Tipy, jak naplánovat maturitní ples
Maturitní ples je důležitou událostí předznamenávající konec školních let a novou životní etapu. Než se ale ples uskuteční, musíte ho naplánovat a zorganizovat. Pro absolventy jde o vcelku náročný úkol, jelikož je třeba myslet na spoustu věcí. Dobrou zprávou ale je, že s pečlivou přípravou a jasným cílem proběhne vše hladce. Připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších tipů na maturitní ples, které vám pomůžou vše naplánovat a úspěšně zorganizovat.
Krok 1: Sestavte organizační tým
Prvním a nejdůležitějším krokem je sestavit odpovědný organizační tým. Není od věci vybrat jeho členy hned na začátku školního roku, aby měl dostatek času vše pořádně naplánovat.
V ideálním případě by se měl tým skládat z lidí s různými silnými stránkami – od studentů se zálibou v matematice, kteří budou mít na starosti propočet rozpočtu, po kreativce, kteří si vezmou na starosti design a výzdobu. Abyste předešli stresu a případným nedorozuměním, měl by mít každý člen týmu jasně určenou kompetenci.
Následující role jsou zcela zásadní a měly by být zahrnuty do každého organizačního týmu:
Předseda: má o všem přehled, je zapojený do všech částí organizace, podepisuje smlouvy.
Pokladník: má na starosti rozpočet, přijímá dary a proplácí jednotlivé položky.
Členové zodpovědní za specifické úkoly: např. za místo konání, jídlo & pití, dekorace, shánění sponzorských darů, osvětlení & hudbu, program, obsluhu, tištěné materiály atd.
Na každé oblasti plánování může pracovat víc členů. Můžete si vyměňovat nápady a vést o nich diskuzi. Osoba zodpovědná za danou oblast by ale v každém případě měla mít o všem přehled, měla by zajistit, že jsou všechny úkoly popořadě plněné a že se vše stíhá.
Zahrňte do týmu zkušenou osobu, které můžete důvěřovat (např. učitele nebo rodiče se zkušenostmi plánování akcí). Poskytnou vám cenné rady a můžou podepisovat smlouvy, pokud je předseda mladší 18 let.
Krok 2: Kolik stojí maturitní ples – spočítejte si to
Ještě před tím, než začnete s plánováním plesu, měli byste mít hrubý odhad očekávaných nákladů, kolik peněz budete mít k dispozici a jakými cestami budete schopní shánět další finance.
Základem každého úspěšného maturitního plesu je kvalitní finanční rozvaha. Neměli byste opomenout následující aspekty organizace a náklady:
Hrubý odhad všech nákladů: místo konání, catering, hudba, dekorace, obsluha, technické vybavení a možná překvapení večera. Zamyslete se nad skrytými náklady, např. pojištěním nebo povolenkami, a připravte si rezervu na neočekávané náklady.
Propočtěte příjem: spadají sem příjmy ze vstupenek, peníze z tomboly nebo dary od sponzorů.
Nastavte rozpočet: rozhodněte jakou část rozpočtu vyčleníte pro dané oblasti (např. na jídlo, zábavu apod.).
Váš finanční plán bude na začátku velmi hrubým odhadem. S postupem času ho můžete aktualizovat, a hlavně nezapomínejte zaznamenávat všechny příjmy a výdaje.
Kolik stojí maturitní ples?
Na tuto otázku neexistuje definitivní odpověď. Na to, kolik stojí maturitní ples, má vliv řada faktorů, např. místo konání akce, počet hostů a typy služeb, které hodláte využít. V průměru můžete očekávat, že cena na osobu bude vycházet na cca 2 000–6 000 Kč.
Krok 3: Určete datum maturitního plesu
Ples by se měl v ideálním případě konat buď v pátek, nebo v sobotu. V některých případech datum vybírá s předstihem i samotná škola.
Jakmile je definitivně vybrané datum plesu, informujte rodiče, učitele a čestné hosty, aby si vyhradili čas ve svém kalendáři.
Krok 4: Dohodněte se na počtu hostů
Aby vše probíhalo hladce a mohli jste si připravit rozpočet, budete muset vědět, s kolika hosty můžete počítat. Plesu se nejčastěji účastní absolventi, jejich rodiny a učitelé s ředitelem. Také můžete pozvat čestné hosty, např. bývalé studenty školy nebo sponzory. A pokud to umožňují kapacity místa konání, účastní se plesu i přátelé a další studenti školy.
Krok 5: Vyberte a zarezervujte místo konání maturitního plesu
Místo konání maturitního plesu rozhoduje o tom, zda se ples vydaří, nebo ne. Nejenže by mělo být dostatečně prostorné, aby se do něj pohodlně vešli všichni hosté, ale mělo by mít i přívětivou atmosféru. Skvělou volbou pro konání plesu jsou kulturní a konferenční sály nebo multifunkční centra.
Kulturní sály bývají vybavené veškerou potřebnou technikou a obsluhou. Mnohdy jde proto o dražší variantu. Multifunkční centra (např. sportovní haly) bývají levnější, zato se budete muset postarat o hodně věcí navíc, např. o šatnu, bar, technické vybavení, vstup atd.
Na co pamatovat při výběru místa konání plesu:
Má místo konání dostatečnou kapacitu odpovídající předpokládanému počtu hostů?
Má místo dostatečně velký taneční parket, prostor pro občerstvení a pódium?
Je dobře dostupné (parkovací místa, dostupnost MHD)?
Je potřeba zajistit techniku (osvětlení, ozvučení) zvlášť, nebo je součástí místa?
Vejde se cena místa do rozpočtu?
Porovnejte možná místa konání plesu, vytvořte odhady, porovnejte je a vyberte to nejvhodnější.
Krok 6: Sponzorské dary na maturitní ples
Existuje celá řada kreativních způsobů, jak vybrat na maturitní ples peníze. Můžete například ve škole o přestávkách prodávat doma napečené dobroty. Jde o skvělý způsob, jak zajistit pravidelný příjem. Anebo zorganizujte blešák či happening. Můžete například uspořádat benefiční běh, kdy za každý uběhnutý kilometr vaši podporovatelé darují určitý obnos.
Další osvědčenou cestou je oslovení sponzorů. Sponzorské dary na maturitní ples nejčastěji darují lokální firmy, ať už v podobě finančního obnosu, anebo předmětů do tomboly. Na oplátku můžete umístit jejich reklamu do školního časopisu, na vstupenky nebo letáky s programem.
Krok 7: Zajistěte všechna potřebná povolení
Nezbytné je zajistit všechna potřebná povolení k uspořádání plesu. Jde např. o licenci OSA pro legální pouštění reprodukované hudby nebo o nahlášení akce na obecním úřadě, plánujete-li plesat i po 10. hodině večerní. Zajistěte také v místě konání dodržování všech protipožárních opatření, zejména dodržování kapacity sálu, dostatek trvale dostupných únikových východů a hasebních prostředků.
Krok 8: Zajistěte jídlo a pití
Catering je jedním z nejdůležitějších faktorů, od kterých se odvíjí úspěch večera. Už na začátku plánování plesu se dohodněte na tom, zda preferujete bufet, švédské stoly nebo jednohubky. Také se zamyslete nad tím, zda bude možné jídlo připravit na místě, nebo ho budete muset dovézt. Zvážit byste také měli vegetariánské a veganské možnosti a případné alergie a intolerance hostů.
Na nápojovém lístku by kromě alkoholických nápojů neměly chybět nealkoholické. Zjistěte si, zda můžete neotevřené nápoje po skončení plesu vrátit a dostat peníze zpět. Zaplatili byste tak jen za to, co se skutečně spotřebovalo, a ušetřili byste.
Ujistěte se, že váš catering má zkušenosti s velkými akcemi, abyste si byli jistí, že vše poběží bez problémů.
Krok 9: Zajistěte program a kapely na maturitní ples
Hudba hraje zcela zásadní roli ve vytváření té správné atmosféry. Můžete zvolit buď dýdžeje, nebo živou kapelu – anebo kombinaci obojího. Důležité je, aby si v playlistu našel každý to svoje: od klasik po současné hity. Ke zvláštním momentům, zahájení či proslovům, je dobré vybrat odpovídající písně předem. Také dopředu prodiskutujte, zda bude potřeba zajistit ozvučení a nasvícení.
Kromě kapely na maturitní ples byste měli myslet i na jiné formy zábavy, např. na:
Fotokoutek, ve kterém se hosté budou moct na památku vyfotit.
Tip: Můžete si ji vyrobit sami, stačí kvalitní fotoaparát s časovačem. Ušetříte tak peníze.Hry, aktivity nebo krátká představení na proluky mezi hlavními body programu.
Vrchol programu, např. v podobě ohňostroje nebo světelné show, díky kterému se stane maturitní ples nezapomenutelným.
Krok 10: Sežeňte fotografa na maturitní ples
Maturitní ples je neopakovatelnou událostí, a je proto dobré myslet na to, jak si své vzpomínky zvěčnit. Profesionální fotograf na maturitním plese zajistí, že se v nadcházejících letech budete mít nad čím dojímat. Při plánování harmonogramu vyčleňte dostatek času na focení, aby se mohl každý absolvent v klidu vyfotit se svojí rodinou. Také dopředu rozhodněte o množství a složení skupinových fotografií (třídy, učitelského sboru apod.).
Krok 11: Vyberte téma a vyrobte dekorace
To, jak vyzdobíte místo konání maturitního plesu, bude mít zásadní vliv na jeho atmosféru. Na mnoha školách je tradicí zvolit téma plesu, které se pak propíše do jeho estetiky.
Při výběru tématu zapojte do diskuze celou třídu. Dospějete tak k rozhodnutí, se kterým se budou moct ztotožnit všichni.
Podle tématu pak budete vybírat odpovídající dekorace, hudbu, a v některých případech i dress code. V závislosti na vašem vkusu a rozpočtu se můžete rozhodnout pro luxusní a okázalé dekorace, nebo se držet při zemi a zvolit jednoduchost a modernost.
Společnosti nabízející dekorace, disponují širokou škálou propriet, od osvětlení po dekorace na stoly, za vcelku příznivé ceny. Peníze můžete ušetřit i vlastními dekoracemi.
Krok 12: Obstarejte obsluhu zajišťující chod večera
Aby večer probíhal bez problémů, je nezbytné objednat dostatek obsluhy. Jde o barmany a číšníky pro servírování nápojů, šatnářky, obsluhu pokladny, prodejce lístků a úklid. Vůbec není od věci najmout si ostrahu, která během večera zajistí bezpečnost hostů. To, jestli si najmete profesionály, nebo bude spoléhat na dobrovolníky, bude záležet na vašem rozpočtu. Každopádně, dobrá příprava a koordinace jsou zárukou uvolněného večera.
Krok 13: Navrhněte a objednejte tištěné materiály
Všechny tištěné materiály, které budete k plesu potřebovat, by měly být připravené a vysázené v předstihu. Bude potřeba nechat vytisknout vstupenky, programy, jmenovky či nápojové lístky. Jedním ze způsobů, jak pokrýt vaše náklady, je vytisknout na tyto materiály loga sponzorů. Dobrou cestou, jak podpořit maturitní ples, je vyvěšení plakátů a roznos letáčků. Dalším detailem, na který byste neměli zapomenout, jsou orientační cedule ukazující hostům cestu k šatnám a na toalety. Svým učitelům můžete vyjádřit úctu formou malých dárečků na motivy plesu. Například lahví sektu s personalizovanou vinětou.
Jakmile jsou definitivně vybrané místo konání a datum akce, můžete rozeslat pozvánky. Ujistěte se, že jsou pozvaní všichni absolventi a jejich rodiče, učitelé, ředitel and čestní hosté. Na pozvánce by neměly chybět informace o dress codu, adrese a harmonogramu.
Krok 14: Rozvrhněte zasedací pořádek a zajistěte proslovy
Standardní součástí plesu je vítání hostů, proslovy, gratulace a úvodní tance, takže by neměly ve vašem programu chybět. Domluvte se s ředitelem, kdo pronese proslovy a zda na škole nejsou některé specifické tradice, které by bylo dobré zahrnout do programu.
Důležitý je také zasedací pořádek. Pokud to dispozice místa umožňují, snažte se o to, aby rodiny a přátelé seděli pospolu. Rodiče a učitelé by měli mít dobrý výhled na pódium.
Krok 15: Připravte místo konání maturitního plesu
Během několika posledních dní před maturitním plesem bude potřeba udělat hromadu věcí. Bude nutné vyzdobit sál, připravit catering a zkontrolovat technické vybavení. Bude potřeba sestavit harmonogram toho, kdy má kdo co zařídit. Vše tak půjde jako na drátkách a vy si večer užijete beze stresu.
Samozřejmě, že byste měli zůstat flexibilní a harmonogram podle potřeby upravovat a vylepšovat. Nejdůležitější ale je začít se vším zavčas a co nejdřív zarezervovat místo konání a objednat obsluhu.
Mimo plánování samotného plesu byste také neměli zapomenout na přípravu svého outfitu, abyste vypadali během tohoto kouzelného večera fantasticky. Koneckonců, váš maturitní ples je ideální příležitostí pro oslnivou róbu a dobře padnoucí oblek. Dali jsme pro vás dohromady několik tipů, jak sestavit perfektní outfit pro tuto speciální okolnost:
Oblečení na maturitní ples: Inspirace pro mladé ženy
Od klasických plesových šatů po moderní overaly – inspirujte se našimi nápady a vyberte si perfektní maturitní outfit odpovídající vašemu stylu. Ať už upřednostňujete romantický vzhled, nebo moderní, trendy styl, poradíme vám, jak se na maturitní ples připravit. Představíme vám přehled barev, látek a střihů a pomůžeme vám s výběrem maturitního outfitu, ve kterém se budete cítit pohodlně.
Pánské obleky na maturitní ples: Tipy a inspirace
Pánové na maturitním plese neudělají chybu klasickým oblekem. Prozradíme vám, jaké obleky a doplňky se nejlépe hodí pro tuto událost. Také vám poradíme, jaké jsou moderní alternativy k tradičním outfitům. Pomůžeme vám vybrat perfektní šaty, které budou šik a komfortní, takže vám nebude nic bránit tomu, abyste si užili večer naplno.
Oblečení na maturitní ples: Tipy pro hosty & rodinu
Nejste si jistí, co si jako host vzít na maturitní ples na sebe? Poradíme vám, jak vybrat oblečení odpovídající dress codu plesu, a představíme vám řadu nápadů na outfity pro mladé i starší. Ať už preferujete elegantní šaty, šik obleky nebo slušivé dvoudílné kostýmy, poradíme vám, jak se jako host přichystat, aniž byste odpoutávali pozornost od maturantů.
Dárky pro maturanty: Nápady na vlastnoručně vyrobené dary
Maturitní ples je milníkem v životech mladých lidí. Rodiče a příbuzní mohou využít této příležitosti a maturanty něčím obdarovat. V tomto článku vám představíme několik nápadů na vlastnoručně vyrobené dárky, jejichž výroba vám nezabere moc času.
______________________________________________
Zdroje a další informace:
https://www.promaturak.cz/cs/clanky
(cit. 12.11.2024)
https://www.jobs.cz/poradna/maturitni-ples-krok-za-krokem/
(cit. 12.11.2024)
https://www.seznamzpravy.cz/clanek/kampus-maturitni-ples-organizace-257181
(cit. 12.11.2024)
https://myprom.cz/maturitni-ples-vse-co-o-nem-potrebujete-vedet/
(cit. 12.11.2024)
Zdroje obrázků dle pořadí:
Titulka: iStock.com/kali9
1. obrázek v textu: Prostock-studio – stock.adobe.com
2. obrázek v textu: loki_ast – stock.adobe.com
3. obrázek v textu: iStock.com/PeopleImages
4. obrázek v textu: iStock.com/ASphotowed
5. obrázek v textu: WavebreakMediaMicro – stock.adobe.com
6. obrázek v textu: C&A