Organizacja studniówki: najważniejsze wskazówki dotyczące planowania balu maturalnego
Studniówka to wielka impreza symbolizująca ukończenie szkoły średniej i rozpoczęcie nowego rozdziału w życiu. Zanim jednak będzie mogła się rozpocząć, najpierw trzeba zorganizować bal maturalny. Jest to duże wyzwanie dla maturzystów, ponieważ jest sporo rzeczy do rozważenia. Ale nie martw się: dzięki dobremu planowaniu i jasnemu podziałowi zadań, bal maturalny można zorganizować sprawnie. W związku z tym przedstawiamy przegląd najważniejszych kroków w planowaniu studniówki i pokazujemy, na co należy zwrócić uwagę podczas jej organizacji.
Krok 1 organizacji studniówki: tworzenie komitetu organizacyjnego
Pierwszym i najważniejszym krokiem jest utworzenie dedykowanego zespołu organizacyjnego. Najlepiej zrobić to na początku roku szkolnego, aby mieć wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie studniówki.
Idealnie byłoby, gdyby zespół składał się z kilku osób o różnych mocnych stronach – od fanów matematyki zajmujących się budżetem po kreatywne umysły biegłe w kwestiach dekoracji. Każdy powinien mieć jasno określone obowiązki, aby uniknąć późniejszego stresu lub nieporozumień.
Te role zdecydowanie powinny zostać przypisane w komitecie studniówkowym:
Przewodniczący (ma ogląd na całość, jest zaangażowany we wszystkie obszary organizacji, podpisuje umowy)
Skarbnik (zajmuje się finansami, pilnuje budżetu)
Osoby odpowiedzialne za określone zadania (np. lokalizację, jedzenie i napoje, dekoracje, światło i dźwięk, rozrywkę, program, zakres usług dodatkowych i ich dostawców, tworzenie i zamawianie materiałów drukowanych itp.)
Jedna osoba nie musi zajmować się danym obszarem odpowiedzialności całkowicie samodzielnie. Warto pracować w zespołach. Koordynator może zbierać pomysły i omawiać je z zespołem. Osoba odpowiedzialna za zadanie ma mieć ogląd na całość, zajmuje się koordynacją, prowadzi temat do przodu i zapewnia, że wszystkie zadania są odhaczone.
Najczęściej do komitetu wybieranych jest 2 lub 3 uczniów z każdej klasy, do tego wychowawcy oraz rodzice z trójek klasowych i rady rodziców.
Krok 2 organizacji balu maturalnego: ile kosztuje studniówka? Planowanie budżetu
Przed organizacją studniówki dobrze jest z grubsza wiedzieć, jakich kosztów należy się spodziewać, ile pieniędzy jest do dyspozycji i jak zebrać resztę.
Oto jakie aspekty należy wziąć pod uwagę planując koszty studniówki:
Dobrze przemyślany plan finansowy jest podstawą udanej organizacji balu maturalnego.
Wstępna kalkulacja wszystkich możliwych kosztów: lokalizacji, cateringu, muzyki, dekoracji, dostawców usług i obsługi, sprzętu technicznego i być może atrakcji-niespodzianki. Nie zapomnijcie o ukrytych kosztach, takich jak ubezpieczenie lub licencje i zaplanuj bufor finansowy na niespodziewane wydatki.
Obliczenie przychód. Obejmuje to opłaty od osób uczestniczących, pieniądze zebrane w ramach różnych dodatkowych kampanii i czy kwoty uzyskane od sponsorów.
Zdefiniowanie budżetu. Określ, jaki budżet jest przeznaczony dla różnych obszarów (np. jedzenie, rozrywka itp.).
Plan kosztów dla studniówki jest prawdopodobnie przybliżonym szacunkiem na początku. Z czasem można go skonkretyzować i zapisywać stałe przychody i wydatki.
Ile kosztuje studniówka?
Nie ma dokładnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ zależy to od wielu czynników, takich jak lokalizacja, menu, liczba gości i planowane usługi. Średnio możesz oczekiwać, że zapłacisz od 300 do nawet 800 złotych od osoby.
Krok 3 planowania balu maturalnego: ustalenie daty studniówki
Oczywiście, jak sama nazwa wskazuje studniówka powinna przypadać na 100 dni przed maturą. Z praktycznych względów nie zawsze jest to możliwe najczęściej bale maturalne organizowane są w piątek lub sobotę. Często jednak data ta jest już zapisana w kalendarzu szkolnym, ponieważ dyrekcja szkoły ustala ją odpowiednio wcześniej i rezerwuje salę z wyprzedzeniem.
Jak tylko data zostanie ustalona, należy poinformować maturzystów, rodziców, nauczycieli i gości honorowych tak wcześnie, jak to możliwe, aby mogli zachować datę w swoich kalendarzach.
Krok 4 organizacji studniówki: określ liczbę gości
Aby sprawnie zorganizować bal studniówkowy i określić jego koszty, ważne jest wcześniejsze ustalenie liczby gości. Należy oszacować, ile maturzystek i maturzystów zaprosi osoby towarzyszące spoza szkoły oraz doliczyć obecnych nauczycieli oraz przedstawicieli komitetu rodzicielskiego.
Krok 5 organizacji studniówki: wybór lokalizacji balu maturalnego
Lokalizacja to kluczowa kwestia podczas organizacji studniówki. Sala nie tylko powinna być wystarczająco duża dla wszystkich gości, ale także musi pasować do charakteru wieczoru. Można zarezerwować salę lub restaurację na to wydarzenie bądź zorganizować ją w szkole, albo w innej hali.
Gdy studniówka odbywa się w restauracji lub specjalnej sali dostosowanej do tego typu eventów, zazwyczaj można liczyć w ramach wynajmu na pomoc personelu obsługującego i niezbędny sprzęt sceniczny. Wiąże się to jednak z wyższym kosztem. Hala lub duże pomieszczenie (np. obiekty sportowe lub remizy) są często tańsze w wynajmie, ale trzeba samodzielnie zorganizować wiele rzeczy, takich jak szatnia, obsługa, catering, sprzęt techniczny itp.
Ważne kwestie przy wyborze lokalizacji studniówki to:
Czy lokalizacja jest odpowiednio duża dla oczekiwanej liczby gości?
Czy jest wystarczająco dużo miejsca na parkiet taneczny, bufet i ewentualnie scenę?
Czy dostępność dla wszystkich gości jest dobra (parkingi, transport publiczny)?
Czy sprzęt techniczny (oświetlenie, nagłośnienie) musi być wynajmowany, czy wszystko jest dostępne na miejscu?
Czy lokalizacja pasuje do budżetu?
Porównajcie różne lokalizacje na bal maturalny i uzyskajcie szacunkowe koszty. Zastanówcie się, która opcja najbardziej odpowiada założeniom i budżetowi.
Krok 6 organizacji studniówki: zbierz pieniądze na bal maturalny
Studniówka staje się coraz droższym przedsięwzięciem, niektórzy uczniowie w kreatywny sposób zbierają dodatkowe pieniądze na ten wieczór np. poprzez przyciągnięcie sponsorów. Uniwersytety, banki lub lokalne firmy często są skłonne zapewnić wsparcie finansowe dla maturzystów. W zamian mogą umieszczać reklamy w gazetce szkolnej, na zaproszeniach lub w broszurach programowych.
Krok 7 planowania balu maturalnego: organizacja jedzenia i napoi
Posiłek jest jednym z najważniejszych czynników udanego wieczoru. Należy zdecydować wcześniej, czy jedzenie będzie w formie bufetu, pełnego menu czy przekąsek. W zależności od lokalizacji jedzenie będzie przygotowywane na miejscu lub dostarczone. Podczas planowania posiłków należy wziąć pod uwagę opcje wegetariańskie i wegańskie, a także wszelkie nietolerancje i alergie.
Sprawdźcie, czy można kupić napoje z ew. opcją zwrotu. Dzięki temu oddacie pozostałe napoje i zapłacicie tylko za to, co faktycznie zostanie spożyte.
Upewnij się, że firma cateringowa ma doświadczenie w organizacji dużych imprez, aby wszystko przebiegło sprawnie.
Krok 8 organizacji studniówki: muzyka i program rozrywkowy
Muzyka odgrywa kluczową rolę w tworzeniu nastroju podczas studniówki. Możecie zdecydować się na DJ-a lub zespół grający na żywo – lub połączyć te dwie opcje. Ważne jest, aby na playliście znalazło się coś dla każdego: od klasyków na parkiet taneczny po aktualne hity list przebojów. Odpowiednie utwory powinny być wybrane z wyprzedzeniem na specjalne momenty wieczoru, takie jak polonez na początku lub specjalne dedykacje dla nauczycieli. Przedyskutujcie także wcześniej, czy dostępny jest na miejscu niezbędny sprzęt nagłośnieniowy i oświetleniowy dla zespołu lub DJ-a.
Oprócz muzyki, można także pomyśleć o innych opcjach rozrywki, takich jak:
Foto-budka, w której goście mogą robić sobie pamiątkowe zdjęcia.
Wskazówka: Można również zbudować ją samodzielnie za pomocą dobrego aparatu i samowyzwalacza, a tym samym zaoszczędzić pieniądze.Gry, aktywności lub małe pokazy podczasprzerw.
Być może specjalna atrakcja, taka jak fajerwerki lub pokaz świetlny, sprawi, że wieczór będzie niezapomniany.
Krok 9 planowania balu maturalnego: fotograf
Studniówka jest wyjątkowym momentem, który, co oczywiste, trzeba należycie uwiecznić! Profesjonalny fotograf sprawi, że każdy będzie mógł wspominać ten wieczór jeszcze wiele lat później. Planując bal maturalny, należy z wyprzedzeniem ustalić godziny zdjęć klasowych, aby każdy miał możliwość zrobienia zdjęcia i rozważyć, czy będą zrobione zdjęcia grupowe.
Krok 10 organizacji studniówki: dekoracje i motyw przewodni balu maturalnego
Dekoracje wpływają na atmosferę balu maturalnego. Wiele klas maturalnych wybiera motyw przewodni, który przewija się przez cały bal – od zaproszeń po dekoracje.
Zaangażujcie cały rocznik w wybór motta, aby znaleźć takie, z którym większość uczniów może się identyfikować.
Motyw przewodni pomoże określić dekoracje, muzykę, a może nawet dress code. Możecie zdecydować się na eleganckie, efektowne dekoracje lub zachować prostotę i nowoczesność – w zależności od gustu i budżetu.
Wynajmowane sale na studniówkę często oferują szeroką gamę elementów wystroju pomieszczenia, od lampek po dekoracje stołu, które są wliczone w cenę. Możecie także samodzielnie zaprojektować wiele elementów dekoracyjnych i zaoszczędzić pieniądze.
Krok 11 planowania balu maturalnego: pracownicy dodatkowi
Organizując studniówkę na specjalnie do tego przeznaczonej sali oczywiście nie trzeba się martwić o obsługę. Natomiast planując studniówkę w szkole, remizie lub inny miejscu ważne jest zorganizowanie odpowiedniej liczby personelu. Obejmuje to barmanów i kelnerów, którzy są odpowiedzialni za serwowanie napojów, a także pracowników szatni, montażu i demontażu oraz końcowego sprzątania. Należy również zaplanować ochronę, aby zapewnić bezpieczeństwo podczas wydarzenia. To, czy zatrudniony zostanie profesjonalny personel, czy znajdą się wolontariusze, zależy od budżetu, ale w każdym przypadku dobra koordynacja jest ważna, aby zagwarantować relaksujący wieczór.
Krok 12 organizacji studniówki: materiały drukowane
Wszystkie materiały drukowane wymagane na bal maturalny powinny być zaplanowane i zaprojektowane z dużym wyprzedzeniem. Oprócz biletów, które mogą być opatrzone logotypami sponsorów w celu refinansowania kosztów, ważnymi materiałami są również broszury programowe, identyfikatory, karty napojów i menu. Nie należy również zapominać o drogowskazach wskazującym gościom drogę do szatni lub toalety. Świetnym pomysłem jest także wręczenie prowadzącym spersonalizowanych upominków z mottem studniówki.
Po ustaleniu miejsca i daty można wysłać zaproszenia. Należy upewnić się, że wszyscy maturzyści, kadra nauczycielska, rada rodziców, dyrekcja szkoły i goście honorowi otrzymali zaproszenie. Sprawdźcie, że zaproszenia jasno określają dress code, lokalizację i program wydarzenia.
Krok 13 organizacji studniówki: organizacja miejsc siedzących i harmonogramu programu
Od powitania gości po przemówienia, poloneza czy część rozrywkową – wszystkie te elementy są typowe dla balu maturalnego i powinny być dobrze zaplanowane w programie. Porozmawiajcie z dyrekcją szkoły, abydowiedzieć się, kto będzie wygłaszał przemówienie i czy istnieją inne tradycje, które należy uwzględnić w programie.
Ważną kwestią jest również rozmieszczenie miejsc siedzących: kto siedzi z kim przy stole? Jeśli to możliwe, nauczyciele powinni mieć dobry widok na scenę.
Krok 14 planowania balu maturalnego: dekoracja lokalizacji
W dniach poprzedzających studniówkę wszystko w końcu zaczyna się układać: dekoracje muszą zostać rozstawione, catering przygotowany, a sprzęt techniczny sprawdzony. Najlepiej jest sporządzić harmonogram, który dokładnie określa, kto i kiedy zajmie się poszczególnymi zadaniami. W ten sposób macie pewność, że wszystko przebiegnie sprawnie i będziecie cieszyć się wieczorem.
Harmonogram może być oczywiście zmieniany, aby optymalnie pasował do założeń. Ważne jest, aby planować z wyprzedzeniem i zarezerwować lokalizację oraz dostawców usług tak wcześnie, jak to możliwe.
Oprócz organizacji balu należy również zaplanować własny wygląd. W końcu bal maturalny to okazja, aby zabłysnąć i założyć świetny strój. Aby pomóc ci należycie podkreślić wieczór odpowiednim strojem, możesz znaleźć inspiracje i wskazówki tutaj:
Kreacja na studniówkę: inspiracje dla maturzystek
Od klasycznych sukienek studniówkowych po nowoczesne kombinezony – tutaj maturzystki znajdą inspiracje i wskazówki dotyczące idealnego stroju studniówkowego, który idealnie do nich pasuje. Niezależnie od tego, czy wolisz romantyczny wygląd, czy modny styl, pokażemy ci, jak ubrać się elegancko na studniówkę. Zainspiruj się różnymi kolorami, tkaninami i krojami i znajdź strój, który sprawi, że poczujesz się w pełni komfortowo w swoim wielkim dniu!
Garnitur na studniówkę dla mężczyzn: wskazówki i inspiracje
Klasyczny garnitur na studniówkę to strzał w dziesiątkę. Pokażemy ci, które garnitury i akcesoria są odpowiedne. Jeśli jednak szukasz bardziej nowoczesnej alternatywy, w tym artykule znajdziesz również kilka sugestii. Daj się zainspirować i znajdź idealny strój, który jest nie tylko szykowny, ale także wygodny, abyś mógł w pełni cieszyć się swoim wielkim wejściem!
Ubiór na studniówkę dla osób towarzyszących i nauczycieli
Co osoby towarzyszące i nauczyciele powinny założyć na studniówkę? Aby ubrać się odpowiednio i stylowo, przedstawiamy wskazówki dotyczące dress code'u i wiele różnych pomysłów na strój, które z pewnością przypadną do gustu zarówno młodszym, jak i starszym. Niezależnie od tego, czy są to odświętne sukienki, eleganckie garnitury czy eleganckie dwuczęściowe garnitury – pokażemy ci, jak możesz zabłysnąć jako gość, nie kradnąc show maturzystom
Prezenty dla absolwentów: inspiracje i instrukcje DIY
Ukończenie szkoły to ważny kamień milowy w życiu nastolatka. Rodzice i krewni lubią korzystać z tej okazji, aby dać absolwentom mały prezent. Poniżej przedstawiamy pomysły na kreatywne, domowe prezenty, które możesz wykonać w mgnieniu oka.
______________________________________________
Źródła
https://www.agencjaspinki.pl/studniowka-jak-zorganizowac-te-najwazniejsza-noc-maturzystow/
(dostęp: 05.11.2024)
https://warszawa.eska.pl/ile-kosztuja-studniowki-maturzysci-wydaja-ogromne-pieniadze-30-01-aa-7bZw-X3bS-ZJJY.html
(dostęp: 05.11.2024)
https://kobieta.interia.pl/zycie-i-styl/news-tak-drogo-jeszcze-nie-bylo-ile-kosztuje-studniowka-w-2024-ro,nId,7237665
(dostęp: 05.11.2024)
Źródła zdjęć w kolejności chronologicznej w tekście
Zdjęcie tytułowe: iStock.com/kali9
1. zdjęcie w tekście: Prostock-studio - stock.adobe.com
2. zdjęcie w tekście: loki_ast - stock.adobe.com
3. zdjęcie w tekście: iStock.com/PeopleImages
4. zdjęcie w tekście: iStock.com/ASphotowed
5. zdjęcie w tekście: Pixel-Shot - stock.adobe.com
6. zdjęcie w tekście: C&A
