Abiball planen: Die wichtigsten Tipps für die Abiball-Organisation
Der Abiball ist die große Party, die das Ende einer Schulzeit und den Beginn eines neuen Lebensabschnitts gebührend feiern soll. Bevor die Party allerdings steigen kann, muss der Abiball erst organisiert werden. Für viele Abiturientinnen und Abiturienten ist das eine große Herausforderung, schließlich gibt es eine Menge zu beachten. Doch keine Sorge: Mit einer guten Planung und einer klaren Aufgabenverteilung lässt sich der Abiball reibungslos auf die Beine stellen. Wir geben daher einen Überblick über die wichtigsten Schritte bei der Abiball-Planung und zeigen, worauf ihr bei der Organisation achten solltet.
Abiball-Planung Schritt 1: Das Orga-Team/Abiball-Komitee zusammenstellen
Der erste und wichtigste Schritt ist, ein engagiertes Organisationsteam aufzustellen. Am besten solltet ihr das gleich zu Beginn des Schuljahres erledigen, um genügend Zeit für die Abiball-Planung zu haben.
Idealerweise besteht das Team aus mehreren Leuten mit unterschiedlichen Stärken – von Mathefans für das Budget bis hin zu kreativen Köpfen für die Deko. Jeder sollte klare Verantwortlichkeiten übernehmen, um späteren Stress oder Missverständnisse zu vermeiden.
Diese Rollen sollten im Abiball-Komitee auf jeden Fall vergeben werden:
Vorsitzende/r (behält den Überblick, ist in alle Bereiche der Organisation eingebunden, unterschreibt Verträge)
Schatzmeister/in (eröffnet ein Abiball-Konto, kümmert sich um die Finanzen und die Refinanzierung)
Verantwortliche für bestimmte Aufgaben (z. B. Location, Essen & Getränke, Deko, Crowdfunding-Aktionen & Sponsoren finden, Licht & Ton, Entertainment, Programm, Service & Dienstleister, Drucksachen erstellen & bestellen usw.)
Dabei muss nicht eine Person einen Aufgabenbereich komplett allein organisieren. Im Team könnt ihr Ideen sammeln und euch beratschlagen. Der Verantwortliche für die Aufgabe behält dabei den Überblick, bringt das Thema voran und sorgt dafür, dass alle Aufgaben abgehakt werden.
Holt euch eine erfahrene Person eures Vertrauens ins Team (z. B. Vertrauenslehrer oder Elternteil mit Erfahrung in der Event-Organisation). Sie kann euch wertvolle Tipps geben und eventuell Verträge unterzeichnen, falls der oder die Vorsitzende noch keine 18 Jahre alt ist.
Abiball-Planung Schritt 2: Abiball-Kosten & Budgetplanung
Bevor ihr mit der Abiball-Planung loslegt, solltet ihr ungefähr wissen, mit welchen Kosten ihr rechnen müsst, wie viel Geld ihr zur Verfügung habt und wie ihr überhaupt Geld für den Abiball sammeln könnt.
Ein gut durchdachter Finanzplan ist das Fundament einer erfolgreichen Abiball-Organisation. Diese Aspekte und Abiball-Kosten solltet ihr beachten:
Kalkuliert grob alle möglichen Kostenpunkte: Location, Catering, Musik, Deko, Dienstleister und Service, Technik und vielleicht auch das ein oder andere Überraschungs-Highlight. Denkt dabei auch an versteckte Kosten wie Versicherungen oder Genehmigungen und plant einen finanziellen Puffer für unerwartete Ausgaben ein.
Rechnet eure Einnahmen aus. Dazu gehören: Eintrittsgelder, gesammeltes Geld durch verschiedene Aktionen und Beträge, die euch Sponsoren dazugeben.
Legt Budgets fest. Ermittelt, wie viel Budget für die verschiedenen Bereiche zur Verfügung steht (z. B. Essen, Entertainment usw.)
Der Kostenplan für den Abiball ist am Anfang vermutlich eine grobe Schätzung. Mit der Zeit könnt ihr ihn immer weiter konkretisieren und feste Ein- und Ausgaben verzeichnen.
Wie viel kostet ein Abiball?
Das lässt sich pauschal nicht beantworten, da dies von vielen Faktoren wie der Location, der Anzahl der Gäste und euren geplanten Leistungen abhängt. Im Durchschnitt kann man mit 50 bis 100 € pro Person rechnen.
Abiball-Planung Schritt 3: Datum des Abiballs festlegen
Das Datum für euren Abiball sollte möglichst auf einen Freitag oder Samstag gelegt werden. Oft steht der Termin jedoch bereits im Schulkalender, da die Schulleitung diesen frühzeitig festlegt. Es ist ratsam, diesen Termin dann auch zu übernehmen, da sich viele Lehrerinnen und Lehrer diesen Tag schon Monate im Voraus reservieren.
Sobald das Datum feststeht, informiert möglichst frühzeitig alle Familien, Lehrkräfte und Ehrengäste, damit sie sich den Termin im Kalender freihalten können.
Abiball-Planung Schritt 4: Anzahl der Gäste ermitteln
Um den Abiball reibungslos zu organisieren und die Abiball-Kosten zu bestimmen, ist es wichtig, frühzeitig die Anzahl der Gäste zu ermitteln. Oft wird der Abiball in einen offiziellen Teil und die Afterparty unterteilt:
Am offiziellen Teil nehmen die Abiturientinnen und Abiturienten mit ihren Familien, Lehrerinnen und Lehrer sowie die Schulleitung teil. Hinzu kommen Ehrengäste wie ehemalige Klassenkameraden und Sponsoren.
Für die Afterparty könnt ihr dann Freunde und Schüler aus den unteren Klassenstufen einplanen.
Abiball-Planung Schritt 5: Abiball-Location finden
Die Location ist das Herzstück des Abiballs. Sie sollte nicht nur groß genug für alle Gäste sein, sondern auch zur Stimmung des Abends passen. Dabei gibt es entweder die Möglichkeit, eine Eventlocation zu buchen oder eine Halle bzw. einen großen Raum für den Abiball zu mieten.
Eine Eventlocation verfügt meist schon über das nötige Personal und die Bühnentechnik, ist deshalb aber oft teurer. Eine Halle bzw. ein großer Raum (z. B. Stadthalle, Mehrzweckhallen, Sporthallen oder Scheunen) haben oft eine günstige Raummiete, allerdings müsst ihr hier viele Dinge wie Einlass, Garderobe, Thekendienst, Technik usw. selbst organisieren.
Wichtige Punkte bei der Wahl eurer Abiball-Location sind:
Ist die Location groß genug für die erwartete Gästezahl?
Gibt es genug Platz für Tanzfläche, Buffet und eventuell eine Bühne?
Ist die Anbindung für alle Gäste gut (Parkplätze, öffentliche Verkehrsmittel)?
Muss Technik (Licht, Ton) extern angemietet werden oder ist alles vorhanden?
Passt die Location ins Budget?
Vergleicht verschiedene Locations für euren Abiball, lasst euch Kostenvoranschläge zukommen und wägt ab, welche Variante für euch am besten passt.
Abiball-Planung Schritt 6: Geld für den Abiball sammeln
Um die Kosten zu decken, gibt es verschiedene kreative Möglichkeiten, Geld für den Abiball zu sammeln. Eine bewährte Methode ist es, in den Pausen auf dem Schulhof selbst gebackene Kuchen, Waffeln oder belegte Brötchen zu verkaufen. Mit wenig Aufwand lassen sich so regelmäßig Einnahmen generieren, die den Abiball finanzieren. Auch Flohmärkte oder Sponsorenläufe, bei denen Unterstützer pro gelaufenen Kilometer spenden, sind beliebte Aktionen.
Eine weitere effektive Maßnahme ist das Gewinnen von Sponsoren. Hochschulen, Banken oder lokale Unternehmen sind häufig bereit, Abiturjahrgänge finanziell zu unterstützen. Im Gegenzug können sie Werbung in der Abizeitung, auf Eintrittskarten oder in Programmheften platzieren.
Abiball-Planung Schritt 7: Genehmigungen, Steuern & Versicherungen
Bei der Organisation des Abiballs dürfen Genehmigungen und rechtliche Vorgaben nicht vernachlässigt werden. So müsst ihr beispielsweise beim Ordnungsamt eine Schankerlaubnis beantragen, falls Alkohol ausgeschenkt werden soll. Zudem müssen Rettungswege in Absprache mit der Feuerwehr klar definiert und zugänglich sein, um die Sicherheit aller Gäste zu gewährleisten. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist ebenfalls unerlässlich, um mögliche Schadensfälle abzudecken. Denkt außerdem daran, GEMA-Gebühren für die Musik zu berücksichtigen, damit euer Abiball auch rechtlich auf sicheren Füßen steht.
Abiball-Planung Schritt 8: Essen & Getränke organisieren
Das Catering ist einer der wichtigsten Faktoren für einen gelungenen Abend. Entscheidet euch frühzeitig, ob ihr ein Buffet, ein Menü oder Fingerfood anbieten möchtet. Überlegt auch, ob das Essen vor Ort zubereitet wird oder geliefert werden muss. Vegetarische und vegane Optionen sowie etwaige Unverträglichkeiten und Allergien sollten bei der Essensplanung berücksichtigt werden.
Bei der Wahl der Getränke solltet ihr sowohl alkoholfreie als auch alkoholische Varianten anbieten. Überprüft, ob ihr Getränke auf Kommission kaufen könnt. So könnt ihr die übrigen Getränke zurückbringen und nur den tatsächlichen Verbrauch bezahlen.
Achtet darauf, dass das Catering-Team Erfahrung mit Großveranstaltungen hat, damit der Ablauf am Abend reibungslos funktioniert.
Abiball-Planung Schritt 9: Musik & Unterhaltung buchen
Die Musik entscheidet maßgeblich über die Stimmung auf dem Abiball. Ihr könnt euch entweder für einen DJ oder eine Live-Band entscheiden – oder beides kombinieren. Wichtig ist, dass die Playlist für alle etwas zu bieten hat: von Klassikern bis zu aktuellen Chart-Hits. Für besondere Momente wie den Eröffnungstanz oder die Ehrungen sollten vorher passende Songs ausgesucht werden. Besprecht zudem im Vorfeld, ob die nötige Ton- und Lichttechnik für die Band bzw. den DJ bereitsteht.
Neben der Musik solltet ihr auch an weitere Unterhaltungsmöglichkeiten denken, wie:
Eine Fotobox, in der die Gäste lustige Erinnerungsbilder machen können.
Tipp: Diese könnt ihr auch selbst mit einer guten Kamera und einem Selbstauslöser bauen und so Geld sparen.Spiele, Aktivitäten oder kleine Showeinlagen während der Übergangsphasen
Vielleicht ein besonderes Highlight wie ein Feuerwerk oder eine Lichtshow, die den Abend unvergesslich macht.
Abiball-Planung Schritt 10: Fotograf beauftragen
Der Abiball ist ein einmaliger Moment – und den solltet ihr festhalten! Ein professioneller Fotograf sorgt dafür, dass ihr euch auch Jahre später noch an den Abend erinnern könnt. Bei der Abiball-Planung solltet ihr im Vorfeld Fotozeiten festgelegen, damit alle die Gelegenheit für ein Foto bekommen, und überlegt, ob ihr Gruppenfotos machen möchtet.
Abiball-Planung Schritt 11: Dekoration & Abiball-Motto festlegen
Die Deko beeinflusst die Atmosphäre eures Abiballs. Viele Abschlussklassen wählen ein Motto, das sich durch die letzten Schultage und den gesamten Abiball zieht – von der Einladung bis zur Deko.
Bezieht den gesamten Jahrgang in die Wahl des Mottos ein, um ein Abi-Motto zu finden, mit dem sich ein Großteil der Schülerinnen und Schüler identifizieren kann.
Das Motto hilft euch, die Deko, Musik und vielleicht sogar den Dresscode zu definieren. Ihr könnt euch für elegante, glamouröse Deko entscheiden oder eher schlicht und modern bleiben – je nach Geschmack und Budget.
Leihfirmen bieten oft eine große Auswahl an Dekorationsartikeln an, von Lichterketten bis hin zu Tischdekorationen, die ihr günstig ausleihen könnt. Außerdem könnt ihr viele Deko-Artikel auch selbst gestalten und so Budget sparen.
Abiball-Planung Schritt 12: Personal besorgen
Für einen reibungslosen Ablauf eures Abiballs ist es wichtig, ausreichend Personal zu organisieren. Dazu gehören unter anderem Barkeeper und Kellner, die für den Getränkeausschank und das Servieren zuständig sind, sowie Personal für die Garderobe, Kasse, den Verkauf von Eintrittskarten, den Auf- und Abbau sowie für die Endreinigung. Auch Security sollte eingeplant werden, um für die Sicherheit während der Veranstaltung zu sorgen. Ob ihr professionelles Personal anheuert oder Freiwillige findet, hängt vom Budget ab, aber in jedem Fall ist eine gute Koordination wichtig, um einen entspannten Abend zu garantieren.
Abiball-Planung Schritt 13: Drucksachen gestalten & bestellen
Für den Abiball sollten alle benötigten Drucksachen frühzeitig geplant und gestaltet werden. Neben den Eintrittskarten, die eventuell mit Sponsorenlogos versehen werden können, um die Kosten zu refinanzieren, gehören auch Programmhefte, Namensschilder, Getränke- und Menükarten zu den wichtigen Materialien. Plakate und Flyer sind ebenfalls nützlich, um den Kartenverkauf anzuregen und Werbung für die Veranstaltung zu machen. Auch Wegweiser, die den Gästen den Weg zur Garderobe oder zum WC zeigen, sollten nicht vergessen werden. Eine schöne Idee ist es zudem, euren Kursleiterinnen und Kursleitern personalisierte Geschenke mit dem Abi-Motto zu überreichen, wie zum Beispiel Sektflaschen mit individuellem Etikett.
Wenn Location und Datum stehen, können die Einladungen verschickt werden. Stellt sicher, dass alle Abiturientinnen und Abiturienten mit ihren Eltern, das Lehrpersonal, die Schulleitung sowie die Ehrengäste eine Einladung erhalten. Achtet darauf, dass die Einladungen klar den Dresscode, Ort und Ablauf der Veranstaltung enthalten.
Abiball-Planung Schritt 14: Sitzordnung & Programmablauf organisieren
Von der Begrüßung der Gäste, über Reden bis hin zu Ehrungen und eventuell einem Eröffnungstanz – all diese Elemente sind typisch für einen Abiball und sollten gut in einem Programm eingetaktet werden. Sprecht dafür auch mit der Schulleitung, um zu erfahren, wer eine Rede halten wird und ob es noch weitere Traditionen gibt, die ihr in euer Programm einbeziehen solltet.
Die Sitzordnung ist ebenfalls ein wichtiger Punkt: Wer sitzt mit wem an einem Tisch? Eltern und Lehrkräfte sollten nach Möglichkeit einen guten Blick auf die Bühne haben.
Abiball-Planung Schritt 15: Vorbereitung der Location
An den Tagen vor dem Abiball geht es endlich los: Die Deko muss aufgebaut, das Catering vorbereitet und die Technik überprüft werden. Am besten erstellt ihr einen Ablaufplan, der genau festlegt, wer wann welche Aufgaben übernimmt. So könnt ihr sicherstellen, dass alles reibungslos klappt und ihr den Abend genießen könnt.
Diesen Ablaufplan für die Abiball-Planung könnt ihr nach Belieben noch variieren und eure Ideen einarbeiten. Wichtig ist nur, sich frühzeitig um die Planung zu kümmern und die Location sowie Dienstleister so früh wie möglich zu buchen.
Neben der Abiball-Organisation ist es natürlich auch wichtig, deinen eigenen Auftritt zu planen. Immerhin ist der Abiball die Gelegenheit, zu glänzen und ein tolles Outfit zu tragen. Damit du diesen Abend mit einem passenden Outfit abrunden kannst, findest du hier Inspirationen und Tipps:
Zeugnisvergabe & Abiball Outfit: Inspirationen für junge Frauen
Von klassischen Ballkleidern bis hin zu modernen Jumpsuits – hier finden Schülerinnen Inspirationen und Tipps für das perfekte Abiball-Outfit, das ganz zu ihnen passt. Egal, ob du einen romantischen Look oder einen trendigen Style bevorzugst, wir zeigen dir, wie du dich für die Zeugnisvergabe und den Abiball elegant und gleichzeitig individuell kleidest. Lass dich von verschiedenen Farben, Stoffen und Schnittformen inspirieren und finde das Outfit, in dem du dich an deinem großen Tag rundum wohlfühlst!
Abiball-Outfit für junge Männer: Tipps und Inspirationen für deinen großen Auftritt
Mit einem klassischen Anzug können Schüler zum Abiball nichts falsch machen. Wir zeigen, welche Anzüge und Accessoires infrage kommen. Wer jedoch eine modernere Alternative sucht, findet in diesem Artikel auch einige Anregungen. Lass dich inspirieren und finde das perfekte Outfit, das nicht nur chic, sondern auch bequem ist, damit du deinen großen Auftritt in vollen Zügen genießen kannst!
Abiball: Outfit-Ideen für Gäste und die Familie
Was sollten Eltern, Großeltern und Freunde zu einem Abiball anziehen? Um angemessen und stilvoll gekleidet zu sein, geben wir Hinweise zum Dresscode und viele unterschiedliche Outfit-Ideen, bei denen Jung und Alt bestimmt fündig werden. Ob festliche Kleider, schicke Anzüge oder elegante Zweiteiler – wir zeigen dir, wie du als Gast glänzen kannst, ohne den Abiturientinnen und Abiturienten die Show zu stehlen.
Geschenke zum Abitur: Inspirationen & DIY-Anleitungen
Der Schulabschluss markiert einen wichtigen Meilenstein im Leben eines Teenagers. Eltern und Verwandte nutzen diesen Anlass gern, um den Abiturientinnen und Abiturienten eine kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Wir zeigen dir hier Ideen für kreative und selbst gemachte Geschenke, die du im Handumdrehen nachbasteln kannst.
______________________________________________
Quellen und weiterführende Informationen
https://www.abigrafen.de/tipps-und-tricks/abiball-organisation/abiball-checkliste-planung-in-10-monaten/
(abgerufen am 14.10.2024)
https://move.frankfurter-volksbank.de/abiball-organisieren/
(abgerufen am 14.10.2024)
https://www.evenses.de/die-perfekte-abifeier-organisieren
(abgerufen am 14.10.2024)
Bildquellen in chronologischer Reihenfolge im Text
Titelbild: iStock.com/kali9
1. Bild im Text: Prostock-studio – stock.adobe.com
2. Bild im Text: loki_ast – stock.adobe.com
3. Bild im Text: iStock.com/PeopleImages
4. Bild im Text: iStock.com/ASphotowed
5. Bild im Text: WavebreakMediaMicro – stock.adobe.com
6. Bild im Text: C&A