chemisier soigneusement en deux. Lissez immédiatement les éventuels plis.

Plier une veste de costume & un blazer pour la valise

  1. Retournez la veste ou le blazer à l'envers. Pour cela, relevez le col et saisissez la veste ou le blazer par la nuque. Maintenant, tenez le col et tirez sur la partie du cou pour que le veston se retourne de l'intérieur vers l'extérieur. Le tissu intérieur de la partie du corps est maintenant visible, les bras sont à l'intérieur. Assurez-vous que les épaules sont correctement poussées vers l'extérieur.

  2. Repliez les deux manches le long de l'épaule.

  3. Tenez le vêtement par le col et appuyez maintenant sur les épaules de l'autre côté. L'ensemble est ainsi plus stable. Veillez à ce que les épaules soient bien lisses.

  4. Pliez la veste ou le blazer en deux, sans serrer. Placez-le de préférence en haut de la valise.

Pliage pantalon pour la valise

1. Pliez le pantalon en deux, de manière à ce que les jambes soient bien alignées. Si votre pantalon a un pli, vous devez le plier le long de ce pli.

2. Placez d'abord le pantalon dans la valise, les jambes dépassant de la valise.

3. Placez d'autres vêtements par-dessus, puis repliez les jambes du pantalon.

Conseil

Si vos vêtements sont froissés après votre voyage, vous pouvez les suspendre sur un cintre dans la salle de bain et prendre une douche chaude : la vapeur défroissera les plis de manière fiable. De nombreux hôtels proposent également un service de repassage que vous pouvez utiliser dans ce cas.

Conclusion : Une bonne organisation pour un voyage d’affaires sans stress

Avec une bonne organisation, une tenue bien pensée et des bagages intelligemment préparés, plus rien ne vous empêchera de réussir votre voyage d'affaires. Utilisez notre check-list de voyage d'affaires pour ne rien oublier et inspirez-vous de nos idées de tenues !

Vêtements business pour femme

Vêtements business pour homme

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Images dans l'ordre chronologique du texte

Image de couverture : Nina Lawrenson/peopleimages.com – stock.adobe.com
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Image 2 et 3 dans le texte : C&A
Image 4 dans le texte : Mimi artname – stock.adobe.com

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