Ir a la búsquedaSaltar al contenido principal

Envío a domicilio gratis desde 29 € y a tienda con Click&Collect siempre gratis.

Cómo organizar una fiesta de graduación: un grupo de jóvenes en su fiesta de graduación.

Cómo organizar una fiesta de graduación: ideas, consejos y checklists

Una fiesta de graduación es el broche final a toda una etapa académica. Para que la celebración sea memorable, es necesario organizarlo todo al detalle, lo cual puede llegar a ser un reto para los estudiantes. Pero no te preocupes: con una buena planificación y una distribución clara de las tareas, no tendréis problema para organizar vuestra fiesta de graduación. A continuación, te ofrecemos una visión general de los pasos más importantes que hay que seguir, así como consejos que os serán útiles a lo largo de todo el proceso.

Cómo preparar una fiesta de graduación, paso 1: Formar el comité organizador

El primer paso, y el más importante, es formar el equipo que se va a encargar de la organización. Lo mejor es hacerlo ya a principios de curso, para que luego haya tiempo suficiente para prepararlo todo.

Lo ideal es que el equipo esté formado por varias personas con distintas habilidades: desde alguien que tenga mano con las finanzas y los presupuestos hasta mentes creativas para la decoración. Todos deben tener claras sus responsabilidades para evitar tensiones o malentendidos más adelante.

Estas son los roles que deberá haber en el comité organizador de la fiesta de graduación:

  • Presidente: mantiene una visión general del proceso, participa en todas las áreas de la organización, firma contratos.

  • Tesorero: se ocupa de las finanzas.

  • Distintos responsables para las distintas tareas: por ejemplo, lugar de la celebración, comida y bebida, decoración, acciones para recaudar fondos, luz y sonido, actividades, proveedores de servicios, creación y pedido de material impreso, etc.

Este reparto de roles no significa que el desarrollo de cada tarea tenga que recaer exclusivamente sobre una única persona, sino que podéis poner en común ideas y consultaros entre vosotros. La persona responsable de cada área es la que mantiene una visión de conjunto y se asegura de que se cumplan todos los pasos necesarios.

Consejo

Puede ser una buena idea contar con una persona que tenga experiencia en la organización de eventos (por ejemplo, un alumno que haya organizado celebraciones previamente o un miembro del profesorado), ya que podrán aportar consejos y puntos de vista muy útiles.

Cómo preparar una fiesta de graduación, paso 2: Fijar el presupuesto

Antes de empezar con los preparativos de la fiesta, tendréis que saber con qué costes debéis contar, de qué presupuesto disponéis y cómo podéis recaudar fondos.

Un plan financiero detallado y realista puede ser la base del éxito de una fiesta de graduación. Estos son los costes que debéis tener en cuenta:

  • Calculad aproximadamente todas las posibles partidas de costes: lugar de celebración, catering, música, decoración, proveedores de servicios, etc. Pensad también en costes ocultos, como seguros o permisos, y planificad un colchón financiero para gastos imprevistos.

  • Calculad los posibles ingresos: esto incluye el dinero que podáis recaudar a través de distintas campañas.

  • Estableced presupuestos: determinad de cuánto presupuesto disponéis para las distintas áreas (por ejemplo, comida, entretenimiento, etc.).

Al principio, el cálculo de los costes de la fiesta de graduación se basará en estimaciones aproximadas. Con el tiempo, podréis concretar las cifras exactas y ajustar mejor el presupuesto.

Consejo

¿Cuánto cuesta una fiesta de graduación?

No hay una respuesta única a esta pregunta, ya que depende de muchos factores, como el lugar, el número de invitados y los servicios que tengáis previsto contratar. Aun así, por término medio, hay que contar con un gasto de entre 50 y 100 euros por persona (gastos personales de vestuario y peluquería aparte).

Cómo organizar una fiesta de graduación, paso 3: Fijar la fecha

La fiesta de graduación suele celebrarse unos días después de terminar los exámenes finales. Lo preferible es que sea un viernes o un sábado, especialmente si se invitan a familiares y amigos o es un evento con venta de entradas.

Una vez que la hayáis fijado, comunicad la fecha a los invitados con la mayor antelación posible, para que puedan reservarse el día en su agenda.

Cómo organizar una fiesta de graduación, paso 4: Determinar el número de invitados

Para planificar la fiesta de forma realista y calcular con más precisión los costes, es importante determinar pronto el número de invitados. La fiesta de graduación suele tener dos partes, una más institucional y otra más festiva:

  • A la entrega de diplomas, además de los recién graduados, suelen asistir las familias de los estudiantes, los profesores y la dirección del centro.

  • En cuanto a la fiesta posterior, hay varias opciones: que solo vayan los recién graduados, que haya amigos y familiares invitados o que esté abierta al público con venta de entradas.

Pasos para organizar una graduación: el comité organizador de una fiesta de graduación en una reunión.

Cómo planificar una fiesta de graduación, paso 5: Encontrar un lugar para la celebración

El lugar de celebración es un aspecto clave en la planificación del evento. El recinto no solo debe ser lo suficientemente grande, sino que también debe encajar con el ambiente de la celebración. Una opción habitual es reservar un local especializado en eventos de este tipo o una sala grande de algún equipamiento público o privado.

Una sala de fiestas o un local para eventos suele contar con el personal y el equipo técnico necesarios, aunque no es la solución más económica. Alquilar un salón o una sala grande (por ejemplo, una sala polivalente de un edificio público) suele ser más barato, pero tendréis que encargaros de muchas más cosas, como la entrada, el guardarropa, el servicio de bar, el equipo técnico, etc.

Preguntas importantes a la hora de elegir el lugar de la fiesta de graduación:

  • ¿Es lo suficientemente grande para el número de invitados previsto?

  • ¿Hay espacio suficiente para una pista de baile, un bufé y un escenario?

  • ¿Está bien comunicado (aparcamientos, transporte público)?

  • ¿Dispone de equipo técnico propio (iluminación, audiovisuales, sonido) o debe contratarse externamente?

  • ¿Se ajusta el lugar al presupuesto?

Comparad distintas opciones, haced unas estimaciones de costes y sopesad qué opción os conviene más.

Cómo planificar una fiesta de graduación, paso 6: Recaudar fondos

Hay varias formas de recaudar dinero para cubrir los gastos de una fiesta de graduación. Por ejemplo, se puede organizar una fiesta universitaria previa con venta de entradas. También se puede montar un evento abierto al público, como un mercadillo o una carrera popular.

Otra opción es buscar patrocinadores. Algunas universidades, instituciones o empresas vinculadas al sector de vuestros estudios pueden estar dispuestas a prestar ayuda económica para el evento. A cambio, podéis ofrecer, por ejemplo, menciones y/o la inclusión de su logotipo en el material gráfico y audiovisual de la fiesta y en las distintas comunicaciones del evento.

Organizar una fiesta de graduación, paso 7: Obtener permisos, licencias y seguros

No hay que descuidar los aspectos legales de una fiesta de graduación. Por ejemplo, si alquiláis un local, deberéis aseguraros de que tenga licencia para servir bebidas alcohólicas. Además, debe cumplir con la normativa de seguridad vigente para el tipo de evento que queréis organizar. Por ejemplo, las vías de evacuación deben estar claramente señalizadas para garantizar la seguridad de los asistentes. También es esencial contar con un seguro que cubra la responsabilidad civil y posibles accidentes.

Pasos para organizar una fiesta de graduación: catering dispuesto encima de una mesa.

Cómo planificar una fiesta de graduación, paso 8: Organizar la comida y la bebida

El catering es uno de los factores más importantes para que la fiesta de graduación sea un éxito. Decidid pronto si queréis ofrecer un bufé, un menú o, simplemente, comida para picar. Considerad también si la comida se preparará in situ o habrá que contratar un servicio de catering. Sea cual sea la opción elegida, deberéis tener en cuenta las opciones vegetarianas y veganas, así como las intolerancias y alergias.

En cuanto a las bebidas, deberíais ofrecer tanto opciones con alcohol como sin alcohol. Mirad qué tratos os ofrecen los distribuidores de determinadas bebidas y elegid el que se ajuste mejor a vuestra fiesta.

Consejo

Si contratáis una empresa de catering, aseguraos de que tenga experiencia en grandes eventos para que todo vaya sobre ruedas el día de la fiesta.

Cómo planificar una fiesta de graduación, paso 9: Preparar la música y las actividades

La música desempeña un papel fundamental en cualquier celebración. Podéis optar por un DJ o un grupo en directo, o combinar ambos. Es importante que el repertorio musical abarque el máximo de estilos posible, incluyendo desde clásicos hasta éxitos del momento. Si queréis hacer una lista de reproducción para la fiesta, deberéis seleccionar canciones adecuadas para momentos concretos de la celebración, como la entrega de diplomas o el inicio de la fiesta. Si vais a contar con un DJ o un grupo, deberéis consultarles con antelación qué equipo de sonido e iluminación necesitan.

Además de la música, en la fiesta de graduación no pueden faltar otras actividades y opciones de entretenimiento. He aquí algunos ejemplos:

  • Un photocall donde los invitados puedan hacerse fotos divertidas de recuerdo. Consejo: Con una cámara con temporizador y un fondo atractivo, podéis montar fácilmente un photocall en cualquier rincón de la fiesta.

  • Juegos, actividades o pequeños espectáculos entre las distintas partes de la fiesta.

  • Un remate final de la fiesta, por ejemplo, con fuegos artificiales o un espectáculo de luces, para que la velada quede en la memoria de todos.

Cómo organizar una fiesta de graduación, paso 10: Contratar a un fotógrafo

La fiesta de graduación es un momento único, ¡y qué mejor que tenerlo inmortalizarlo con un álbum de fotos! Para ello, podéis contratar a un fotógrafo profesional que retrate los momentos más importantes de la celebración. Para aseguraros de que todo el mundo sale en las fotos, podéis fijar una hora para hacer fotos a los asistentes y considerar si os gustaría tener fotos de grupo.

Cómo planificar una fiesta de graduación, paso 11: Decidir la decoración y la temática

La decoración también influye en el ambiente de una fiesta de graduación. A veces, los protagonistas de la fiesta eligen una temática que marca tanto los adornos y el diseño de las invitaciones como el outfit de los asistentes.

Si queréis que la fiesta sea temática, consensuad con todos los compañeros cuál debería ser el tema.

La temática os ayudará a definir la decoración, la música y quizá también el código de vestimenta. Podéis optar por una decoración elegante y glamurosa o decantaros por una más sencilla y moderna, según vuestros gustos y presupuesto.

Consejo

Hay empresas de alquiler que ofrecen una amplia gama de artículos decorativos, desde tiras de luces hasta adornos de mesa. Esta opción es más económica que comprarlo todo nuevo. Como alternativa para ahorrar aún más dinero, podéis diseñar y elaborar vosotros mismos la mayor parte de los elementos decorativos de la fiesta.

Cómo preparar una fiesta de graduación, paso 12: Organizar el personal

Para que vuestra fiesta de graduación transcurra sin problemas, es importante contar con suficiente personal. Esto incluye camareros, que serán los responsables de servir las bebidas, así como personal para el guardarropa, la taquilla, la venta de entradas, el montaje y desmontaje y la limpieza final. Dependiendo del presupuesto, podéis contratar profesionales o contar con voluntarios para hacer estas tareas. En cualquier caso, una buena coordinación es importante para garantizar que todo vaya como la seda.

Cómo preparar una fiesta de graduación, paso 13: Diseñar y encargar el material impreso

Todos los materiales impresos necesarios para la fiesta de graduación deben planificarse, diseñarse y mandar a imprimir con suficiente antelación. Además de las entradas (si las hay), también hay que preparar las tarjetas identificativas y los menús y cartas de bebidas de la cena y posterior celebración. Para anunciar la fiesta y captar el máximo de asistentes posible, también es conveniente contar con flyers y carteles anunciando el acto. Tampoco hay que olvidar los rótulos informativos, tanto para la ceremonia de entrega de diplomas como para la fiesta posterior, que indiquen, por ejemplo, dónde está el guardarropa o los aseos. Si vais a entregar algún tipo de obsequio al profesorado, es posible que también tengáis que preparar etiquetas personalizadas, tarjetas o cualquier otro tipo de material impreso.

Consejo

Una vez determinados el lugar y la fecha de la fiesta de graduación, se pueden enviar las invitaciones. Aseguraos de que todos los estudiantes y familiares, así como el personal docente, la dirección del centro y otros asistentes reciben su invitación a tiempo. No olvidéis indicar el código de vestimenta, el lugar exacto de la celebración y qué partes va a tener la velada.

Organizar una fiesta de graduación, paso 14: Distribuir los asientos y definir los horarios

Una fiesta de graduación consta de varias partes: desde los discursos y entregas de diplomas hasta la cena y el baile posteriores. Todos estos elementos deben estar convenientemente planificados mediante un horario. Para ello, deberéis saber con antelación, por ejemplo, quién va a dar un discurso en nombre de la universidad o centro educativo o si hay algún tipo de elemento que sea costumbre incluir en el protocolo.

Dependiendo del tipo de fiesta de graduación, es posible que la distribución de los asientos también sea un punto importante. ¿Quién se sienta en las primeras filas durante la entrega de diplomas? Si hay cena de graduación, ¿quién se sienta en cada mesa? Procurad que todo el mundo tenga en todo momento una buena vista del escenario.

Cómo organizar una fiesta de graduación, paso 15: Preparar el lugar de la celebración

En los días previos a la fiesta, las cosas empiezan a ponerse en marcha: hay que colocar la decoración, ultimar los detalles del catering y comprobar que todo el equipo técnico necesario está a punto. Lo mejor es elaborar un calendario donde conste claramente quién se encarga de cada tarea y cuándo lo hace. Así os aseguraréis de que todo vaya sobre ruedas y podáis disfrutar de la velada.

Si es necesario, podéis ir actualizando el calendario para ajustarlo a las circunstancias de cada momento. Lo importante es planificar con tiempo y contratar los proveedores de servicios lo antes posible.

Por supuesto, además de todo lo relacionado con la organización de la fiesta, también es importante que pienses en qué te vas a poner el día de la celebración. Al fin y al cabo, la graduación es una oportunidad para brillar y lucir un outfit estupendo. Para ayudarte a encontrar el atuendo adecuado para la ocasión, a continuación te proponemos muchas ideas y consejos al respecto.

Ideas para una fiesta de graduación: dos jóvenes con outfits para su fiesta de graduación.

Looks de graduación para mujer: ideas y consejos de estilismo

Desde el clásico vestido hasta un mono moderno: te presentamos qué opciones tienen las mujeres para su outfit de graduación. Tanto si prefieres un look romántico como un estilo más moderno, te mostramos cómo vestir elegante sin renunciar a tu estilo en la ceremonia de graduación y en la fiesta posterior. Selecciona los colores, tejidos y cortes que mejor te hagan sentir y disfruta de tu gran día sin preocupaciones.

Outfits de graduación para mujer
Ideas para organizar una fiesta de graduación: un joven viste un traje con pajarita en su graduación.

Outfits de graduación para hombre: ideas y consejos

Un traje clásico es una apuesta segura para una fiesta de graduación. En este artículo, te mostramos qué trajes y accesorios son adecuados para la ocasión. Si buscas una alternativa más moderna, también encontrarás sugerencias al respecto. Déjate inspirar por nuestras ideas y encuentra un outfit chic y cómodo con el que disfrutar al máximo de tu graduación.

Outfits de graduación para hombre
Outfits para los invitados a una fiesta de graduación: padres vestidos para la graduación de su hijo.

Ideas para una fiesta de graduación: outfits para los invitados

¿Cómo deben ir vestidos los familiares y amigos en una fiesta de graduación? Te ofrecemos consejos sobre el código de vestimenta y muchas ideas de outfits para vestir con estilo y de forma adecuada para la ocasión. Ya sea un vestido de fiesta, un traje clásico o un traje pantalón, con nuestras propuestas lograrás un outfit que te hará lucir elegante, pero sin restar protagonismo a los protagonistas de la celebración.

Looks de invitado para una graduación
Ideas para organizar una fiesta de graduación: regalos DIY para los recién graduados.

Regalos de graduación: ideas creativas paso a paso

La graduación marca un hito importante en la vida de cualquier estudiante. Por eso, a los padres y familiares les gusta aprovechar esta ocasión para hacer un pequeño regalo a los recién graduados. En este artículo, te proponemos cinco ideas de regalos creativos que puedes materializar en un abrir y cerrar de ojos.

Regalos de graduación

______________________________________________

Fuentes de información

https://www.ucaragon.com/seccion-noticias/el-coste-de-las-graduaciones-desde-la-ceremonia-hasta-el-viaje-a-salou/
(última consulta: 05.11.2024)

https://www.venuesplace.com/es/idea/138-todos-los-detalles-para-una-fiesta-de-graduacion-perfecta
(última consulta: 05.11.2024)

https://www.levante-emv.com/sociedad/2024/06/14/boom-fiestas-graduacion-103729015.html
(última consulta: 05.11.2024)

https://weezevent.com/es/blog/organizar-acto-graduacion/
(última consulta: 05.11.2024)

Fuentes de las imágenes por orden de aparición

Imagen de portada: iStock.com/kali9
1.ª imagen en el texto: Prostock-studio – stock.adobe.com
2.ª imagen en el texto: loki_ast – stock.adobe.com
3.ª imagen en el texto: iStock.com/PeopleImages
4.ª imagen en el texto: iStock.com/ASphotowed
5.ª imagen en el texto: WavebreakMediaMicro – stock.adobe.com
6.ª imagen en el texto: C&A

Hazte miembro y consigue un 10 % de descuento de bienvenida*

¡Disfruta de ventajas y ofertas exclusivas!

Unirse al programa

* El bono de bienvenida es válido por 30 días y solo se puede utilizar una vez, ya sea en una de nuestras tiendas en España, en la tienda online o en nuestra aplicación. No es acumulable a otras ofertas ni descuentos de C&A for you. Más información sobre los términos y condiciones en www.c-and-a.com/es/es/shop/foryou#termsconditions