Vorbereitung aufs Auslandsjahr: Ablauf & Packliste

Ein Auslandsjahr während der Schulzeit bietet Schülern die Möglichkeit, über sich hinauszuwachsen und neue, wertvolle Erfahrungen zu sammeln. Damit das Auslandsjahr erfolgreich verläuft, ist eine gründliche Planung und Organisation nötig. Generell kann ein Aufenthalt an einer ausländischen Schule auf unterschiedlichen Wegen organisiert werden: Schüler und Eltern können den Auslandsaufenthalt entweder auf eigene Faust organisieren oder an einem Programm einer Austauschorganisation teilnehmen. In diesem Artikel erfahrt ihr daher, welche Voraussetzungen und organisatorischen Schritte für ein Auslandsjahr erfüllt werden müssen und was ihr beim Packen für einen längeren Aufenthalt beachten solltet.

Auslandsjahr planen: eigenständig oder mit einer Organisation?

Je nachdem, in welchem Land und an welcher Schule das Auslandsjahr stattfinden soll, besteht die Möglichkeit, den Aufenthalt selbst zu planen:

Auslandsjahr im europäischen Ausland

Wird ein Auslandsjahr im europäischen Ausland angestrebt, ist die selbstständige Organisation grundsätzlich möglich. Innerhalb der EU wird meist nur der Personalausweis oder Reisepass benötigt, ein Visum ist nicht erforderlich. Trotzdem ist die Unterstützung der eigenen Schule und der gewünschten Austauschschule nötig, um ein Auslandsjahr selbst zu organisieren.

Auslandsjahr im nicht-europäischen Ausland

Ist das Auslandsjahr im nicht-europäischen Ausland geplant (zum Beispiel in den USA), wird von einer eigenständigen Planung oft abgeraten, da Schüler und Eltern mitunter bereits beim Antrag auf ein Visum auf Hürden stoßen können. Austauschorganisationen, die über eine langjährige Erfahrung verfügen, sind ausländischen Botschaften hingegen oft bekannt und können euch somit gezielt bei der Beantragung eines Visums unterstützen. Außerdem übernehmen die Anbieter auch andere organisatorische Aufgaben, wie etwa die Anmeldung an der ausländischen Schule, und können bei Formalitäten wie der Schulbefreiung im Heimatland Hilfe anbieten.

Auslandsjahr planen mit Austauschorganisation: Vorteile

Ein weiterer Vorteil, mit einem professionellen Anbieter das Auslandsjahr zu planen, ist die intensive Betreuung vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt. Gute Austauschorganisationen greifen auf jahrelange Erfahrungen zurück, um die bestmöglichen Rahmenbedingungen für ein Auslandsjahr zu schaffen und Gastfamilien zu finden, die gut zu den Teilnehmern passen. In Vorbereitungsseminaren werden angehende Austauschschüler bestens auf ihr Auslandsjahr vorbereitet, aber auch während der Zeit im Ausland stehen Betreuer vor Ort bereit, die jederzeit bei Problemen helfen können. Nach der Rückkehr findet dann im Idealfall ein Nachbereitungsseminar statt, das es Austauschschülern ermöglicht, sich mit anderen Teilnehmern über die Erfahrungen auszutauschen und sich schrittweise wieder auf das Leben im Heimatland einzustellen.

• Sammelt so viele Informationen wie möglich: Recherchiert, welche Austauschprogramme und Organisationen geeignet wären. Haltet Ausschau nach Erfahrungsberichten im Internet oder sprecht mit anderen Schülern, die bereits ein Auslandsjahr absolviert haben.

• Vereinbart einen Termin an der Schule, um dort über die Rahmenbedingungen des Auslandsjahrs zu sprechen. Einerseits benötigt ihr das Einverständnis der Schule für eine Beurlaubung während der Zeit im Ausland. Andererseits könnt ihr euch dort zum richtigen Zeitpunkt und zu Möglichkeiten der Leistungsanerkennung informieren und beraten lassen.

• Startet mit den Vorbereitungen zur Bewerbung bei einer Austauschorganisation. Füllt ggf. die benötigten Onlineformulare aus und informiert euch, welche zusätzlichen Dokumente im Bewerbungsprozess benötigt werden.

• Recherchiert frühzeitig, welche Finanzierungsquellen zur Verfügung stehen: Die Bewerbung für ein Stipendium sollte etwa ein Jahr vor geplanter Abreise eingereicht und die Auslandsbeihilfe spätestens ein halbes Jahr im Voraus beantragt werden. Um das Taschengeld für das Auslandsjahr etwas aufzubessern, ist ein kleiner Nebenjob oder Ferienjob eine gute Möglichkeit.

Organisationsphase: spätestens 6 Monate vor Abreise

Habt ihr das richtige Austauschprogramm gefunden, kann nun die Auslandsjahr-Vorbereitung starten. Beginnt so früh wie möglich, aber spätestens 6 Monate vor Abreise diese wichtigen organisatorischen Schritte abzuarbeiten:

• Überprüft, wie lange die benötigten Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass) noch gültig sind und beantragt ggf. neue. Auch der Antrag für ein Visum sollte so früh wie möglich gestellt werden – dabei unterstützen euch allerdings die meisten Austauschorganisationen.

• Prüft den Versicherungsschutz: In vielen Fällen sind Teilnehmer über die Austauschorganisation kranken- bzw. unfallversichert. Ist das nicht der Fall, solltet ihr in Erfahrung bringen, welche Kosten die aktuellen Versicherungen übernehmen und ggf. eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abschließen.

• Je nach Zielland sind womöglich noch medizinische Untersuchungen oder zusätzliche Schutzimpfungen für die Einreise notwendig. Bei manchen Impfungen muss ein Mindestabstand zur Abreise eingehalten werden, um zu gewährleisten, dass die Schutzwirkung bereits eingetreten ist.

• Recherchiert die gängigen Zahlungsmethoden im Austauschland. Es ist nicht ratsam, das gesamte Taschengeld als Bargeld mitzunehmen. Daher ist die Eröffnung eines Bankkontos in den meisten Fällen eine sichere Option. Informiert euch dabei auch zu möglichen Konditionen für Überweisungen ins Ausland. In manchen Ländern kann auch eine Prepaid-Kreditkarte praktisch oder sogar erforderlich sein.

• Wenige Monate vor der Abreise solltet ihr außerdem prüfen, ob Verträge und Mitgliedschaften während des Auslandsjahrs pausiert werden können oder gekündigt werden müssten.

• Einige Monate vor der Abreise kann ebenfalls der richtige Zeitpunkt gekommen sein, um die Sprachkenntnisse ein wenig aufzubessern. Auch wenn perfekte Sprachkenntnisse zu Beginn des Auslandsjahrs nicht nötig sind, kann ein Sprachkurs womöglich die Ankunft etwas erleichtern.

• Prüft erneut die Vollständigkeit aller benötigten Dokumente. Notiert ggf. die Kontaktdaten der Austauschorganisation, der Gastfamilie und wichtige Telefonnummern eurer eigenen Familie.

• Kontaktiert ggf. Ansprechpartner der Austauschorganisation und/oder die Gastfamilie, um letzte Details wie konkrete Ankunftsorte und -zeiten abzusichern.

• Plant eventuell eine Abschiedsfeier mit Familie und Freunden. Damit am Abreisetag alle fit und ausgeschlafen sind, solltet ihr diese Feier aber nicht auf den Abend vor dem Abflug legen.

Koffer packen für das Auslandsjahr: wenige Tage vor Abreise

Wenige Tage vor Abreise könnt ihr endlich damit beginnen, den Koffer für das Auslandsjahr zu packen. Damit ihr nichts vergesst, aber auch nicht zu viel einpackt, hilft eine Packliste für das Auslandsjahr. Sie erleichtert die Übersicht und kann individuell auf die Bedingungen im Zielland angepasst werden:

Auslandsjahr-Packliste herunterladen

Nachfolgend findet ihr außerdem wichtige Tipps, an denen ihr euch beim Koffer packen fürs Auslandsjahr orientieren könnt:

• Informiert euch zu den Gepäckvorgaben der Fluggesellschaft: Wie viel Kilo Gepäck dürfen mitgenommen werden? Welche Maße darf das Handgepäck haben? Welche Gegenstände sind ggf. nicht zulässig? So vermeidet ihr zusätzliche Gebühren und Schwierigkeiten bei der Gepäckkontrolle. Zusätzlich zum Koffer wird meist noch eine Schultasche/ein Tagesrucksack benötigt.

• Berücksichtigt das Klima und die Jahreszeiten im Zielland sowie den Abreisezeitpunkt. Bei der Reise in ein warmes oder sogar tropisches Land, kann auf Winterkleidung verzichtet werden. Bei einer Abreise im Herbst kann es wiederum in einigen nordischen Ländern bereits sehr kalt sein.

• Nehmt Rücksicht auf die kulturellen Unterschiede: In einigen Ländern gibt es insbesondere an Schulen eine strengere Kleiderordnung in Hinblick auf kurze oder freizügige Kleidung oder sogar eine Uniformpflicht. Die Schuluniform wird meist vor Ort besorgt, da die Schulen den Kontakt zu entsprechenden Anbietern und Geschäften herstellen. Manchmal gibt es auch die Möglichkeit, eine Schuluniform secondhand günstiger zu erhalten.

• Packt nur Kleidung für ein paar Wochen ein und versucht nicht, die gesamte Garderobe in den Koffer zu zwängen. Schließlich besteht bei der Gastfamilie die Möglichkeit, Wäsche zu waschen sowie die Gelegenheit zu der ein oder anderen Shopping-Tour.

• Greift bei Hygieneartikeln zu nachfüllbaren Flaschen im Mini-Format, um Gewicht zu sparen. Größere Duschgel- oder Shampooflaschen können problemlos ein paar Tage nach der Ankunft gekauft werden.

• Wichtige Unterlagen und Dokumente (z. B. Reisepass, Flugtickets, Visadokumente, Impfpass) sowie ein wenig Bargeld gehören ins Handgepäck. Am besten fertigt ihr von allen Dokumenten noch einmal Kopien (ausgedruckt oder digital auf einem USB-Stick) an und verstaut sie im Koffer.

• Persönliche Medikamente können für Zeitraum des Aufenthalts vom Arzt verschrieben und auf Vorrat gekauft werden. Am besten solltet ihr euch außerdem eine ärztliche Bescheinigung in englischer Sprache ausstellen lassen, um bei der Einreise Probleme zu vermeiden.

Fazit: Frühzeitig mit der Auslandsjahr-Vorbereitung starten

Wenn ihr mit der Auslandsjahr-Vorbereitung beginnt, werdet ihr schnell erkennen, dass sich die Organisation von einer normalen Reiseplanung stark unterscheidet. Auf dem Weg ins Ausland gibt es einige Formalitäten und organisatorische Schritte wie die Schulanmeldung im Ausland über die Schulbefreiung im Heimatland bis zum Visumsantrag zu erledigen. Austauschorganisationen können euch bei diesen Schritten fachkundig beraten und unterstützen, sodass die Planung reibungslos abläuft und ihr dem Auslandsjahr entspannt entgegenblicken könnt.

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Quellen und weiterführende Informationen

https://www.auslandsjahr.org/auslandsjahr-vorbereitung

(abgerufen am 02.01.2023)

https://www.austauschjahr.de/blog/deine-checkliste-alles-was-du-bei-der-organisation-deines-schueleraustausches-beachten-musst

(abgerufen am 10.11.2022)

https://www.auslandsjahr.org/auslandsjahr-organisieren

(abgerufen am 02.01.2023)

https://www.auslandsaufenthalt.org/auslandsaufenthalt-checkliste/

(abgerufen am 02.01.2023)

https://www.aufindiewelt.de/detail/schueleraustausch-was-man-fuer-den-start-ins-abenteuer-in-den-koffer-packen-sollte-die-packliste-das

(abgerufen am 02.01.2023)

https://www.auslandsjahr.org/packliste

(abgerufen am 02.01.2023)

https://schueleraustausch.yfu.at/ablauf-austauschjahr

(abgerufen am 02.01.2023)

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